Акт недостачи товара — образец

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

• Первый пункт посвящен данным об организации.
• Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
• Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
• Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
• Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Как составить акт о недостаче при приемке товара — образец для скачивания

При выявлении в процессе приемки товара фактов недостачи или порчи нужно составить соответствующий акт, образец которого предлагаем скачать ниже.

Данный документ официально зафиксирует нехватку товарных ценностей или пересортицу и будет служить оснований для исправления поставщиком допущенных нарушений.

1. Что делать, если при приемке товара выявлена недостача или пересортица
2. Как составить акт
3. Скачать образец

Что делать, если при приемке товара выявлена недостача или пересортица

В предпринимательской деятельности большое внимание уделяется приемке товара, получаемого от поставщика. Ответственный характер этой процедуры заключается в том, что покупателю – физлицу, юрлицу или индивидуальному предпринимателю – нужно не просто принять товарные ценности, но ещё и убедиться в том, что они соответствуют параметрам качества и количества, заранее согласованным с поставщиком.

Если при приемке выяснилось, что количество привезенного товара расходится с количеством, прописанным в сопроводительной первичной документации, составляется соответствующий акт о недостаче (пересортице) ТМЦ:

1. Если товара привезли меньше, чем прописано в накладной, оформляется акт о недостаче.
2. Если товара привезли больше, чем указано в накладной, составляют акт о пересортице.

В процессе приемки покупатель сверяет фактическое количество ТМЦ с указанным в товарной накладной. Выявив недостачу по результатам такой проверки, покупатель вправе попросить, чтобы поставщик соответствующим образом исправил товарную накладную.

Правки, внесенные в документацию, заверяются представителем поставщика, уполномоченным надлежащей доверенностью на передачу (отпуск) товара данному покупателю.

Если стороны не желают исправлять первичную документацию, они вправе составить и подписать акт о недостаче определенных товарных позиций при приемке.

Обнаруженная недостача оформляется сторонами сделки купли-продажи по следующим правилам:

1. Акт о недостаче, выявленной при приемке, заполняется покупателем в четырех равнозначных экземплярах. Первый экземпляр в обязательном порядке передается поставщику. Второй — нужно предоставить уполномоченному представителю поставщика, лично участвовавшему в передаче/приемке. Третий — необходимо отдать перевозчику, то есть лицу, осуществившему доставку товара (при наличии договора перевозки). Четвертый — покупатель оставляет себе.
2. Акт составляется по свободному шаблону – строгих правил нет. Однако стороны могут воспользоваться общепринятой формой (как вариант, ТОРГ-2).
3. Документ оформляется покупателем (уполномоченным представителем покупателя), выявившим недостачу при проведении приемки. Прием ТМЦ и составление акта расхождений могут проводиться специальной комиссией, сформированной согласно приказу руководителя компании покупателя.
4. Уполномоченный представитель поставщика также должен участвовать в приемке товара и оформлении акта о недостаче. Если же поставщик не направил такого представителя, документ разрешается оформить без его участия.
5. В акте следует отражать только недостающие (недовезенные) товарные позиции, указанные поставщиком в накладной. Если по конкретному товару нет расхождений, его не нужно фиксировать.
6. Заполненный документ подписывается представителем покупателя (членами приемочной комиссии, если она создавалась руководителем компании-покупателя), представителем поставщика (как вариант, представителем перевозчика), а также привлеченным экспертом (при наличии). После этого данный акт утверждается руководителем компании-покупателя.
7. В соответствующей товарной накладной рекомендуется зафиксировать факт недостачи определенного товара, обнаруженный в ходе приемки, и отразить реквизиты подтверждающего акта (дату оформления, номер).
8. Помимо этого, покупатель оформляет письменную претензию (письмо-претензию), адресованную поставщику. В указанном письме покупатель вправе потребовать, чтобы поставщик либо довёз недостающие позиции ТМЦ, либо вернул уплаченные деньги (возврат денег можно требовать, если за недовезенный товар покупатель вносил предоплату). Претензия прикладывается к экземпляру акта о недостаче, предназначенному для поставщика.

Надлежащее документальное оформление факта недостачи, обнаруженного в ходе приемки товарно-материальных ценностей, является необходимым условием, если стороны сделки хотят цивилизованно урегулировать проблему расхождений по количеству.

Если вопрос будет решаться через суд, акт, подтверждающий недостачу, также потребуется, чтобы аргументировать требования пострадавшей стороны.

