Как рассчитать арендную плату за автомобиль?

Как рассчитать арендную плату за автомобиль?

В учреждении нет служебной автомашины. Руководитель использует собственный автомобиль в служебных целях. Как рассчитать арендную плату при заключении с ним договора аренды автомобиля?

Аренда транспортных средств — один из видов арендных отношений, в основе которого договор аренды транспортных средств. Порядок заключения договора изложен в гл. 34 ГК РФ.

ГК РФ регулирует два вида договора аренды транспортных средств:

• аренда транспортного средства с экипажем, когда арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 632 — 641 ГК РФ);
• аренда транспортного средства без экипажа, когда арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 — 649 ГК РФ).

Отношения сторон договора аренды транспортного средства без экипажа регулируются разделом 2 параграфа 3 гл. 34 ГК РФ. Учреждение вправе взять в аренду автомобиль не только у юридических, но и у физических лиц (в т.ч. сотрудников).

Операции по договорам аренды отражаются в соответствии с федеральным стандартом «Аренда», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н (далее — СГС «Аренда»).

Операционная аренда — наиболее распространенный вариант среди государственных (муниципальных) учреждений. Объекты учета операционной аренды возникают, например, при передаче или получении в аренду помещений, транспортных средств и другого имущества на небольшой срок (от нескольких месяцев до нескольких лет), не сопоставимый с оставшимся сроком полезного использования имущества, а также при передаче или получении в аренду земельных участков (пп. 12, 16 СГС «Аренда»).

Методика отражения арендатором объектов учета операционной аренды приведена в пп. 20, 21 СГС «Аренда». Объект учета операционной аренды — право пользования активом учитывается пользователем (арендатором) в составе нефинансовых активов как самостоятельный объект бухгалтерского учета на счете 111 40 (п. 151.1 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

Арендатор признает объект учета операционной аренды на дату классификации объектов учета аренды в сумме арендных платежей за весь срок пользования имуществом согласно договору.

Размер арендной платы учреждение определяет самостоятельно:

• по соглашению сторон — произвольно (ст. 421, 424 ГК РФ);
• на основании сопоставления цены рыночным условиям;
• затратным методом. Калькуляция аренды транспортного средства включает все расходы, которые несет владелец.

В рассматриваемой ситуации учреждению целесообразно определить размер арендной платы, исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля. Также при установлении размера арендных платежей рекомендуется руководствоваться ценами, сложившимися в регионе.

На практике для расчета арендного платежа за месяц используют формулу: рыночная стоимость автомобиля × коэффициент амортизации × рентабельность × инфляция.

Если используется автомобиль, бывший в употреблении, его рыночная стоимость определяется путем сравнения цен на аналогичные транспортные средства, например, с профильных сайтов по продаже автомобилей.

Коэффициент амортизации находится в пределах 0,05-0,5. Он зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля. Чем чаще автомобиль будет использоваться, тем выше коэффициент. Показатель 0,5 обычно применяют для такси. При эксплуатации со средней загруженностью используется показатель 0,2.

Рентабельность — это размер дохода, который планирует получить владелец автомобиля от сдачи его в аренду. Поскольку в рассматриваемом случае сотрудник использует автомобиль не в целях получения дохода, то значение этого показателя можно принять, равным 1.

Значение инфляции можно найти в интернете, например, здесь: http://уровень-инфляции.рф.

После расчета арендной платы целесообразно сравнить полученную величину с рыночной ценой подобных услуг в регионе и при необходимости откорректировать.

По договору аренды без экипажа арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ).

Доходы физического лица от сдачи имущества в аренду являются объектом обложения НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). Учреждение, которое выплачивает физическому лицу доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязано исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет сумму налога (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы на арендную плату не начисляются (п. 4 ст. 420 НК РФ, письмо Минфина России от 18.06.2018 № 03-15-07/41602).

В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в т.ч. ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В качестве альтернативы договору аренды в отношении использования личного транспорта в служебных целях между учреждением и сотрудником может быть заключено соглашение в письменной форме, оговаривающее размеры и порядок компенсации за использование личного имущества. К примеру, условиями соглашения может быть определена выплата компенсации за использование личного транспорта, порядок ее расчета, а также сумма расходов сотрудника на приобретение ГСМ для служебных целей.

Смотрите также

• НДФЛ с дохода по договору аренды автомобиля с сотрудником
• Заключение договора аренды автомобиля с физическим лицом

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

• десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
• ваш e-mail не передается третьим лицам;

Договор аренды транспортного средства без экипажа: о чём стоит договориться

Справочная / Договоры

Договор аренды транспортного средства без экипажа: о чём стоит договориться

🚗 Аренда транспорта без экипажа — это когда арендатор берёт автомобиль и сам садится за руль. Такое ещё называют прокатом. Аренду оформляют письменным договором, устные обещания не работают.

Правила проката написаны в параграфе 3.2 ГК РФ. А мы сделали шаблон договора и простыми словами рассказали, какие пункты стоит прочитать внимательно и, если возможно, переписать под себя. Все наши примеры — про автомобиль. Но сдавать в аренду можно любой транспорт: квадроцикл, катер или микроавтобус.

Предмет договора: какой транспорт берут в аренду и ключевые условия

В первых пунктах договора пишут, какой конкретно транспорт берут в прокат. Без этого считается, что стороны не связаны обязательством. Арендатор в любой момент может забрать машину обратно, а арендодатель отказаться платить по тарифу.

В предмете принципиально прописать:

— О чём именно стороны договорились. В нашем случае это передача автомобиля на время без услуг водителя и техобслуживания.

— Характеристики автомобиля: марка, номер двигателя, пробег и всё остальное.

Пример: Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование принадлежащий Арендодателю на праве собственности легковой автомобиль марки Lada Largus, 2018 года изготовления, VIN: 5465456515456jhj65, тип двигателя: бензиновый, цвет: белый, именуемый далее «автомобиль», без оказания услуг по управлению им, технической эксплуатации и обслуживанию.

Право собственности арендодателя подтверждается паспортом транспортного средства серии 25 ТС № 05632, выданным 02 февраля 2018 г.

Транспорт сдаёт в аренду его собственник — физлицо или организация, либо человек с письменной доверенностью от него. Люди без доверенности не могут распоряжаться автомобилем. Чтобы не было вопросов, в договоре указывают данные ПТС или СТС владельца или номер доверенности.

Вот ещё пара пунктов, которые избавят арендатора и арендодателя от лишних споров.

— Цель эксплуатации автомобиля. Например, личные поездки по городу и области. Если арендатор решит таксовать, договор можно разорвать. А арендатор сможет вернуть автомобиль без штрафов, если истек срок ТО и поездки в область стали небезопасны. Часто в договор прямым текстом записывают, что арендатору запрещено использовать автомобиль в качестве такси. Так можно.

— Какое допоборудование установлено на автомобиле. Если прописать, что в автомобиле, к примеру, установлен видеорегистратор, арендатор заплатит за его поломку или утерю. И наоборот: за всё, что не выписано на бумагу, арендатор не платит.

Нужна ли доверенность

Доверенность для вождения чужой машины не нужна с 24 ноября 2012 года. Инспекторы на дороге не оштрафуют за езду без неё. Арендатора просто вписывают в полис ОСАГО. Как вариант: делают полис ОСАГО с неограниченным числом водителей.

Но бывают ситуации, когда доверенность от арендодателя все-таки нужна. Например, чтобы забрать машину со штрафстоянки. Поэтому доверенность лучше оформить и вписать такой пункт в договор. Нотариально заверять не нужно, достаточно скачать и заполнить бланк из интернета.

Пример: Арендодатель при передаче автомобиля выдаёт Арендатору доверенность на управление им. При необходимости по запросу Арендатора Арендодатель выдаёт доверенность на ещё одного водителя в течение одного дня.

Срок аренды

В договор записывают срок, на который автомобиль взяли в аренду.

Пример: Настоящий договор аренды заключён на срок с 01 сентября 2021 года по 01 октября 2021 года.

Если срок не указать, ошибки не будет. Тут считается, что автомобиль сдали бессрочно. От бессрочного проката любая сторона может отказаться, предупредив за месяц. Этот срок в договоре можно сделать короче, например, пять дней.

Преимущественное право аренды и продление договора автоматом в аренде транспорта не работают.

Арендная плата

Арендную плату устанавливают по ставке за час, день, месяц или любую другую единицу времени. В этот же пункт добавляют срок и порядок оплаты. С арендатора можно взять аванс или вообще стопроцентную предоплату.

Пример: Арендная плата по настоящему договору составляет 30 000 рублей в месяц и оплачивается Арендатором ежемесячно не позднее 5 числа месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.

Ещё пример: Арендная плата за автомобиль устанавливается в размере 10 000 рублей за всё время аренды и оплачивается арендатором полностью в момент подписания настоящего договора путём перечисления денежных средств на банковский счёт арендодателя.

При длительной аренде арендодатель может без согласия арендатора один раз в год поднять плату. Чаще — только по обоюдному согласию.

За просрочку платежа можно прописать неустойку.

Депозит

Депозит — это сумма денег, которую арендатор передаёт арендодателю. Если арендатор не оплатит аренду, проткнёт шину или на автомобиль придёт штраф с дорожных камер, арендодатель возьмёт своё из депозита. Если арендатор не накопил долгов, в конце депозит возвращают или засчитывают за последний арендный платеж.

Условие о депозите необязательное. Его включают в договор, если стороны согласны.

Пример: При оформлении настоящего договора Арендатор вносит на банковский счёт Арендодателя 15 000 рублей в качестве депозита. Сумма депозита обеспечивает исполнение обязательств Арендатора по настоящему договору, в частности, уплаты всех штрафов, наложенных на собственника автомобиля в период аренды за нарушение Арендатором Правил дорожного движения, расходов на ремонт автомобиля, восстановления документов на автомобиль, ключей от автомобиля и задолженности по арендной плате.

Депозит хранится у Арендодателя в течение 30 дней с даты возврата автомобиля, после чего возвращается на банковский счёт Арендатора.

Где и как передают транспортное средство

Если стороны далеко друг от друга, стоит договориться, где арендатор забирает автомобиль, ключи и документы.

Пример: Арендодатель обязуется передать автомобиль Арендатору в течение 1 рабочего дня с момента подписания настоящего Договора, а также свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО и ключи по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1.

Приём автомобиля оформляют актом. Если при осмотре арендатор увидел поломки или другие несоответствия договору, это отмечают в акте. Арендодатель обязан быстро устранить недостатки. Если устранение затянулось — заменить автомобиль, компенсировать ремонт или снизить арендную ставку. Без записи в акте арендодатель это делать не обязан.

ОСАГО и каско

По закону арендатор обязан за свой счёт оформить полис ОСАГО на автомобиль. Но договором эту обязанность можно переложить на арендодателя. Плюс важно договориться какую страховку покупают: с одним конкретным водителем или с неограниченным числом. За отсутствие ОСАГО инспекторы на дороге оштрафуют арендатора.

Страхование каско на арендованный автомобиль оформляют по желанию. Штрафов за его отсутствие нет. Если стороны всё же решили оформить каско на автомобиль, в договор записывают, что из них платит за полис.

Ремонт и техосмотр

В период аренды ремонтировать автомобиль обязан арендатор. Правило нельзя менять в договоре. Арендатор обязан красить мелкие царапины, ремонтировать двигатель, менять резину и проходить техосмотр.

Оплата бензина и другие расходы

Арендатор заправляет машину бензином на свои деньги. Все остальные расходы тоже на нём. Но можно договориться, что топливом обеспечивает хозяин машины. Тогда в договор вписывают соответствующий пункт. Ещё отдельным пунктом можно указать, какой маркой бензина обязан пользоваться арендатор.

Транспортный налог

По закону транспортный налог платит собственник машины. На время аренды не запрещено переложить налог на арендатора. Такое условие справедливо, когда транспорт отдают на очень длительный срок. Задача арендодателя здесь — сообщить арендатору сумму из налогового уведомления и проследить, чтобы платёж внесли вовремя.

Субаренда

По умолчанию арендатор сдаёт автомобиль в поднаем без согласия арендодателя. Если правило не устраивает, его меняют в договоре. Субаренду можно запретить совсем или обязать арендатора получить письменное согласие хозяина машины.

Но есть более интересное правило: арендатор может зарабатывать с помощью автомобиля. Единственное требование — не нарушать цель использования. Запретить подработку арендодатель не может. Поэтому арендатор может спокойно заключать договоры перевозки и оказания услуг.

Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД

Арендованным автомобилем управляет арендатор или водитель, который сел за руль с его разрешения. Поэтому за виновное ДТП отвечает арендатор, но никак не арендодатель. Так пояснил Верховный суд РФ в п. 22 Постановлении Пленума № 1 от 26.01.2010 г. Именно арендатор оплатит ремонт машин и лечение пострадавшим, если не хватит компенсации по ОСАГО.

Ещё за виновную аварию арендатор оплатит ремонт автомобиля арендодателя.

Штрафы за нарушение ПДД тоже платит арендатор. Но если с нарушением поймают дорожные камеры, штраф пришлют собственнику машины. На этот случай можно прямо прописать в договоре, что арендатор на свои деньги оплачивает все штрафы от ГИБДД.

Пример: Арендатор обязуется самостоятельно уплачивать штрафы за нарушение ПДД и компенсировать расходы Арендодателя по уплате штрафов в течение 3 дней с момента направления Арендодателем требования, если протокол об административном правонарушении составлен на имя собственника автомобиля в период пользования Арендатором, в том числе по административным правонарушениям в случае их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами.

Расторжение договора без суда

Закон говорит так: досрочно разорвать договор аренды можно в суде и только если одна из сторон нарушила договор. Гораздо удобнее — написать в договоре, что каждая сторона может отказаться от аренды автомобиля досрочно без суда.

Как правильно вернуть транспортное средство

Арендованный автомобиль возвращают по акту. Вовремя или досрочно — значения не имеет. До подписания акта начисляется арендная плата по ст. 622 ГК РФ.

Адрес возврата тоже стоит прописать заранее.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Кому принадлежат улучшения автомобиля

В период эксплуатации арендатор может за свои деньги поставить сигнализацию или поменять чехлы на сиденья. Всё это называется улучшением автомобиля. Когда договор закончится, каждый захочет забрать улучшения себе.

Отделимые улучшения забирает арендатор, неотделимые — арендодатель. Это правило из ст. 623 ГК РФ. Получается, арендатор снимет чехлы, а хозяину машины останется сигнализация. Если арендодатель письменно согласился на установку сигнализации, он обязан её компенсировать. Если нет — сигнализация останется у него без доплат.

В договоре правило об улучшениях можно менять как угодно.

Как рассчитать арендную плату за автомобиль?

6.2. РАЗМЕР АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ТРАНСПОРТНЫМ
СРЕДСТВОМ И СПОСОБЫ ЕГО ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Размер арендной платы — величина вознаграждения, уплачиваемого арендатором за право пользования и (или) владения объектом аренды.

Согласование условия о размере арендной платы
При согласовании данного условия сторонам следует определить:
— единицы измерения арендной платы;
— твердую или расчетную (определяемую) величину арендной платы;
— размер арендной платы за каждое транспортное средство или за все объекты в целом.
В договоре также рекомендуется установить:
— денежное выражение арендной платы, согласованной в натуральной форме. Подробнее о согласовании данного условия см. п. 6.2.4 Рекомендаций по заключению договора аренды (общие положения);
— включение в арендную плату НДС. Подробнее о согласовании данного условия см. п. 6.2.5 Рекомендаций по заключению договора аренды (общие положения).

Если условие о размере арендной платы не согласовано
К договору аренды применяются положения п. 3 ст. 424 ГК РФ, поскольку он является возмездным по определению. Арендодатель в этом случае может получить арендную плату в размере меньшем, чем он рассчитывал при заключении договора (см. Риск арендодателя 6.2.1).
Если одна из сторон заявила о необходимости согласования условия об арендной плате, но стороны не достигли соглашения, то договор будет признан незаключенным, поскольку такое условие является существенным (п. 1 ст. 432 ГК РФ, п. 11 Обзора судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 N 165)). Подробнее об этом см. п. 6 настоящих Рекомендаций.

6.2.1. Единицы измерения арендной платы
за пользование транспортным средством

Арендная плата должна быть указана в единицах измерения, соответствующих установленному договором виду арендной платы. Подробнее о видах арендной платы см. п. 6.1 «Виды (формы) арендной платы» Рекомендаций по заключению договора аренды (общие положения).
Если договором установлена арендная плата в твердой сумме платежей или в виде оплаты работ по улучшению арендованного имущества, единицей измерения размера арендной платы является денежная единица РФ — рубль (ст. 317 ГК РФ).
———————————
Пример формулировки условия:
«Арендная плата за ежемесячное пользование транспортным средством составляет 2500 (две тысячи пятьсот) рублей».
———————————

Если арендная плата рассчитывается как доля продукции, плодов и доходов, единицей измерения является доля, обозначаемая процентом, десятичной или простой дробью. В таком случае в договоре указывается не только размер доли, но и величина (общее количество, объем), от которой исчисляется доля.

———————————
Пример формулировки условия:
«Арендатор обязан уплачивать арендную плату в размере 15% дохода, полученного им в результате оказания услуг по перевозке грузов с использованием транспортного средства».
———————————

Подробнее об иных единицах измерения, указываемых в договоре при определении размера арендной платы, см. п. 6.2.1 Рекомендаций по заключению договора аренды (общие положения).

Если единица измерения арендной платы не указана
Если единица измерения арендной платы не указана в договоре и не может быть определена из его содержания, условие о размере арендной платы считается несогласованным. В случае спора суд будут применять данные о размере арендной платы, уплачиваемой за аренду аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (п. 1. ст. 614, п. 3 ст. 424 ГК РФ).

6.2.2. Твердая или расчетная (определяемая) величина
арендной платы за пользование транспортным средством

Стороны могут согласовать размер арендной платы путем установления твердой суммы или расчетной величины.
Для согласования арендной платы в форме твердых денежных платежей в договоре следует указать конкретную денежную сумму.

———————————
Пример формулировки условия:
«Арендная плата за срок аренды транспортного средства составляет 100 000 рублей».
———————————

Разделение арендной платы на постоянную и переменную части по договору аренды транспортных средств с экипажем
Стороны могут установить в договоре арендную плату, складывающуюся из двух частей: твердой денежной суммы (постоянная часть) и величины, определяемой расчетным путем (переменная часть).
Например, переменная часть арендной платы может быть исчислена исходя из суммы расходов арендодателя, связанных с содержанием и эксплуатацией транспортного средства.
В переменную часть арендной платы, как правило, включаются расходы на оплату услуг членов экипажа и его содержание, на оплату горюче-смазочных материалов (ГСМ), на техническое обслуживание и ремонт, в том числе предоставление запасных частей, инструментов и принадлежностей (ЗИП).

———————————
Пример формулировки условия:
«Арендная плата за пользование транспортным средством состоит из постоянной и переменной частей.
Постоянная часть арендной платы составляет 1000 рублей ежемесячно (в том числе НДС 18%). Переменная часть включает сумму возмещения следующих расходов, понесенных арендодателем:
— расходы на оплату горюче-смазочных материалов, рассчитанные по действующим тарифам поставщиков арендодателя;
— расходы на оплату услуг членов экипажа и его содержание за время эксплуатации арендатором транспортного средства;
— расходы на текущий ремонт и техническое обслуживание транспортного средства.
Оплата переменной части арендной платы осуществляется арендатором на основании документов, подтверждающих фактически понесенные арендодателем расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией транспортного средства».
———————————

Расчет арендной платы в зависимости от времени эксплуатации транспортного средства по договору аренды транспортных средств с экипажем
Транспортное средство по договору аренды не эксплуатируется арендатором постоянно. Поэтому в интересах последнего установить порядок расчета арендной платы в зависимости от времени эксплуатации, исключив из расчета то время, когда транспортное средство простаивало.
При определении арендной платы исходя из времени эксплуатации транспортного средства в договоре необходимо указать:
— ставку арендной платы за определенный период эксплуатации (час, минуты и пр.) или за расстояние, пройденное транспортным средством (километры);
— документы, подтверждающие время нахождения транспортного средства в эксплуатации.
Такими документами могут быть:
— путевые листы, в которых указывается как расстояние, так и время начала и окончания эксплуатации транспортного средства (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 02.09.2010 по делу N А43-37813/2009, Постановление ФАС Московского округа от 13.10.2010 N КГ-А40/12136-10);
— сменные рапорты машиниста самоходной машины, в которых указывается количество часов работы машиниста (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 по делу N А56-85978/2009, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 06.11.2009 по делу N А63-1649/2009).

———————————
Пример формулировки условия:
«Арендная плата за пользование транспортным средством рассчитывается исходя из времени фактической эксплуатации транспортного средства арендатором.
Стоимость одного часа эксплуатации транспортного средства составляет пять рублей (в том числе НДС 18%).
Время фактической эксплуатации транспортного средства рассчитывается на основе путевых листов, оформляемых арендодателем на каждую перевозку груза».
———————————

Стороны могут применять иные способы определения размера арендной платы, а именно:
— указание арендной платы в иностранной валюте или условных единицах;
— указание формулы расчета арендной платы.
Подробнее о применении этих способов определения размера арендной платы см. п. 6.2.2 Рекомендаций по заключению договора аренды (общие положения).

6.2.3. Размер арендной платы за каждое транспортное
средство или за все объекты в целом

Исходя из смысла ст. 421, п. 2 ст. 614, ст. 625 ГК РФ, если объектом договора аренды являются два транспортных средства и более, стороны могут установить арендную плату как в общей сумме для всех объектов аренды, так и для каждого транспортного средства отдельно.

———————————
Примеры формулировки условия:
«Арендная плата устанавливается в размере ____ рублей в месяц, в т.ч. НДС, за все передаваемые по настоящему договору транспортные средства».

«Арендатор уплачивает арендодателю арендную плату за каждое транспортное средство в следующем размере:
— за автомашину ______ (указываются индивидуализирующие признаки имущества) — _____ рублей, в т.ч. НДС;
— за автомашину ________ (указываются индивидуализирующие признаки имущества) — ______ рублей в месяц, в т.ч. НДС».
———————————

Дополнительно по вопросу об установлении размера арендной платы за все передаваемое имущество или отдельно для каждой вещи см. п. 6.2.3 Рекомендаций по заключению договора аренды (общие положения).

Если в договоре не указано, уплачивается установленная арендная плата за каждое транспортное средство или за все объекты в целом
Суд путем буквального толкования условий договора может установить, что размер арендной платы установлен для всего арендуемого имущества. В таком случае арендодатель не сможет взыскать плату в указанном размере за каждую вещь (см. Риск арендодателя 6.2.2 при заключении договора аренды (общие положения)).
Однако если из действий и переписки сторон, совершенных после заключения договора, следует, что плата вносится за каждое транспортное средство в отдельности, суд может со ссылкой на ст. 431 ГК РФ признать размер арендной платы установленным за каждую вещь

Как правильно рассчитать аренду автомобиля

Один из вариантов получать прибыль – сдать транспортное средство в аренду. Заключить соответствующий договор несложно, но, чтобы проект был экономически эффективным, нужно сначала сделать правильные расчеты, в том числе арендных платежей. Поэтому вопрос, как рассчитать аренду автомобиля, актуален для некоторых автовладельцев.

Что представляет собой аренда авто

Автомобиль может использоваться не только для личных целей, но и стать средством дополнительного или основного дохода. Как вариант, сдать его в аренду. Прокат транспортного средства означает передачу его во временное пользование третьему лицу. Условия оплаты за использование автомобиля, его ремонта, хранения указываются в договоре аренды, который заключается между сторонами. Участниками сделки могут быть физ- и юрлица.

Обычно договор аренды автомобиля заключают сроком на один год с правом пролонгации на такой же период при условии, что стороны не хотят его разорвать.

Арендные платежи могут вноситься посуточно, ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

Что влияет на стоимость аренды

Сдавая автомобиль в прокат, важно посчитать сумму арендной платы. Она должна включать все расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, и прибыль, которую желает получать его владелец. Платеж по аренде не должен быть совсем небольшим – в таком случае он не сможет покрыть все расходы. Но и нельзя, чтобы плата была очень высокой, иначе никто не захочет пользоваться услугой.

Рассмотрим, что же влияет на величину арендного платежа:

• модель и марка автомобиля – прокат машин представительского класса обойдется дороже, чем аренда моделей экономкласса;
• состояние авто – новые транспортные средства в хорошем состоянии более востребованы, поэтому их аренда обойдется дороже;
• расходы на обслуживание – чем меньше нужно вкладывать денег в ремонт машины, заправку, тем дешевле ее аренда;
• рентабельность – чем больше «аппетиты» владельца транспортного средства, тем дороже аренда. Здесь главное – не переборщить.

Какие есть способы расчета аренды авто

Рассчитать стоимость сдачи автомобиля в аренду можно:

Законодательство не предусматривает конкретную форму расчета арендного платежа. В ст. 614 ГК РФ указано, что все условия, в т. ч. оплата за услуги проката, регулируется договором, который подписала каждая из сторон сделки. Поэтому расчет стоимости аренды по соглашению сторон зависит от договоренности арендодателя с арендатором.

Обычно размер платежа устанавливается на уровне рыночной цены. Соблюдение последнего критерия жестко контролируют налоговая служба. Есть ряд критериев, по которым договорная цена признается рыночной:

• соответствие ценам на товары или услуги, регулируемым государством или согласованным с ФАС России;
• соответствие данным независимой оценки;
• аренда рассчитана в соответствии с соглашением о ценообразовании, заключенным с ФАС России;
• договор подписан по результатам биржевых торгов;
• стоимость аренды рассчитана в соответствии с правилами определения цен для целей налогообложения.

Способ сопоставления рыночных цен применяется в следующих случаях:

Следует отметить, что арендодатель, который заключает сопоставимую сделку, не должен быть монополистом на рынке. Кроме этого, в расчет берутся только данные по сделкам за близкий к дате заключения договора период. Рассчитать рыночную стоимость по сопоставимым сделкам можно, следуя такому алгоритму:

1. Определить период, в котором будут анализироваться цены.
2. Все цены по сопоставимым сделкам разместить по возрастанию и каждому значению присвоить порядковый номер.
3. Рассчитать максимальное и минимальное значение стоимости проката. Для определения минимального значения необходимо количество показателей разделить на 4. Если получилось целое число, взять цену, которая соответствует этому порядковому номеру, а также следующее значение и рассчитать среднее арифметическое. Это и будет минимальная рыночная цена. Для расчета максимального значения нужно количество показателей умножить на 0,75. Затем взять цену, которая соответствует порядковому номеру, полученному в ходе умножения, а также стоимость аренды следующего номера и рассчитать их среднее арифметическое. Результат и будет максимальным значением интервала.
4. Если цена за аренду находится в пределах этих интервалов, ее смело можно отнести к рыночной.

В основе затратного метода лежит валовая рентабельность затрат. В соответствии с общим правилом для расчета и сравнения следует брать данные минимум четырех организаций. Расчет минимального и максимального значения интервала осуществляется по аналогии с предыдущим способом. Чтобы получить валовую рентабельность затрат, нужно валовую прибыль разделить на себестоимость услуги аренды.

Калькуляция аренды транспортного средства включает все расходы, которые несет владелец. Сюда входят:

• заработная плата наемных водителей;
• налоги;
• страхование;
• амортизация;
• аренда офиса;
• расходы на ремонт и заправку;
• другие расходы.

Все они в совокупности и формируют себестоимость услуги.

Какая используется формула расчета аренды автомобиля

Для расчета арендного платежа используются стандартная формула:

рыночная стоимость авто * коэффициент амортизации * рентабельность * инфляция.

Первый показатель определяется достаточно просто: если машина новая, в калькулятор для расчета нужно ввести цену, которую заплатили за ее покупку; когда же автомобиль поддержанный, его рыночная стоимость определяется путем сравнения цен на аналогичные транспортные средства. Получить необходимую информацию несложно, в интернете много сайтов по продаже поддержанных автомобилей.

Коэффициент амортизации находится в пределах 0,05-0,5. Какой показатель выбрать, зависит от активности эксплуатации машины – чем чаще ею будут пользоваться, тем он должен быть выше.

Рентабельность – это размер дохода, который планирует получить владелец автомобиля от сдачи его в аренду.

Значение инфляции можно найти в интернете – например, здесь: http://уровень-инфляции.рф .

Пример расчета аренды автомобиля

Рассмотрим пример расчета стоимости аренды нового автомобиля Renault Duster, который обошелся владельцу в 580 тысяч рублей. Машина будет эксплуатироваться со средней загруженностью (возьмем коэффициент амортизации 0,2). Ожидаемая прибыль от проката кроссовера – в пределах 10%. Уровень инфляции за февраль 2021 года составил 0,21%. Подставив все числа в формулу, получаем:

580 000 * 0,2 * 1,1 * 0,21 = 26 796 руб.

Это и есть арендная плата за автомобиль в месяц.

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

• арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
• при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке его действия;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
7. показания одометра при выезде и при заезде;
8. дата и время выезда и заезда в гараж;
9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
10. Ф.И.О. водителя;
11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».