Договор аренды транспортного средства без экипажа

Договор аренды транспортного средства без экипажа: о чём стоит договориться

Справочная / Договоры

Договор аренды транспортного средства без экипажа: о чём стоит договориться

🚗 Аренда транспорта без экипажа — это когда арендатор берёт автомобиль и сам садится за руль. Такое ещё называют прокатом. Аренду оформляют письменным договором, устные обещания не работают.

Правила проката написаны в параграфе 3.2 ГК РФ. А мы сделали шаблон договора и простыми словами рассказали, какие пункты стоит прочитать внимательно и, если возможно, переписать под себя. Все наши примеры — про автомобиль. Но сдавать в аренду можно любой транспорт: квадроцикл, катер или микроавтобус.

Предмет договора: какой транспорт берут в аренду и ключевые условия

В первых пунктах договора пишут, какой конкретно транспорт берут в прокат. Без этого считается, что стороны не связаны обязательством. Арендатор в любой момент может забрать машину обратно, а арендодатель отказаться платить по тарифу.

В предмете принципиально прописать:

— О чём именно стороны договорились. В нашем случае это передача автомобиля на время без услуг водителя и техобслуживания.

— Характеристики автомобиля: марка, номер двигателя, пробег и всё остальное.

Пример: Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование принадлежащий Арендодателю на праве собственности легковой автомобиль марки Lada Largus, 2018 года изготовления, VIN: 5465456515456jhj65, тип двигателя: бензиновый, цвет: белый, именуемый далее «автомобиль», без оказания услуг по управлению им, технической эксплуатации и обслуживанию.

Право собственности арендодателя подтверждается паспортом транспортного средства серии 25 ТС № 05632, выданным 02 февраля 2018 г.

Транспорт сдаёт в аренду его собственник — физлицо или организация, либо человек с письменной доверенностью от него. Люди без доверенности не могут распоряжаться автомобилем. Чтобы не было вопросов, в договоре указывают данные ПТС или СТС владельца или номер доверенности.

Вот ещё пара пунктов, которые избавят арендатора и арендодателя от лишних споров.

— Цель эксплуатации автомобиля. Например, личные поездки по городу и области. Если арендатор решит таксовать, договор можно разорвать. А арендатор сможет вернуть автомобиль без штрафов, если истек срок ТО и поездки в область стали небезопасны. Часто в договор прямым текстом записывают, что арендатору запрещено использовать автомобиль в качестве такси. Так можно.

— Какое допоборудование установлено на автомобиле. Если прописать, что в автомобиле, к примеру, установлен видеорегистратор, арендатор заплатит за его поломку или утерю. И наоборот: за всё, что не выписано на бумагу, арендатор не платит.

Нужна ли доверенность

Доверенность для вождения чужой машины не нужна с 24 ноября 2012 года. Инспекторы на дороге не оштрафуют за езду без неё. Арендатора просто вписывают в полис ОСАГО. Как вариант: делают полис ОСАГО с неограниченным числом водителей.

Но бывают ситуации, когда доверенность от арендодателя все-таки нужна. Например, чтобы забрать машину со штрафстоянки. Поэтому доверенность лучше оформить и вписать такой пункт в договор. Нотариально заверять не нужно, достаточно скачать и заполнить бланк из интернета.

Пример: Арендодатель при передаче автомобиля выдаёт Арендатору доверенность на управление им. При необходимости по запросу Арендатора Арендодатель выдаёт доверенность на ещё одного водителя в течение одного дня.

Срок аренды

В договор записывают срок, на который автомобиль взяли в аренду.

Пример: Настоящий договор аренды заключён на срок с 01 сентября 2021 года по 01 октября 2021 года.

Если срок не указать, ошибки не будет. Тут считается, что автомобиль сдали бессрочно. От бессрочного проката любая сторона может отказаться, предупредив за месяц. Этот срок в договоре можно сделать короче, например, пять дней.

Преимущественное право аренды и продление договора автоматом в аренде транспорта не работают.

Арендная плата

Арендную плату устанавливают по ставке за час, день, месяц или любую другую единицу времени. В этот же пункт добавляют срок и порядок оплаты. С арендатора можно взять аванс или вообще стопроцентную предоплату.