Как составить акт

Акт состоит из общей и табличной частей. В общей части следует отразить такие сведения:

1. Дата, время и место оформления.
2. Информация о грузоотправителе (поставщике). Указываются название юрлица (ФИО физлица), адрес регистрации, контактные данные, прочие сведения.
3. Информация об изготовителе товара, страховщике груза (если нужно).
4. Информация о перевозчике груза (если доставка осуществляется сторонним перевозчиком по соответствующему договору).
5. Информация о документации на поставленный товар. Это может быть соглашение купли-продажи (договор поставки), счет-фактура, товарная накладная (как вариант, товарно-транспортная накладная), а также иные сопроводительные первичные документы, относящиеся к полученному грузу. Указываются реквизиты этих документов (номера, даты).
6. Информация о грузополучателе (покупателе).
7. Дата, время и место отправления и получения груза.
8. Способ доставки груза, сведения о транспортном средстве.
9. Сведения о лицах, осуществлявших прием ТМЦ и составление акта. Если покупателем создавалась комиссия, перечисляются участники этой комиссии. Здесь указываются представители покупателя и поставщика, а также приглашенные эксперты.
10. Общая стоимость недостающих ценностей, количество товарных позиций, недовезенных поставщиком, и другие сведения о выявленной недостаче.

В табличной части детализируются сведения о выявленных расхождениях. Здесь необходимо указать, какое количество прописано в накладной, какое количество приняли (привезли) по факту, какая величина недостачи была обнаружена.

Для каждой позиции следует прописать её название, артикул и единицу измерения (по накладной), а также количество по накладной, количество по факту, величину недостачи, стоимостную оценку недостачи в ценах накладной. Информация указывается только для недостающих (недовезенных) товарных позиций.

Акт о недостаче и(или) пересортице товара

Отзывов:	5	Просмотров:	46777
Голосов:	3	Обновлено:	20.01.2015

АКТ №_________от «_____»__________________20___г.
о недостаче и(или) пересортице товара

1. Название организации __________________________________________________________________________

2. ФИО уполномоченного лица _____________________________________________________________________

3. Номер накладной и счета-фактуры поставщика _____________________________________________________

4. Транспортная компания __________________________________________________________ по транспортным накладным №____________________________________________________________

5. Состояние тары и упаковки продукции ____________________________________________________________

6. Количество мест по накладной поставщика ________________________________________________________

7. Количество мест получено фактически ____________________________________________________________

8. Подробное описание товара:

Итого сумма недостачи и(или) пересортицы, руб. (прописью) ___________________________________________

_________________________________________________________________________________ в том числе НДС, руб. (прописью) __________________________________________________________________________________

Акт оформляется комиссией в составе представителей поставщика и покупателя. Члены комиссии несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, несоответствующие действительности.

Оставить комментарий к документу

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Акт о недостаче и(или) пересортице товара», а также задать вопросы, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Комментарии к документу «Акт о недостаче и(или) пересортице товара»

я почти поседела пока искала этот документ, но произошло чудо и он нашелся

Очень полезным оказался, не знала как оформить, а тут готовый шаблон

Очень полезный и простой в оформлении документ. Понятный всем. Спасибо. Искала то, что надо.

Добрый день! При скачивании документа строки отражаются не корректно, в Колонках слова написаны неполным текстом

наконец-то нашла дельный образец. Спасибо авторам

Найденые документы по теме &laquoакт на пересортицу товара образец»

Похожие документы

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена.
Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

Он Вам ещё пригодится!

Вы оценили ответ положительно

Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

Договор-Юрист
— это юристы, кодексы и бланки

Типовые договоры

• Договор оказания услуг, работ
• Трудовой договор, контракт
• Договор аренды жилого помещения
• Договор купли-продажи недвижимости
• Доверенности: образцы заполнения
• Договор поставки товаров, продукции
• Договор купли-продажи имущества
• Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии
• Типовой договор подряда
• Учредительные договоры, уставы
• Документы для собственников жилья
• Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт
• Договор аренды земли, земельной доли, участка
• Договор аренды автомобиля и других транспортных средств
• Договор аренды нежилых помещений, зданий и сооружений
• Договор о совместной деятельности
• Договор безвозмездного пользования
• Договор об уступке права требования
• Агентский договор и соглашение
• Договор строительства, строительного подряда
• Договор займа денег
• Заявления граждан
• Документы делопроизводства предприятия
• Договор дарения недвижимости и иных ценностей
• Статистическая отчётность
• Бухгалтерские и финансовые документы
• Договор аренды имущества, оборудования
• Судебные приказы, решения
• Брачный договор, контракт
• Договор транспортного обслуживания и экспедиции
• Договор бытового подряда
• Договор долга, кредита
• Договор перевозки грузов и пассажиров
• Соглашение и договор о задатке
• Регистрация ценных бумаг, акций
• Договор аренды предприятия и его подразделений
• Завещания, документы наследования
• Приобретение ценных бумаг, акций
• Защита прав собственности
• Ценные бумаги и акции, эмиссия
• Защита авторских прав
• Удостоверение фактов физических лиц
• Договор поручительства
• Договор залога и заклада
• Договор поручения, представительства
• Договор банковской гарантии
• Договор продажи предприятия
• Договор хранения ценностей
• Договор купли-продажи и обмена валюты
• Договор страхования, перестрахования
• Договор финансирования, участия в уставных фондах
• Договор простого товарищества
• Договор пожизненной ренты
• Договор бытового проката
• Договор комиссии на покупку и продажу
• Договор подряда проектных и изыскательных работ
• Договор мены недвижимости, ценных бумаг
• Договор арендного подряда, контрактации
• Договор на выполнение научно-исследовательских работ
• Договор франчайзинга и передачи прав
• Договор управления средствами и имуществом
• Договор банковского и депозитного вклада
• Лизинговый договор, соглашение
• Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание

Кодексы РФ

• Трудовой кодекс (ТК РФ)
• Гражданский кодекс (ГК РФ)
• Жилищный кодекс (ЖК РФ)
• Гражданский процессуальный кодекс (ГПК РФ)
• Уголовный кодекс (УК РФ)
• Земельный кодекс (ЗК РФ)
• Семейный кодекс (СК РФ)
• Налоговый кодекс (НК РФ)
• Воздушный кодекс РФ
• Градостроительный кодекс РФ
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ)
• Лесной кодекс РФ
• Уголовно-процессуальный кодекс (УПК РФ)
• Уголовно-исполнительный кодекс (УИК РФ)
• Арбитражный процессуальный кодекс (АПК РФ)
• Таможенный кодекс Таможенного союза
• Бюджетный кодекс РФ (БК РФ)
• Кодекс внутреннего водного транспорта РФ
• Водный кодекс РФ
• Таможенный кодекс РФ

Активные юристы

Лучшие юристы

Обновления кодексов

• 23.01.2020 Федеральный закон от «О государственной регистрации недв.
• 13.01.2020 КоАП РФ Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ)
• 08.01.2020 ЗК РФ Земельный кодекс (ЗК РФ)
• 08.01.2020 УК РФ Уголовный кодекс (УК РФ)
• 08.01.2020 УПК РФ Уголовно-процессуальный кодекс (УПК РФ)
• 08.01.2020 Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок.
• 08.01.2020 Федеральный закон РФ «О полиции»
• 08.01.2020 Закон РФ «Об образовании» (273-ФЗ)
• 08.01.2020 Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» (.
• 08.01.2020 Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» (1.

Ответы юристов

• 27.07.2021 Салодкая Ольга Леонидовна Добрый день. В соответствии со ст. 22 Федерально.
• 26.07.2021 Анушина Анастасия Борисовна Здравствуйте. Однозначно ответить, какое решение.
• 23.07.2021 Бажанова Мария Валерьевна Работодатель не имеет права уволить, может только о.
• 20.07.2021 Трошина Ирина Геннадьевна Добрый день. Это совсем не обязательно может быт.
• 12.07.2021 Анушина Анастасия Борисовна Снятие гражданина Российской Федерации с регистраци.
• 09.07.2021 Пилипенко Игорь Александрович Добрый день, Виктор! Организация может быть признана.
• 08.07.2021 Головачёв Владимир Данилович Не ясно, вы разводитесь или уже развелись? Дети .
• 07.07.2021 Разувакин Дмитрий Евгеньевич Как я писал, Вам нужно определится какой результат .
• 04.07.2021 Пилипенко Игорь Александрович По общему правилу для педагога дополнительного образ.
• 04.07.2021 Головачёв Владимир Данилович Вы можете заявить самоотвод. Напишите заявление .

Информация

• Контактная информация
• Поиск договоров
• Каталог юристов
• Адреса юридических компаний России
• Полезная информация
• Судебная практика
• Правила сайта

Документы

• Образцы договоров
• Изменения законов на 2020 год
• Комментарии к документам
• Прожиточный минимум РФ и регионов
• Блоги юристов
• Юридические калькуляторы
• Индекс Бублика

О разделе «Образцы договоров»

Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Акт о недостаче и(или) пересортице товара» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Акт о недостаче и(или) пересортице товара» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

Копирование материалов с сайта «Договор-Юрист. Ру» возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

Под «бесплатными юридическими консультациями» подразумеваются ответы на типовые вопросы, справочная информация по статьям кодексов и законов

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

• Проверка.
• Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
• Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
• Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

• форма ИНВ-19;
• единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Акт о недостаче товара

Акт о недостаче товара

Похожие публикации

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

• Место приемки товара;
• Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
• Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
• Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
• Способ доставки и дата отправления товара;
• Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

• Наименование товара;
• Номер места;
• Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
• Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
• Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
• Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Как составить акт о недостаче

Акт о недостаче товара при инвентаризации — это документ, фиксирующий факт расхождения количества материальных ценностей, указанного в документах, и количества, имеющегося в наличии.

• Как написать резюме на должность старшего продавца
• Как заполнять 109 поле в платежном поручении
• Как заполнить поле 108 в платежном поручении
• Порядок проведения медосмотров
• Калькулятор пособий ФСС: где взять и как пользоваться

Кто и для чего составляет

При проверке наличия материальных ценностей при инвентаризации или при их приемке в случае расхождения наличия, указанного в документах,с фактическим наличием, факт фиксируют документально.

Составляют документ, в котором отражают количество недостающих материальных ценностей. На его основании предъявляют претензии материально ответственным лицам или поставщику. Он служит основанием для обращения в суд с требованием о возмещении стоимости недостающих ценностей или о допоставке.

Его составляет та сторона, которая обнаружила нехватку: инвентаризационная комиссия, покупатель при приемке, подотчетное лицо при приеме материальных ценностей в подотчет. Составляют комиссионно в составе не менее трех человек. При возможности приглашают сторону, ответственную за хранение или передачу ценностей: кладовщик, водитель доставки, представитель продавца и пр.

Какие документы нужны для его подготовки

Его готовят на основании первичных данных о наличии ценностей: счета-фактуры, баланс, документы о передаче товаров в подотчет и пр.

Рекомендуем издать приказ об образовании комиссии для его составления. Представителям сторонних организаций, если они будут участвовать в этой процедуре, необходимо иметь доверенность.

Правила составления

Его составляют по форме, утвержденной в организации приказом по учетной политике. Если форма не утверждена, разработайте и утвердите ее приказом.

В тексте отразите:

• наименование и реквизиты сторон (при правоотношениях с другой организацией) или наименование и реквизиты организации (если документ внутренний);
• Ф.И.О. членов комиссии, дату и номер приказа о создании комиссии;
• наименование первичного документа с указанием количества ценностей;
• наименование и фактическое наличие ценностей;
• разницу в документальном и фактическом количестве.

Поставьте подписи членов комиссии и приглашенной стороны. Копию вручите под подпись второй стороне (материально ответственному лицу, продавцу).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, когда надо проводить инвентаризацию. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Предлагаем образец типовой формы:

1. Название организации__________________ИНН_______________КПП___________.
2. Комиссия в составе:_________________,___________________,_________________

при получении товара от ООО «____________» по накладной №_______________

от_________сч. ф. №_____________от______________ определила:

1. Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки, исправность пломб_________________________________________.
2. Количество полученных мест фактически______________.
3. Количество мест по данным поставщика_______________________________.
4. Подробное описание полученного товара по артикулам:

Артикул товара	Ед. измер.	Цена с НДС	Документально	Фактически оказалось	Разница

Итого: Сумма недостачи, руб. (прописью) составляет__________________в том числе НДС, руб. (прописью)__________________________.

Подписи членов комиссии:

Скачать образец акта о недостаче учебников при приемке (пустой бланк)

Что дальше делать с актом

Передайте его в бухгалтерию на хранение. Общий срок хранения, согласно перечню, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (пункт 287), — не менее 10 лет (в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу).

При привлечении материально ответственного лица к ответственности приложите к делу о расследовании копию акта. При обращении в суд для взыскания задолженности потребуется оригинал. Локальным актом допустимо установление более продолжительного срока.