Как оформить передачу дел при увольнении работника

Примеры оформления акта приема-передачи дел и документов при увольнении

Расторжение трудового договора – ответственный период не только для самого сотрудника, но и для его работодателя. Мало найти соискателя должности – необходимо наладить рабочий процесс так, чтобы не возникало «паузы» в выполнении должностных обязанностей.

Если у уволившегося сотрудника были дополнительные обязанности, он был ответственен за ведение дел, документов, необходимо правильно оформить прием-передачу дел с помощью акта. Как правило, подобный передаточный документ оформляется при смене директора, главного бухгалтера, кадровика.

1. Когда составляется акт приема-передачи дел при увольнении?
2. Как оформить передачу дел и документов?
3. Скачать образцы
4. Выводы

Когда составляется акт приема-передачи дел при увольнении?

Передавать обязанности от одного работника другому необходимо во всех случаях, когда он покидает текущее место работы. Это может быть вызвано различными причинами.

Прием-передача обязательно осуществляются при:

• увольнении или сокращении;
• переводе в другое структурное подразделение;
• кардинальном изменении должностных обязанностей (по решению руководства или продвижении по карьерной лестнице);
• при реструктуризации или ликвидации подразделения.

Важно, что передавать дела нужно не только рядовых сотрудников, но и начальства вплоть до генеральных директоров организаций. Чтобы процесс передачи дел стал официальным, необходимо составить специальный акт приема-передачи дел.

Оформление данного документа обязательно даже в случае, если в ближайшее время не планируется прием на работу нового сотрудника – акт поможет установить, какие обязанности остаются неисполняемыми на момент увольнения работника.

Акт приема-передачи выполняет ряд косвенных функций:

1. Служит для расчета премий, стимулирующих и иных выплат, полагающихся отличившимся работникам.
2. Служит доказательством, что человек был трудоустроен, что в дальнейшем может понадобиться для получения социальной пенсии работником.
3. Список конкретных функций применим для различных расследований, например, несчастных случаев, если происшествие или травматизм были получены во время выполнения работником его дополнительных обязанностей.

Делами при приеме-передаче обозначаются любые виды деятельности, которые подразумевают «нагрузку» дополнительными или иными обязанностями, лишь частично отраженными в трудовом договоре (чаще всего под этим подразумевают материальную или иную ответственность).

Как оформить передачу дел и документов?

Не существует единой типовой формы, по которой оформляется акт приема-передачи. В каждом случае нужно учитывать специфику деятельности. Например, при передаче дел при смене ответственного за архив можно опираться на Основные правила работы архивов, принятые 6 февраля 2002 года. Каждому предприятию разрешено создавать локальные нормативы и в дальнейшем использовать их для делопроизводства.

Акт может составлять комиссия из нескольких человек, в которую входит начальник подразделения, работник отдела кадров, заместитель руководителя или даже сам руководитель (чаще это встречается на небольших предприятиях). В комиссию должно включаться нечетное количество лиц (не менее трех), чтобы во время принятия решений и подсчета голосов не возникало ситуаций «50/50».

Оформлять акт необходимо по общим правилам:

1. В «шапке» следует указать наименование организации, полное название документа, место (город) его создания.
2. В основной части нужно аргументировать причину передачи дел, документов (привести номер приказа на увольнение, перевод, реструктуризацию подразделения и прочего).
3. После следует перечислить членов комиссии, которая будет заниматься передачей дел от уволившегося сотрудника новому.
4. Затем необходимо указать перечень документов, которые были использованы при рассмотрении статуса дела (повесток, ходатайств, доказательств общения со структурами и прочее).
5. Отдельно выделяется пункт для примечаний.

Заверяет акт передачи руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если она утверждена, и ее использование закреплено в нормативах предприятия.

Предварительно рекомендуется согласовать действия с бухгалтерией, отделом кадров, главным завхозом и юридическим консультантом.

Скачать образцы

Выводы

Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.

Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.

Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.

Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.

Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.

Передача дел при увольнении сотрудника

Передача дел при увольнении – процедура характерная для мероприятий, связанных с расторжением трудового договора с работником. При этом должность сотрудника не имеет значения. Это может быть рядовая штатная единица, кадровик или руководитель организации. К сожалению, процесс зачастую сопряжен с множеством подводных камней и конфликтных ситуаций между сторонами. Споры, как правило, возникают между лицами, принимающими и передающими дела. Работники, увольняющиеся с предприятия, могут выразить процесс не самой процедурой, регламентированной законодательством, а тем, как она организована уполномоченными специалистами. О том, как нужно действовать будет рассказано ниже.

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

1. Формирование заявления о расторжении договора.
2. Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
3. Проведение инвентаризации.
4. Сравнение данных по итогам проверки.
5. Передача дел новому сотруднику.
6. Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
7. Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

1. Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
2. Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
3. Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
4. Начальник отдела;
5. Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

• дату составления;
• место формирования;
• причины, по которым издается акт;
• данные ответственных лиц;
• визу и печать.

Порядок осуществление процедуры при увольнении руководителя (директора)

Расторжение контракта главного в организации лица является одной из самых трудозатратных. Дело не только в объеме данных, но и в уровне ответственности. Поэтапная процедура в конечном итоге имеет задачу по введению в курс дел нового директора.

Гендиректор фирмы признается лицом с высокой материальной ответственностью. Данный факт требует формального ознакомления будущего руководителя с материалами, связанными с деятельностью организации. Поэтому для соблюдения порядка увольнения требуется формирование акта приема-передачи. Содержание документа определяется индивидуально. Основными факторами, влияющими на состав информации являются особенностями материалов и масштабы деятельности предприятия. Акт должен максимально детализироваться, поскольку по нему проводится ревизия. Последнее действие осуществляется в отношении подлинников:

• учредительных актов;
• документации о счетах, открытых в банковских учреждениях;
• правоустанавливающих бумаг компании;
• разрешительной документации (лицензии, аккредитации и т. п.).

Согласно описи, подкрепляемой к акту приема-передачи, новый директор принимает из рук увольняющегося:

• штампы;
• ценности фирмы;
• ключи от сейфов;
• технику;
• печати;
• бумаги с контактной информацией о партнерах, клиентах и т. д.

Процедура проводится спецкомиссией. В состав созванного органа включаются работники организации. Последние должны занимать ответственные должности и иметь представление о предназначении процедуры и порядке ее проведения.

Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером

Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.

При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.

Нюансы расторжения трудового договора с иными материально обязанными лицами

Приказ, изданный организацией в связи с расторжением трудового контракта с МОЛ. Предполагает необходимость проведения ревизионных мероприятий. В процессе изучения документации и состояния основных средств осуществляются следующие действия:

• пересчет ценностей, полученных работником для осуществления профессиональной деятельности в соответствии с должностным регламентом (износ, остаточная стоимость);
• составление документа о передаче материальных ценностей принятому на работу человеку.

Акт, согласно которому производится передача основных средств визируется обеими сторонами. То есть свои подписи на бумаге ставит как уходящий работник, так и вновь прибывший специалист.

Мероприятие планируется в двухнедельный период. Именно такой срок предусматривается ТК РФ для отработки перед расторжением договора. По истечении указанного времени удерживать человека для передачи дел нельзя. Данное действие будет считаться незаконным и повлечет негативные последствия для организации и ее руководства.

Заключение

Таким образом, передача дел – процедура, связанная с инвентаризацией имущества и документации, с которыми работал сотрудник. Процесс не регламентирован на законодательном уровне, однако, для некоторых должностей указания все же существуют в нормативных правовых актах (например, главбух). Необходимость осуществления мероприятия устанавливается трудовым договором и предполагает составление передаваемой документации, которую подписывают уходящая и приходящая стороны. Главное, о чем нужно помнить: действия не должны осуществляться в свободное от работы время или после расторжения контракта.

Передача дел при увольнении сотрудника

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

• определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
• стимулировать выполнение работы на должном уровне;
• для бесперебойной работы производственного процесса;
• разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

• длительном отсутствии работника по болезни;
• невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
• расторжении трудового соглашения;
• отпускных днях;
• служебной командировке.

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

• процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
• указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

• главный бухгалтер;
• начальник подразделения;
• директор;
• инспектор отдела кадров;
• материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

• банковских;
• лицензионные;
• учредительные;
• подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

• ключ от сейфа и банковских ячеек;
• предметы техники;
• информацию о партнерах;
• штампы и печати;
• ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

1. Создается приказ и комиссия;
2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
2. Передается ему имущество;
3. Оформляется расторжение контракта;
4. Заключается договор с кандидатом;
5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

• журналы;
• кассовые и годовые книги;
• печати и ключи от сейфов;
• налоговая и уставная документация;
• бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

• табели учета рабочего времени;
• трудовые книжки;
• графики отпусков;
• распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

• проектные решения;
• чертежи;
• протоколы совещаний;
• акты на скрытые работы;
• планы;
• нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

• распоряжение о материальной ответственности;
• положение о порядке приема-передачи дел;
• порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

• наименование компании;
• дата проведения;
• регистрационный номер;
• замечания (если возникают);
• личные данные участвующих лиц;
• отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

• дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
• проведение подробного пересчета материалов;
• выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

• главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
• директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
• начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
• кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
• рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
3. Сравнение результатов с данными;
4. Передача дел новому коллеге;
5. Подписание акта;
6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

г. ______________ «__» _________ 20__г.

План передачи дел

В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.

Передаче подлежит следующее:

• _________________________________.
• _________________________________.
• _________________________________.
• _________________________________.
• _________________________________.

Срок передачи: до «__» ___________20__г.

Передачу оформить Актом приемки-передачи.

Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

ВАЖНО! Образец акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
4. Прогул.
5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
9. Ликвидация организации.
10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

• совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
• своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
• участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

• у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
• собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
• главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

• основание передачи (статью увольнения);
• сроки проверки и передачи дел;
• состав комиссии, осуществляющей проверку;
• личные данные принимающего лица;
• подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

• учет финансов, кассы;
• госплатежи;
• итог инвентаризации;
• обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

• балансовые и кассовые отчеты;
• документы структурных подразделений;
• банковские бумаги;
• архивные документы со сроком до 5 лет;
• ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Смена бухгалтера. Передаем дела правильно

Уход бухгалтера — стресс для директора. При этом процедура передачи дел главным бухгалтером при увольнении никак не урегулирована законодательно. Приходится самостоятельно вырабатывать правила и стандарты, по которым пройдет этот трудоемкий, но необходимый процесс. Напоминаем — уходящий главбух за допущенные ошибки и недочеты продолжит какое-то время нести ответственность, так что убедитесь, что у вас с учетом все в порядке.

После увольнения главный бухгалтер продолжает нести ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, отсутствие ошибок в ней. Ответственность сохраняется за главбухом год после увольнения согласно указаниям ФЗ № 129 . Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

• несвоевременная сдача отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
• грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.
• уклонение от уплаты налогов в крупном размере сотрудника могут привлечь к уголовной ответственности — штраф до 500 тыс. р. либо лишение свободы до шести лет.

Также бухгалтер несет перед руководством компании материальную ответственность — согласно ст. 238 ТК РФ бывший работодатель может потребовать возместить ущерб, нанесенный в ходе выполнения профессиональных обязанностей. За ущерб могут быть приняты доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Процедура производится в судебном порядке с предоставлением доказательств.

Оформляем передачу дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе указывают:

• причину проведения приема-передачи дел — увольнение главного бухгалтера;
• сроки проведения;
• период, за который передаются дела;
• лицо, ответственное за передачу дел — фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера;
• лицо, ответственное за прием дел — ФИО нового главбуха;
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам):

• товаров,
• материалов,
• основных средств,
• кассы,
• расчетов с дебиторами и кредиторами.

Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.

Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями, прочими контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и т.п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• акты сверок с налоговыми органами;
• акты налоговых органов по результатам проверок;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.

Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

• Учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету, приложения к ней,а также действующий на предприятии план счетов;
• Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
• Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
• Бухгалтерская отчетность, декларации и расчеты по всем налогам;
• Книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выставленных счетов — фактур;
• Приказы о проведении инвентаризации, инвентаризационные описи (акты), сличительные описи;
• Акты налоговых проверок и сверок с налоговыми органами;
• Документы по учету основных средств и материалов;
• Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
• Выписки банков по расчетным счетам с приложение докуметов (платежные поручения, ордера, инкассо и т.п.)
• Кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы о кадровых событиях — принятии, переводе, увольнении, штатное расписание, табели учета рабочего времени);
• Документы по расчету зарплаты — расчетно-платежные ведомости;
• Авансовые отчеты;
• Договоры с поставщиками и покупателями, акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• Первичные документы по покупке, продаже;
• Прочие документы (бухгалтерские справки, путевые листы, БСО, доверенности и т.д.).

Все документы нумеруются, передача оформляется актом приема-передачи, в котором указываются все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

В акте следует отразить:

• Ф.И.О. лиц, передающих и принимающих дела;
• дату передачи;
• период, за который осуществлена передача;
• дату и номер приказа, на основании которого производится передача;
• наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
• все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
• число переданных печатей, штампов.
• последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Скажете — пугающий объем работы? А если организовать документооборот с другой стороны — предположим ваши документы заведены в электронный архив. Электронный архив может оптимизировать работу компании любого масштаба, к тому же существенно сократить процесс передачи дел . Не только при увольнении бухгалтера, но и при смене директора, продаже компании или других изменениях, влекущих необходимость передать дела новому преемнику.

• Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний;
• Доступен в виде облачного решения по хранению и использованию электронных копий документов.

• осуществлять копирование и создание документации в автоматическом режиме;
• отправлять необходимые документы посредством электронной почты;
• производить поиск в автоматическом режиме по разным реквизитам документов;
• фиксировать связь между разными документами по общим данным;
• осуществлять выборку той документации, оригиналы которой располагаются в различных отделах компании;
• и, конечно, быстро сформировать опись всех находящихся в архиве документов.

Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

И з предыдущих публикаций вы узнали, почему важно обеспечить прием-передачу кадровых дел и иной документации при смене работника, ответственного за кадровый документооборот, а также о том, как поступить в случае, если новичку, приступающему к кад­ровой работе, никто не собирается передавать дела и предоставлять иную необходимую для надлежащего выполнения должностных обязанностей документацию.
В предлагаемом вашему вниманию окончании статьи мы расскажем, какие этапы процедуры приема-передачи дел важно соблюдать, как правильно определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации, а также осветим вопросы документального оформления итогов перечисленных мероприятий.

Напомним, что процедура приема-передачи кадровых дел и иной документации при смене ответственного за кадровый документооборот лица законодательно не установлена. И это понятно – слишком уж много факторов могут быть определяющими для выбора ее оптимальных этапов. Так, продолжительность мероприятий по приему-передаче документации и их содержание во многом зависят от конкретных обстоятельств:

• особенностей деятельности конкретной организации (например, свои нюансы есть в сфере государственной или муниципальной службы, а также у компаний, использующих труд иностранных работников и т.п.);
• степени регламентации данной процедуры во внутренних документах организации. Ведь в организации могут быть, а могут и отсутствовать: инструкция по делопроизводству и др. локальные нормативные акты, а также иные организационно-распорядительные документы (например, приказ /распоряжение о создании комиссии по приему-передаче дел и иной документации при увольнении работников), трудовые договоры и/или должностные инструкции конкретных работников. Не секрет, что лишь немногие компании могут похвастать правильным документальным закреплением механизма передачи дел;
• содержания трудовых обязанностей (в том числе касающихся обеспечения сохранности отдельных видов кадровой и связанной с ней документации) сменяемого лица и/или работника, вновь приступающего к обязанностям в сфере кадрового делопроизводства, а также общего объема кадровой документации, зависящего в первую очередь от численного состава персонала всей организации;
• сроков и/или оснований увольнения предшественника. Так, если с работником подписано соглашение о расторжении трудового договора, то следует руководствоваться определенной в нем датой прекращения трудовых отношений. В то же время при увольнении работника по виновному основанию (например, за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) необходимо принять меры для наиболее полной «инвентаризации» состояния кадровой документации;
• другие обстоятельства, заранее предусмотреть которые в целях единообразного установления процедуры приема-передачи документов кадрового делопроизводства не представляется возможным. Некоторые из них мы перечислили, когда говорили о факторах, от которых зависит степень формализации процедуры приема-передачи кадровой документации (начало статьи, опубликованное в № 2` 2011).

Поэтому предлагаемое в настоящей статье выделение отдельных этапов мероприятий по приему-передаче кадровых дел и иной связанной с ними документации носит рекомендательный характер и в условиях деятельности конкретной организации может быть скорректировано. Итак, в самом общем виде к таким этапам относятся:

• предварительный этап – определение порядка и сроков приема-передачи дел и иной кадровой документации;
• проверка кадровой документации (при необходимости сопровождающаяся общей оценкой состояния кадрового делопроизводства на вверенном увольняющемуся работнику и/или вновь приступающему к работе лицу участке работы);
• документальное оформление результатов приема-передачи дел и иной кадровой документации.

Остановимся подробнее на нюансах каждого из них.

Данный этап по сути является предварительным и призван упорядочить все планируемые мероприятия. Порядок и сроки приема-передачи дел и иной кадровой документации могут быть определены:

• как заранее (т.е. во внутренних документах организации, например, в Положении об обработке персональных данных, образец содержания которого мы приводили в Примере 6 на стр. 16 в № 3` 2011),
• так и непосредственно перед сменой конкретного ответственного лица. В этом случае рекомендуем издать приказ, в котором вы сможете предусмотреть состав и порядок необходимых мероприятий (вы можете воспользоваться образцом такого приказа, приведенным в Примере 1 на стр. 23 в № 2` 2011 журнала).

Проверка кадровой документации

Этот этап является обязательным, поскольку осуществить прием-передачу кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом без надлежащей проверки документов невозможно! Игнорирование данного обстоятельства повлечет изначальную недостоверность результатов всей процедуры приема-передачи дел.

Вместе с тем содержание данного этапа зависит от времени, которым вы располагаете, и ряда иных обстоятельств. Как минимум, проверке подлежит наличие тех документов, которые для кадрового документооборота являются обязательными в силу действующих нормативных правовых актов, а их отсутствие влечет административную ответственность. Программа-максимум по приему-передаче дел включает в себя: проверку законности содержания, правильности оформления, надлежащей регистрации и установление соблюдения условий хранения документов, а также состояния программного обеспечения, если оно используется в кадровой работе организации, и общую оценку состояния кадрового документооборота. Все выявленные нарушения и недочеты следует тщательно фиксировать при осуществлении проверки с тем, чтобы в последующем отразить их в итоговом акте приема-передачи.

Как определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации? Это важный вопрос, поэтому уделим ему особое внимание.

Для начала необходимо установить, с какими документами предстоит работать новому сотруднику, которому передаются дела, а также уточнить перечень документации, которая находится в ведении увольняющегося работника.

Если речь идет о смене инспектора отдела кадров, в должностные обязанности которого входит определенный участок кадровой работы (скажем, оформление приема на работу, перевода и увольнения работников), то и проверку следует проводить именно в отношении соответствующих документов. Применительно к этой ситуации следует уделить внимание проверке:

• трудовых договоров с работниками, изменений и дополнений к ним, а также иных соглашений, заключаемых с работниками в процессе их трудовой деятельности в данной организации;
• приказов (распоряжений) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личных карточек работников, которые издаются и ведутся по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
• журналов регистрации указанных приказов (при наличии);
• личных дел работников (в случае обязательности их ведения в силу требования закона или локальных нормативных актов организации);
• трудовых книжек работников, вкладышей в них, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при возложении обязанностей по ведению, хранению и учету, выдаче трудовых книжек приказом (распоряжением) организации на соответствующее должностное лицо).

Если же дела и иную документацию передает руководитель кадрового подразделения компании, необходимо учитывать существующее распределение обязанностей внутри подразделения и уточнить перечень документации, за сохранность которой ответственен этот руководитель лично. Например, на него может быть возложена подготовка и оперативное хранение локальных нормативных актов в сфере труда: положений, регламентов, инструкций и т.п.

Нелишним будет уточнить и действующее в организации распределение функционала по оперативному хранению документов между службой ДОУ (или секретарем, архивом), кадровым подразделением и бухгалтерией. Для этого необходимо ознакомиться с номенклатурами дел (при их наличии) соответствующих подразделений и действующими в организации.