Пример: Арендная плата по настоящему договору составляет 30 000 рублей в месяц и оплачивается Арендатором ежемесячно не позднее 5 числа месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.

Ещё пример: Арендная плата за автомобиль устанавливается в размере 10 000 рублей за всё время аренды и оплачивается арендатором полностью в момент подписания настоящего договора путём перечисления денежных средств на банковский счёт арендодателя.

При длительной аренде арендодатель может без согласия арендатора один раз в год поднять плату. Чаще — только по обоюдному согласию.

За просрочку платежа можно прописать неустойку.

Депозит

Депозит — это сумма денег, которую арендатор передаёт арендодателю. Если арендатор не оплатит аренду, проткнёт шину или на автомобиль придёт штраф с дорожных камер, арендодатель возьмёт своё из депозита. Если арендатор не накопил долгов, в конце депозит возвращают или засчитывают за последний арендный платеж.

Условие о депозите необязательное. Его включают в договор, если стороны согласны.

Пример: При оформлении настоящего договора Арендатор вносит на банковский счёт Арендодателя 15 000 рублей в качестве депозита. Сумма депозита обеспечивает исполнение обязательств Арендатора по настоящему договору, в частности, уплаты всех штрафов, наложенных на собственника автомобиля в период аренды за нарушение Арендатором Правил дорожного движения, расходов на ремонт автомобиля, восстановления документов на автомобиль, ключей от автомобиля и задолженности по арендной плате.

Депозит хранится у Арендодателя в течение 30 дней с даты возврата автомобиля, после чего возвращается на банковский счёт Арендатора.

Где и как передают транспортное средство

Если стороны далеко друг от друга, стоит договориться, где арендатор забирает автомобиль, ключи и документы.

Пример: Арендодатель обязуется передать автомобиль Арендатору в течение 1 рабочего дня с момента подписания настоящего Договора, а также свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО и ключи по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1.

Приём автомобиля оформляют актом. Если при осмотре арендатор увидел поломки или другие несоответствия договору, это отмечают в акте. Арендодатель обязан быстро устранить недостатки. Если устранение затянулось — заменить автомобиль, компенсировать ремонт или снизить арендную ставку. Без записи в акте арендодатель это делать не обязан.

ОСАГО и каско

По закону арендатор обязан за свой счёт оформить полис ОСАГО на автомобиль. Но договором эту обязанность можно переложить на арендодателя. Плюс важно договориться какую страховку покупают: с одним конкретным водителем или с неограниченным числом. За отсутствие ОСАГО инспекторы на дороге оштрафуют арендатора.

Страхование каско на арендованный автомобиль оформляют по желанию. Штрафов за его отсутствие нет. Если стороны всё же решили оформить каско на автомобиль, в договор записывают, что из них платит за полис.

Ремонт и техосмотр

В период аренды ремонтировать автомобиль обязан арендатор. Правило нельзя менять в договоре. Арендатор обязан красить мелкие царапины, ремонтировать двигатель, менять резину и проходить техосмотр.

Оплата бензина и другие расходы

Арендатор заправляет машину бензином на свои деньги. Все остальные расходы тоже на нём. Но можно договориться, что топливом обеспечивает хозяин машины. Тогда в договор вписывают соответствующий пункт. Ещё отдельным пунктом можно указать, какой маркой бензина обязан пользоваться арендатор.

Транспортный налог

По закону транспортный налог платит собственник машины. На время аренды не запрещено переложить налог на арендатора. Такое условие справедливо, когда транспорт отдают на очень длительный срок. Задача арендодателя здесь — сообщить арендатору сумму из налогового уведомления и проследить, чтобы платёж внесли вовремя.

Субаренда

По умолчанию арендатор сдаёт автомобиль в поднаем без согласия арендодателя. Если правило не устраивает, его меняют в договоре. Субаренду можно запретить совсем или обязать арендатора получить письменное согласие хозяина машины.

Но есть более интересное правило: арендатор может зарабатывать с помощью автомобиля. Единственное требование — не нарушать цель использования. Запретить подработку арендодатель не может. Поэтому арендатор может спокойно заключать договоры перевозки и оказания услуг.

Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД

Арендованным автомобилем управляет арендатор или водитель, который сел за руль с его разрешения. Поэтому за виновное ДТП отвечает арендатор, но никак не арендодатель. Так пояснил Верховный суд РФ в п. 22 Постановлении Пленума № 1 от 26.01.2010 г. Именно арендатор оплатит ремонт машин и лечение пострадавшим, если не хватит компенсации по ОСАГО.

Ещё за виновную аварию арендатор оплатит ремонт автомобиля арендодателя.

Штрафы за нарушение ПДД тоже платит арендатор. Но если с нарушением поймают дорожные камеры, штраф пришлют собственнику машины. На этот случай можно прямо прописать в договоре, что арендатор на свои деньги оплачивает все штрафы от ГИБДД.

Пример: Арендатор обязуется самостоятельно уплачивать штрафы за нарушение ПДД и компенсировать расходы Арендодателя по уплате штрафов в течение 3 дней с момента направления Арендодателем требования, если протокол об административном правонарушении составлен на имя собственника автомобиля в период пользования Арендатором, в том числе по административным правонарушениям в случае их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами.

Расторжение договора без суда

Закон говорит так: досрочно разорвать договор аренды можно в суде и только если одна из сторон нарушила договор. Гораздо удобнее — написать в договоре, что каждая сторона может отказаться от аренды автомобиля досрочно без суда.

Как правильно вернуть транспортное средство

Арендованный автомобиль возвращают по акту. Вовремя или досрочно — значения не имеет. До подписания акта начисляется арендная плата по ст. 622 ГК РФ.

Адрес возврата тоже стоит прописать заранее.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Кому принадлежат улучшения автомобиля

В период эксплуатации арендатор может за свои деньги поставить сигнализацию или поменять чехлы на сиденья. Всё это называется улучшением автомобиля. Когда договор закончится, каждый захочет забрать улучшения себе.

Отделимые улучшения забирает арендатор, неотделимые — арендодатель. Это правило из ст. 623 ГК РФ. Получается, арендатор снимет чехлы, а хозяину машины останется сигнализация. Если арендодатель письменно согласился на установку сигнализации, он обязан её компенсировать. Если нет — сигнализация останется у него без доплат.

В договоре правило об улучшениях можно менять как угодно.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

• Договор аренды автомобиля без экипажа: содержание
• Договор аренды транспортного средства без экипажа: особенности документа
• Договор аренды автомобиля без экипажа: правила подписания

Договор аренды автомобиля без экипажа, в отличии от договора с экипажем означает, что собственник передаёт во временное владение транспортное средство без водителя за определённую плату, ст. 642 ГК РФ. После оформления договора аренды, вся ответственность за автомобиль переходит на арендатора. Для того, чтобы составить договор аренды автомобиля (транспортного средства) без экипажа в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут подготовить документ.

Договор аренды автомобиля без экипажа: содержание

В таком документе указаны обязательные пункты, неисполнение которых влечёт за собой ряд проблем. В таком случае сделка и сам договор будут недействительны.

Обязательные требования к договору:

1. Согласно ст. 643 ГК РФ, договор может быть составлен только в письменном виде.
2. Приписывать обязательства арендатора. Первое — он должен содержать транспортное средство в надлежащем виде. При необходимости делать ремонт. ст. 644 ГК РФ. Второе — управлять автомобилем и осуществлять его эксплуатацию. ст. 645 ГК РФ
3. Указывать, на какой срок будет заключён договор аренды автомобиля без экипажа.
4. Необходимо прописать точные данные и характеристики автомобиля. Если имеются дополнительные предметы , идущие в комплектации, о них стоит указать тоже. При отсутствии этих данных, договор будет являться недействительным. ст. 607 ГК РФ
5. Заранее оговорённая оплата за аренду транспортного средства обязательно должна отражаться в договоре. Условия могут меняться не чаще, чем 1 раз в год.ст. 614 ГК РФ

Все эти пункты после подписания договора, необходимо соблюдать.

Несоблюдение хотя бы одного из вышеперечисленных пунктов делает договор недействительным.

Договор аренды транспортного средства без экипажа: особенности документа

Прежде всего, к договору аренды автомобиля без экипажа не применяются общие правила договора аренды, указанные в статье 621 Гражданского кодекса РФ. Такие как:

1. Возобновлять договор на неопределенный срок
2. Заключать договор аренды на новый срок

Поэтому, это даёт право арендодателю не заключать договор аренды автомобиля без экипажа на новый срок.

Данный договор не требуется заверять у нотариуса.

Совет: Если у арендатора имеется желание продолжить арендные отношения, ему следует перед окончанием срока действия договора, уведомить арендатора письмом о намерении заключить договор на новый срок. Статья 642 ГК РФ.

Ещё одной особенностью этого договора является невозможность его автопродления по истечению срока действия. Получается, у арендатора нет права требовать неустойку, если возникли проблемы после прекращения договора.

Договор аренды автомобиля без экипажа: правила подписания

Данный договор заключается в двух экземплярах. Один остаётся у арендатора, второй у арендодателя.

После подписания договора двумя сторонами, с указанием срока действия, он считается заключённым и начинает своё действие. Статья 643 ГК РФ.

Если появляются спорные ситуации между сторонами, урегулировать их можно с помощью переговоров — все условия разрешения конфликтов должны быть указаны в договоре. Если невозможно разрешить ситуацию лично, стороны обращаются в суд и решают таким путём.

Перед подписанием договора на аренду автомобиля без экипажа необходимо проверить паспортные данные арендатора и арендодателя во избежание возможных проблем.

Вы можете скачать образец в любом удобном вам формате: pdf, doc, png а также распечатать для дальнейшего заполнения.

Скачать в PDF Скачать В Word Печать Просмотр

Статья 642 ГК РФ. Договор аренды транспортного средства без экипажа (действующая редакция)

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и о преимущественном праве арендатора на заключение договора аренды на новый срок (статья 621) к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются.

• URL
• HTML
• BB-код
• Текст

Комментарий к ст. 642 ГК РФ

1. Под договором аренды транспортного средства без экипажа понимается гражданско-правовая сделка, в соответствии с которой одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) только транспортное средство, являющееся предметом договора, но не предоставляет арендатору сопутствующие услуги по управлению этим транспортным средством и его технической эксплуатации и в этой связи не несет ответственности за содержание этого транспортного средства, а также за обеспечение его технической эксплуатации.

Транспортное средство по данному договору передается во временное владение и пользование. По характеру договор аренды транспортного средства без экипажа является возмездным и реальным, то есть для его заключения необходима также и непосредственная передача транспортного средства. Данный вывод подтверждается материалами судебной практики. Так, например, Седьмой арбитражный апелляционный суд, ссылаясь на комментируемую статью, пришел к выводу о том, что указанная статья является специальной нормой по отношению к общей (ст. 606 ГК РФ), характеризующей договор аренды как консенсуальный. Таким образом, по мнению суда, для заключения договора аренды транспортного средства, являющегося реальным договором, кроме соглашения сторон, необходима еще и передача имущества (см. Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 09.07.2009 N 07АП-4628/2009 по делу N А67-6975/2008).

Таким образом, существенным условием договора аренды транспортного средства без экипажа является условие о его предмете. При этом, несмотря на то, такой договор является возмездным, условие об оплате договора не является существенным, что подтверждается материалами судебной практики. Так, ФАС Уральского округа из анализа положений ст. ст. 642 — 649 ГК РФ делает вывод о том, что размер арендной платы, порядок, условия и сроки ее внесения не являются существенными условиями для договоров аренды транспортных средств без экипажа, поскольку данные статьи не содержат положений о том, что вышеуказанные условия являются существенными для договора аренды транспортного средства без экипажа (см. Постановление ФАС Уральского округа от 23.04.2009 N Ф09-2485/09-С4 по делу N А60-13216/2008-С11).

Договор аренды транспортного средства без экипажа не может быть возобновлен на неопределенный срок, а также арендатору не предоставляется преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок. Такие ограничения введены в силу временного характера такого договора аренды, так как транспортное средство, как правило, предоставляется для определенных целей (для определенной деятельности), а также собственно транспортное средство является движимым имуществом, нуждающимся в постоянном обеспечении ухода за ним и контроле за его состоянием.

2. Судебная практика:

— Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 21.08.2014 N 08АП-6697/2014;

— Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.08.2013 N 13АП-13532/13;

— Постановление ФАС Московского округа от 23.01.2014 N Ф05-17213/13 по делу N А41-21840/2013;

— Постановление ФАС Московского округа от 25.04.2013 N Ф05-3396/13 по делу N А40-73233/2012;

— Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2013 N Ф07-8684/12 по делу N А56-25399/2012;

— Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 09.07.2009 N 07АП-4628/2009 по делу N А67-6975/2008;

— Постановление ФАС Уральского округа от 23.04.2009 N Ф09-2485/09-С4 по делу N А60-13216/2008-С11.

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

• Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
• Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
• Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
• Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

• если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
• если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

г. ___________________»___»____________ 200__ г.

(наименование организации, ее организационно-правовая форма)

в лице __________________________________________________________________________,

действующего на основании _______________________________________________________,

именуемый в дальнейшем «Арендодатель , с одной стороны, и __________________________

(наименование организации, ее организационно-правовая форма)

в лице __________________________________________________________________________,

действующего на основании _______________________________________________________,

именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору транспортное средство _______________ ________________ (все данные на транспортное средство: марка, год выпуска, регистрационный номер и т. д.) (далее – Транспортное средство) за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

1.2. Арендатор обязуется выплачивать Арендодателю арендную плату в размере, порядке и на условиях, согласованных сторонами в настоящем договоре.

1.3. Транспортное средство предоставляется Арендатору в аренду.

1.4. Транспортное средство принадлежит Арендодателю на праве собственности.

1.5. Арендодатель гарантирует, что Транспортное средство на момент заключения договора не обременено правами третьих лиц, не является предметом залога или спора.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Предоставить во владение и пользование Арендатора Транспортное средство с _______________ (дата) в рабочем состоянии, пригодном для его эксплуатации и соответствующее следующим условиям:

(техническое состояние, пробег, сигнализация и т. д.)

Передача Транспортного средства осуществляется ____________________________________

________________________________________________________________________________ (указать место)

путем фактического предоставления Арендатору и подписания акта приема-передачи, отражающего техническое состояние Транспортного средства на момент передачи арендатору. С момента подписания акта приема-передачи он становится неотъемлемой частью настоящего договора.

2.2. Арендатор обязан:

2.2.1. Использовать Транспортное средство в соответствии с его назначением, поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

2.2.2. Уплачивать Арендодателю арендную плату в размере, сроки и порядке, согласованных сторонами в ст. 3 настоящего договора.

2.2.3. Нести все расходы на содержание Транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности.

2.2.4. При повреждении Транспортного средства, в том числе в результате ДТП, известить об этом Арендодателя в кратчайший срок.

2.3. Арендатор своими силами осуществляет управление Транспортным средством и его эксплуатационно-техническое обслуживание. При этом Арендатор имеет право привлекать для оказания указанных услуг как своих работников, так и иных лиц по гражданско-правовым договорам.

2.4. Арендатор имеет право сдавать Транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды как с экипажем, так и без экипажа с согласия Арендодателя (без дополнительного согласия Арендодателя).

2.5. По истечении срока действия настоящего договора передать Транспортное средство Арендодателю по акту приема-передачи в исправном состоянии, с учетом амортизации и естественного износа. При передаче Транспортного средства проверяется его техническое состояние, которое отражается в акте приема-передачи.

3. Арендная плата и порядок осуществления расчетов

3.1. Арендная плата составляет ____________________(___________)_______________ ежемесячно, в том числе НДС ______________________________.

Величина арендной платы является фиксированной в течение всего срока действия настоящего Договора и не подлежит одностороннему изменению.

3.2. Арендатор обязан ежемесячно уплачивать арендную плату до _____________ числа оплачиваемого месяца. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ на дату осуществления платежа.

3.3. О факте платежа Арендатор обязан известить Арендодателя в течение __________ дней с момента его совершения (путем направления копии платежного поручения по факсу или ее вручения представителю Арендодателя).

4. Расторжение и прекращение Договора

4.1. Досрочное расторжение Договора допускается по соглашению сторон.

4.2. Любая из сторон вправе досрочно расторгнуть настоящий договор, если другая сторона нарушает его существенные условия.

Под «существенными условиями» в отношении Арендодателя стороны понимают нарушение Арендодателем положений п. ________ настоящего договора.

Под «существенными условиями» в отношении Арендатора стороны понимают просрочку Арендатором в уплате арендной платы более чем на ___________________, использование Транспортного средства не по назначению, ухудшение технического состояния Транспортного средства по вине Арендатора.

Одностороннее расторжение договора по иным основаниям допускается также в случаях, предусмотренных законодательством.

4.3. Сторона, имеющая намерение расторгнуть договор по основаниям, предусмотренным в п. 4.2 настоящего договора, обязана уведомить об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за до даты расторжения договора с приложением документально подтвержденной аргументации своего намерения.

4.4. Досрочное расторжение договора вследствие неуплаты Арендатором арендных платежей не освобождает Арендатора от обязанности произвести все предусмотренные настоящим договором такого рода платежи.

4.5. Договор прекращается по истечении срока аренды, установленного в п. 5 настоящего договора.

Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует __________ _______________________________________.

6. Ответственность сторон

6.1. В случае нарушения сроков осуществления платежей, установленных в п. 3.2 настоящего договора, Арендатор выплачивает Арендодателю пеню в размере ______ процента от суммы просроченной задолженности за каждый день просрочки. Пеня подлежит исчислению и выплате начиная с ____________ банковского дня просрочки.

6.2. За просрочку передачи Транспортного средства согласно п. 2.1.1 настоящего договора Арендодатель уплачивает Арендатору пеню в размере _______ процента от суммы арендной платы за каждый день просрочки. По соглашению сторон размер такой пени может быть зачтен в подлежащую уплате Арендатором арендную плату.

6.3. За просрочку в передаче Транспортного средства согласно п. 2.5 Арендатор уплачивает Арендодателю пеню в размере ________ процента от суммы арендной платы за каждый день просрочки.

6.4. В случае гибели или повреждения Транспортного средства Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки, если последний не докажет, что гибель или повреждение транспорта произошли по обстоятельствам, за которые Арендатор не отвечает в соответствии с законом или настоящим договором.

7. Обстоятельства непреодолимой силы

7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору в случае действия обстоятельств непреодолимой силы, а также иных обстоятельств, которые независимы от воли сторон, не могли быть ими предвидены в момент заключения договора и предотвращены разумными средствами при их наступлении.

7.2. К обстоятельствам, указанным в п. 7.1 договора, относятся: война и военные действия, восстание, эпидемии, землетрясения, наводнения, акты органов власти, непосредственно затрагивающие предмет настоящего договора, ___________________________________ и иные события, которые компетентный арбитражный суд признает и объявит случаями непреодолимой силы.

7.3. Сторона, подвергшаяся действию таких обстоятельств, обязана немедленно в письменном виде уведомить другую сторону о возникновении, виде и возможной продолжительности действия соответствующих обстоятельств. Если эта сторона не сообщит о наступлении соответствующего обстоятельства, она лишается права ссылаться на него, разве что само такое обстоятельство препятствовало отправлению такого сообщения.

7.4. Наступление обстоятельств, предусмотренных настоящей статьей, при условии соблюдения требований п. 7.3 настоящего договора, продлевает срок исполнения договорных обязательств на период, который в целом соответствует сроку действия наступившего обстоятельства и разумному сроку для его устранения.

7.5. В случае если обстоятельства, предусмотренные настоящей статьей, длятся более _____________________, стороны определяют дальнейшую юридическую судьбу договора.

8. Заключительные положения

8.1. Все споры и разногласия, возникающие из настоящего договора или в связи с ним, стороны будут стараться решать путем переговоров. При невозможности достичь взаимоприемлемого решения споры подлежат передаче на рассмотрение ______________ (указать суд).

8.2. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями сторон.

8.3. Все приложения, изменения и дополнения к настоящему договору являются его неотъемлемой частью.

8.4. При изменении наименования, адреса, банковских реквизитов или реорганизации стороны информируют друг друга в письменном виде в __________________________ срок.

8.5. Настоящий договор и приложения к нему составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Почтовые адреса и банковские реквизиты сторон: