Можно ли взыскать задолженность на основании акта сверки с контрагентом
Почему важна сверка с контрагентами?
Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.
Несколько слов о «дебиторке» и «кредиторке» с позиции права
Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств. В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.
По общему правилу возникшие обязательства прекращаются их исполнением. Если это не представляется возможным, прекратить обязательство можно:
по соглашению сторон – исполнением отступного, заменой другим обязательством (новация);
- по решению одной стороны – прощением долга, зачетом встречного однородного требования;
- по не зависящим от сторон обстоятельствам – вследствие невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации юридического лица.
– задолженность персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам (займам);
– не погашенные виновными лицами суммы потерь и недостач;
– суммы переплаты по налогам и сборам
– полученные авансы от покупателей;
– обязательства по расчетам с бюджетом и фондами по налогам и сборам;
– задолженность перед персоналом по оплате труда;
– долги перед другими контрагентами
Кроме того, задолженность может быть продана или переведена на другое лицо при согласии последнего. Бухгалтеру нужно обратить внимание на все случаи, в каждом из которых прекращение обязательства является основанием для списания его с учета.
Если ни один из этих случаев не наступил, а обязательство не исполнено, то задолженность может быть списана по истечении срока исковой давности, который установлен Гражданским кодексом и составляет три года. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не прописана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику даются семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).
Ошибкой будет считать, что после истечения срока исковой давности кредитор не может потребовать исполнения обязательства (ведь срок исковой давности его не прекращает). Такое право у кредитора есть, но реализовать его можно только во внесудебном порядке. В этом случае шансов взыскать задолженность значительно меньше. А потому кредитору нужно принять меры по взысканию задолженности до истечения срока исковой давности.
Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.
Исходя из всего перечисленного на основании истечения срока исковой давности бухгалтер имеет право списать сумму дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете не ранее чем по прошествии трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (Письмо Минфина РФ от 10.07.2015 № 03‑03‑06/39756). Аналогичный вывод справедлив также и в части кредиторской задолженности, которую налоговые органы могут потребовать включить в состав прочих доходов. Между тем в отсутствие актов сверки и первичных документов невозможно сделать вывод о периоде возникновения задолженности и дате начала течения срока исковой давности (Постановление ФАС УО от 25.11.2010 № Ф09-7954/10‑С2). Отметим: вывод сделан в целях применения бухгалтерского и налогового законодательства в основном исходя из положений гражданского права.
Как провести сверку расчетов?
В ходе инвентаризации наличие кредиторской и дебиторской задолженностей должно быть подтверждено документами, например:
договором с поставщиком или заказчиком;
- актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
- иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.
В процессе инвентаризации составляются акты сверки, в которые вносятся данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяются с данными бухгалтерского учета. После этого оформляется акт инвентаризации по всем расчетам, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных кредиторской и дебиторской задолженностей. Однако названный документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель (п. 5.4 Методических указаний). А потому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.
Обозначенные рекомендации можно с оговорками применить к сверке с контрагентами, которая проводится не только в ходе общей инвентаризации, но и в иных случаях.
Является ли акт сверки первичным документом?
Содержание факта хозяйственной жизни и величину его натурального и (или) денежного измерения (с указанием единиц измерения) для акта сверки проблематично установить, поскольку в нем отражаются расчеты по нескольким хозяйственным операциям, которые должны подтверждаться своей отдельной «первичкой». Акт сверки по своей сути больше напоминает обобщающий учетный регистр, составляемый двумя сторонами. Неспроста в перечне форм учетной документации, применяемой государственными и муниципальными учреждениями (Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), отсутствует акт сверки расчетов, что лишь подтверждает выраженную нами позицию.
В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» акт сверки взаимных расчетов не является документом первичного учета и не относится к документам бухгалтерской отчетности (Письмо Росприроднадзора от 17.02.2015 № ОД-06‑01‑26/2389).
Приведем примеры из арбитражной практики. В Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016 рассматривался спор о взыскании задолженности за проданный товар. Однако материалы дела не подтвердили возникновение такой задолженности. Товарные накладные ответчиком не подписаны (и, как следствие, не являются надлежаще оформленными); каких‑либо иных документов, свидетельствующих о поставке (перемещении) товара по указанным накладным, не представлено. Составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара.
Аналогичные выводы сделаны в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 № А19-11729/2012. Из акта инвентаризации расчетов с покупателями, справки о кредиторской задолженности, книг продаж, расшифровок дебиторской и кредиторской задолженности невозможно установить даты возникновения обязательств. Ссылки на счета-фактуры (являющиеся документами, необходимыми для налогового учета при исчислении НДС) в отсутствие первичных документов не подтверждают даты фактической реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Значит, рассматриваемый документ не является первичным, служащим основанием для отражения хозяйственной операции в учете автономного учреждения. Тем не менее это та бумага, которая служит для проведения «бухгалтерской» процедуры, в ходе которой обнаруживаются неучтенные или неправильно отраженные поставки (оплаты). На них составляются (исправляются) первичные подтверждающие их документы, в то время как акт сверки лишь выявил недочеты по отправлению и оформлению операций.
Как выглядит акт сверки?
Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов:
взаимных расчетов
за период с 01.08.2016 по 31.08.2016
между АУ «Центр социальных услуг»
и ООО «Коммерческое предприятие»
по договору от 01.02.2016 № 10
Автономное учреждение «Центр социальных услуг», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице руководителя Иванова А. С., действующего на основании Устава, и общество с ограниченной ответственностью «Коммерческое предприятие», именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице директора Петрова М. В., действующего на основании Устава, составили настоящий акт сверки расчетов к договору поставки от 01.02.2016 № 10 о нижеследующем.
По данным Покупателя, руб.
По данным Поставщика, руб.
Копия акта сверки, по мнению некоторых судей, может быть достаточным доказательством для взыскания задолженности за выполненные работы
Часть 1. Первая инстанция.
Обратился однажды конкурсный управляющий в арбитражный суд с иском о взыскании с Ответчика задолженности за выполненные работы. Вроде бы обычный иск, обычное дело, каких много в наше время, но, как говорится, «ничего не предвещало беды…».
В предварительном судебном заседании сразу на себя обратил внимание конкурсный управляющий, который уверенно заявил, что у него нет ни одного оригинала документа, подтверждающего сумму задолженности и, я бы сказал, с наглым упрямством стал утверждать о том, что мы сами (т.е. Ответчик) должны принести в суд эти документы.
Судья, из процесса в процесс, слушав позицию конкурсного управляющего, вернее поняв неспособность ее формирования, стал проявлять некую «заботливость», «целеустремленность», «настойчивость», не знаю какие еще тут слова подобрать, чтобы выразить его намерения заставить нас – Ответчика, где-то найти и приобщить к материалам дела оригиналы документов, на которые ссылается Истец!
Естественно, в судебном заседании мы указывали на то, что тоже читали АПК РФ и не нашли там обязанности Ответчика по устной просьбе Истца и/или судьи предоставлять некие документы, подтверждающее сумму задолженности Ответчика, а напротив АПК РФ обязывает самого Истца доказывать те обстоятельства, на которых он основывает свои требования.
Вроде бы все просто: нет доказательств – нет факта, такие «правила игры», даже, можно сказать, такую «золотую формулу» мне навеял сам Арбитражный суд г. Москвы, вынося шаблонные решения и руководствуясь преимущественно указанным правилом.
Приэтом ни конкурсный управляющий, ни судья по неизвестным мне причинам не желали использовать известные инструменты процессуального характера по истребованию доказательств, предусмотренные, как положениями Закона о банкротстве, так и АПК РФ.
В общем, если кратко, вся позиция сторон сводилась к простым взаимоисключающим требованиям:
Конкурсный управляющий требовал иск удовлетворить, основываясь лишь на копии акта сверки и плохой копии договора.
Ответчик возражал против удовлетворения исковых требований, требовал представить документы, подтверждающие сумму задолженности. Более того оспаривал сам факт существования этой задолженности и копий документов.
Выслушав позиции сторон Арбитражным судом города Москвы было принято решение о взыскании в пользу Истца задолженности за выполненные работы по договору подряда в полном объеме.
Т.е. суду хватило копий, оспариваемых Ответчиком, доказательств для установления факта задолженности, ну О.К.!
Вот некоторые цитаты из решения:
«…за ответчиком образовалась задолженность, о чем свидетельствует акт сверки взаимных расчетов, подписанный обеими сторонами без разногласий и возражений. Заявлений о фальсификации данного акта в порядке ст.161 АПК РФ сторонами не представлено, заявлений о проведении экспертизы также не представлено. Подписи уполномоченных лиц, подписавших указанных документ сторонами не оспорены. Вышеприведенные обстоятельства ответчиком не опровергнуты и не приведены доказательства нарушения сроков по вине истца».
P.S. В этом деле меня очень интересовало, чем именно будет руководствоваться судья при вынесении данного решения – хладнокровной профессиональной составляющей или эмоциональной? Ответ на риторический вопрос вроде бы был очевиден: Ведь он судья! – думал я, но в этом деле что-то пошло не так…
Часть 2. Апелляция. Проснулись.
Апелляционная жалоба не заставила себя долго ждать. Доводы, по которым мы считали решения незаконными и необоснованными, тоже особо придумывать не стали: нет документов – нет оснований для взыскания задолженности.
Готовясь к апелляционной инстанции, отчетливо понимали, что весьма не просто представителям всего за 2-3 минуты донести трем судьям, которые видят твое дело, те же 2-3-минуты, всю суть проблемы, которую до этого разбирали минимум пол года.
По этому делу у меня было двоякое желание, с одной стороны я хотел отмены вынесенного решения, с другой стороны мне нравилась формировавшаяся практика, по которой я теперь мог к иску прикладывать копию акта сверки, копию договора и ВСЕ! Зачем теперь мучиться с доказательствами!
В судебном заседании сразу начали с интересного, рассказал суду апелляционной историю о том, что в прицепе концепция, заложенная в решении мне нравится, и я буду рад впредь прикладывать к иску 2 документа: платежку об оплате гос. пошлины и копию акта сверки, и я бы хотел «просудиться» с ней до кассации, так сказать, сформировать практику.
Реакция судей не заставила себя долго ждать, они быстро «проснулись» и стали активно интересоваться как это так, что за странные вещи я говорю. Стали интересоваться, есть ли у конкурсного управляющего оригиналы приобщенных в материалы дела доказательств. Конкурсный управляющий, уверенный в своей правоте, поведал 3-м судьям апелляционной инстанции ту же историю, что и в суде первой инстанции, о том, что оригиналов документов у него нет и то, что их должен был представить сам Ответчик, а раз не представил, значит требования обоснованы!
После 10 секундной напряженной паузы по лицам судей апелляционной инстанции было видно, что их как будто отрезвило, и они начали понимать, в чем тут суть дела (в чем тут подвох 🙂 ). После четко сформулированных и однозначных вопросов судей в адрес Истца и не полученных на них внятных ответов, уже не было сомнений в положительном для нас исходе дела.
Девятый арбитражный апелляционный суд принял постановление, которым решение суда первой инстанции было отменено, в удовлетворении иска отказано в полном объеме!
Ура, мы победили! 🙂
Часть 3. Кассация. Оригиналы документов нашлись!
Конкурсный управляющий, видимо отрезвленный вынесенным постановлением апелляции, решил приложить усилия в исполнении своих обязанностей конкурсного управляющего и нашел оригиналы документов: договор, все акты о приемке выполненных работ, акты сверки, в общем, полный комплект, и обратился в кассацию.
Документы, подтверждающие сумму задолженности, были приложены к кассационной жалобе. Прочитав его кассационную жалобу, первая мысль была о том, что исход дела в кассации был обречен.
И опять для меня, как для судебного юриста, встал вопрос: чем будет руководствоваться судья при рассмотрении данного дела – хладнокровной профессиональной составляющей или эмоциональной?
Кассация ведь такая инстанция, что, с одной стороны, очень мало оснований, по которым можно отменить судебный акт, но не редки случаи, когда придешь на «пустяковое дело», а судьям что-то не понравилось и судебный акт отменяют или отправляют на новое рассмотрение.
В общем, риски были очевидны. С одной стороны, у конкурсного управляющего железобетонные доказательства, он во всех красках в кассационной жалобе описывает о том, что мы, оказывается, обманывали его и суд, утверждали, что документов нет, а они есть, он их нашел!
С другой стороны, шутки-шутками, а дело рассматривается в суде кассационной инстанции и судьи тут имеют иной профессиональный уровень, на что и был наш расчет (конечно и у них бывает…).
На счет приложенных к кассационной жалобе новых доказательств нами были заявлены возражения. Возражения наши строились, в основном, на процессуальную составляющую дела – документы стороной в суде первой и второй инстанции не представлены, соответственно, задолженность не доказана.
Учитывая, что у кассационной инстанции есть пределы рассмотрения дела и суд кассационной инстанции не вправе исследовать новые доказательства, которые не были предметом рассмотрения в суде первой и апелляционной инстанции, при рассмотрении нашего дела кассация особо и не сопротивлялась, и вернула Истцу новые доказательства прямо в судебном заседании, еще и отчитав конкурсного управляющего, что он сам во всем виноват J.
Постановлением кассационной инстанции апелляция оставлено в силе.
Часть 4. Заявление о пересмотре постановления апелляции по вновь открывшимся обстоятельствам.
Конкурсный управляющий сделал новый ход – обратился с заявлением о пересмотре постановления апелляции по вновь открывшимся обстоятельствам, поставив нас опять в непростое положение. В обоснование своих доводов вновь ссылался на то, что мы вводили суд в заблуждение относительно наличия документов, подтверждающих задолженность, а он их нашел, т.е. как он указывал, выявились новые доказательства, о которых суд и он ранее не знали.
И тут я считаю, нам опять на руку сыграла наша неповоротливая система правосудия, руководствуясь в большинстве случаев принципом наименьшего сопротивления. Ведь удовлетворение заявления конкурсного управляющего, по сути, означало бы, что суду апелляционной инстанции пришлось бы рассматривать все дело с самого начала, а хотят ли они этого? – конечно нет!
Изучив более подробно судебную практику, были подготовлены возражения, которые сводились к тому, что получение Истцом новых доказательств не может являться основанием для пересмотра дела по вновь отрывшимся обстоятельствам.
Как установлено ч. 2 ст. 311 АПК РФ вновь открывшимися обстоятельствами являются существенные для дела обстоятельства, которые не были и не могли быть известны заявителю. Но в нашем случае доказательства были известны конкурсному управляющему, вопрос в том, что на тот момент он не мог/не хотел их искать, но, в любом случае, он отчетливо понимал какие доказательства должны были быть представлены в обоснование его исковых требований в суде первой и апелляционной инстанции.
Таким образом, новые доказательства по делу, представляемые Истцом, не являются вновь отрывшимся обстоятельствами и основанием для пересмотра принятого судебного акта.
Как и ожидалось, апелляционная инстанция заявление конкурсного управляющего рассмотрела быстро. В судебном заседании судьи «на нас смотрели косо», говорили сквозь зубы, чувствовалось некое напряжение, когда нас «ткнули носом» в новые доказательства.
Выслушав эмоциональное выступление конкурсного управляющего и хладнокровные возражения Ответчика, апелляционная инстанция отказала в удовлетворении заявления о пересмотре судебного акта по вновь отрывшимся обстоятельствам.
Акт сверки и гарантийное письмо как признание долга
Стороны сделки часто недооценивают такие документы, как акт сверки или гарантийное письмо, которые могут играть большое значение в суде как доказательство признания долга стороной и при неправильном составлении пользы не принесут .
Как следует составлять акт сверки или гарантийное письмо?
В указанных документах недостаточно просто признать наличие задолженности в определенном размере, необходимо прямое указание на договор и первичные документы (товарные накладные) с указанием их номера и даты.
Акт сверки или Гарантийное письмо должны ясно определять сторону сделки . Указание только на их наименование недостаточно, поскольку действующее законодательство не препятствует регистрации юридических лиц с одинаковыми наименованиями. Для более качественной индивидуализации дополнительно следует указывать как минимум ИНН стороны. Получать гарантийные письма следует с собственноручной подписью уполномоченного контрагентом лица.
Принимают ли суды документы как доказательство долга?
Вот некоторая судебная практика по принятиюне принятие судом актов сверок и гарантийных писем как доказательств признания долга:
Подписание Акта сверки должником является совершением обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании имеющегося долга. После подписания сторонами такого акта, срок исковой давности начинает течь заново (письма УФНС России по г. Москве от 17.04.2007 № 20-12/036354, ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, Определение ВАС РФ от 29.01.2013 N ВАС-18503/12 по делу N А40-55203/11-148-475,ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 08.10.2009 № А56-33569/2008, Постановление ФАС Московского округа от 30.06.2009 N КГ-А40/5726-09 по делу N А40-74675/08-81-678).
Суд может не расценить как признание долга Акт сверки, подписанный не уполномоченными на то лицами: главным бухгалтером (Постановления ФАС МО от 26.02.2010 N КГ-А40/507-10; ФАС ЗСО от 22.07.2009 N Ф04-4295/2009, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2010 по делу № А32-15192/2008, Постановление ФАС ДВО от 16.02.2009 N Ф03-250/2009).; заместителем директора (Постановление ФАС МО от 05.04.2010 N КГ-А40/2402-10); заместителем коммерческого директора (Постановление ФАС ПО от 26.04.2010 по делу N А65-15439/2009); начальником юридического отдела (Постановление ФАС СКО от 07.12.2006 N Ф08-5830/2006).
Аналогичные выводы следуют из Определения Высшего Арбитражного Суда РФ от 19 октября 2011 года N ВАС-13029/11 по делу N А40-107552/10-39-969, Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 14 ноября 2011 года N ВАС-1951/10 по делу N А72-199/2009, Определение ВАС РФ от 31.01.2011 N ВАС-211/11 по делу N А32-15192/08-21/191-09-16/158).
В Акте сверки должны быть ссылки на обязательства, на основании которых образовалась задолженность, например на договор, товарные накладные, иные документы. (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.11.2010 № А75-13611/2009 ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 № А31-3047/2009, Центрального округа от 19.03.2010 № Ф10-530/10).
Товарная накладная в совокупности с Актом сверки взаиморасчетов, подписанным сторонами, подтверждает факт поставки товара. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 23.04.2010 по делу N А63-7114/2009, Определение ВАС РФ от 09.06.2010 N ВАС-6777/10 по делу N А44-4331/2009, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18.01.2007 N Ф04-5085/2006(29988-А75-21) по делу N А75-3506/2005
Гарантийное письмо может рассматриваться как доказательство признания Клиентом долга перед Компанией и обязательства об оплате товара в указанный срок (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.01.2013 по делу N А32-17974/2011): …спорные накладные отражены в подписанном предпринимателем акте сверки расчетов по состоянию на 19.10.2010 и гарантийном письме. В гарантийном письме предприниматель признал наличие указанного долга и гарантировал его погашение в марте… (ФАС Северо-Западного округа от 18.03.2013 по делу N А56-32686/2012): Требование удовлетворено, поскольку гарантийным письмом арендатор признал наличие задолженности.
Гарантийное письмо может быть дополнительным доказательством, исправляющим некоторые недостатки основного пакета документов.
Речь идет о наиболее распространенной проблеме при оформлении передачи товаров — подписании документов о приемке товара неуполномоченным лицом.
Если в последующем контрагент направит гарантийное письмо, в котором признает долг, это действие в соответствии с п. 2 ст. 183 ГК РФ будет квалифицировано как прямое последующее одобрение сделки, совершенной неуполномоченным лицом, что следует, в частности, из п. 5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 № 57.
Таким образом, для успешного разрешения спора акт сверки и гарантийное письмо следует правильно оформлять. Как? Образцы акта сверки и гарантийного письма можно посмотреть в этой статье.
Каков статус акта сверки расчетов в отношениях между организациями?
Акт сверки расчетов – это двусторонний документ о результате исполнения организациями своих обязательств. В нем стороны в хронологическом порядке перечисляют все операции за определенный период или по определенному договору и подтверждают размер взаимных требований.
Акт сверки расчетов прерывает срок исковой давности
В гражданском законодательстве акт сверки расчетов свидетельствует о признании организацией своего долга по договору (абз. 2 п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.09.2015 № 43).
При этом подписание акта прерывает течение срока исковой давности.
В статье 203 Гражданского кодекса установлено, что течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.
Перерыв течения срока исковой давности означает, что время, истекшее до перерыва, утрачивает свое значение.
Срок исковой давности начинается заново со дня перерыва.
Время, истекшее до перерыва, в новый срок не засчитывается.
Чтобы акт сверки расчетом мог свидетельствовать о признании долга, он должен содержать:
- размер долга на конкретную дату;
- данные сторон;
- другие сведения, которые позволяют достоверно установить, к каким именно обязательствам он относится.
Подписать акт может генеральный директор организации или иное лицо, у которого есть соответствующая доверенность.
Только такое письменное признание долга означает, что исковая давность по нему начинает течь заново с момента признания.
Причем неважно, истек к этому моменту срок исковой давности или еще нет, она в любом случае возобновится после перерыва (ст. 203 Гражданского кодекса РФ) или уже за пределами истекшего срока (п. 2 ст. 206 Гражданского кодекса РФ).
Акт сверки расчетов подтверждает штрафы по договору
Датой получения доходов в виде штрафов, пеней, неустоек, иных санкций за нарушение договора является, в том числе, дата признания их должником (пп. 4 п. 4 ст. 271 Налогового кодекса).
В случае, если организация — должник добровольно признает санкции за нарушение ею условий договора, такие суммы учитываются кредитором в составе внереализационных доходов на дату их признания.
По мнению Минфина, акт сверки относится к тем документам, которые свидетельствует о признании должником обязанности по уплате кредитору штрафов, пеней, неустоек или иных санкций за нарушение договора в полном объеме либо в меньшем размере (письмо Минфина России от 03.09.2020 № 03-03-06/1/77241).
Особенности использования акта сверки для взыскания долга
При использовании акта сверки для взыскания задолженности следует иметь в виду один нюанс, связанный с определением статуса этого документа.
Акт сверки не является первичным документом.
Подписание акта сверки должником является только совершением должником действия, которое свидетельствует о признании имеющегося долга.
Акт сверки расчетов без первичных документов, на основании которых он составлен, не является достаточным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой. Наличие или отсутствие задолженности подтверждаются исключительно первичными учетными документами.
К такому выводу приходят суды (например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 30.01.2020 № Ф05-19091/2019).
Если организация не сможет представить суду первичный документ (например, акт сдачи-приемки работ, накладные, т. д.) на основании которых этот акт был составлен, то суд не признает подтвержденным исполнение одной стороной своих обязательств по договору и размера задолженности другой стороны.
Поэтому, если организация обратится в суд за взысканием задолженности при наличии одного только акта сверки, в удовлетворении ее исковых требований ей откажут (например, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.06.2020 № Ф03-1927/2020).
Кроме того, если в акте сверки организации укажут на отсутствие долга, организация вправе обратиться в суд с иском о его взыскании.
Верховный суд в Определении от 24.09.2019 № 305-ЭС19-9109 разъяснил, что отсутствие суммы долга в подписанном сторонами акте сверки не дает оснований для отказа во взыскании задолженности при наличии доказательств ее существования.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов
Для чего нужна сверка взаиморасчетов с контрагентами и как правильно составить акт сверки? Можно ли обязать их подписывать акт сверки? В каком случае суд может признать акт сверки как доказательство задолженности? На эти и другие вопросы бухгалтеров ответил Максим Паначёв, член совета директоров ООО «СМАРТ БИЗНЕС» и эксперт Общественной палаты Свердловской области.
Первичка в акте сверки
На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?
Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.
Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.
Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.
Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.
То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.
Как составлять акт сверки взаиморасчетов с поставщиком, если поставщик отправил товар, а мы его еще не получили ?
Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.
Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.
Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.
Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019 с комментариями эксперта смотрите в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов» (шаблон можно скачать) .
Акт сверки: кто составляет и подписывает
Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов ?
По общему правилу акт сверки взаиморасчетов должен подписывать директор компании. Чтобы акт мог подписать главный бухгалтер, нужно оформить доверенность, которая бы давала ему право на подписание акта .
Можно подписывать акты и в электронном виде — электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Например, это можно сделать в сервисе Контур.Взаиморасчеты .
Доверенность на бухгалтера в этом случае прикладывать к акту сверки не обязательно: полномочия бухгалтера определяются в доверенности, с которой он приходит получать электронную подпись.
Кто кому должен предоставлять акт сверки взаиморасчетов — поставщик покупателю или наоборот ? Всегда просим сверку от поставщиков, но нам часто отказывают. Как настоять?
Акт сверки взаиморасчетов не обязателен. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы. Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду. Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.
Если ни в договоре, ни в дополнительном соглашении к нему ничего не говорится об акте сверки взаиморасчётов , принудить контрагента составлять или подписывать этот документ не получится : это не обязательный документ .
Правильно я понимаю, что могу не подписывать акт сверки, если договор не обязывает меня это делать?
Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.
В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями.
Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение стольки-то дней не вернул подписанный акт сверки, то он считается подписанным? Считается ли подписанным в этом случае?
Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.
Иностранная валюта
Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте? Могут ли в одном акте сверки фигурировать и российские рубли, и евро? Как правильно заполнить акт сверки взаиморасчётов в этом случае?
Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история.
Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Но эта оценка будет иметь не обязательственный, а информационный характер. Суд, например, этот столбик не будет принимать во внимание.
Однако есть нюанс. Стороны могут предусмотреть в договоре, что если курс валюты существенно меняется, то одна из сторон обязана доплатить или снизить цену товара. В этом случае акт сверки взаиморасчётов придется составить исходя из курса валюты: допустим, сторона заплатила такую-то сумму в евро, курс ЦБ РФ на тот момент был таким-то.
Факторинг
Как сделать акт сверки взаиморасчётов по факторинговой сделке? Получается, что отгрузку мы делаем в адрес одного контрагента, а оплату получаем от другого. Как выглядит такой акт сверки?
Если у вас есть трехсторонний договор, то в нем можно предусмотреть, что сверка проходит между тремя сторонами. Но сложность такой сверки существенно выше, чем при двухсторонних расчетах: нужно учитывать как оплаты от фактора к поставщику, так и от покупателя к фактору.
Расхождения
Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?
Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год, чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.
Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.
Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?
Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов. Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ ).
А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.
Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий.
В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.
Может ли акт сверки подтвердить отсутствие задолженности?
Как ни странно, нет. Акт сверки, если обе стороны его подписали, может подтвердить задолженность. Но нельзя исключить, что в закрытом периоде обнаружится первичный документ, который в акт не был включён, но накладывает обязательства на одну из сторон. В этом случае первичный документ имеет приоритет перед актом сверки. Нужно составить новый акт сверки, включив в него спорный период.
Можно ли составлять акт сверки за тот же период повторно, если расхождения обнаружились после?
Все зависит от условий договора и от того, о чем вы условитесь с контрагентом.
Либо вы работаете с входящем сальдо, не равным нулю, либо возвращаетесь к моменту, когда это расхождение у вас возникло, и урегулируете этот вопрос.
При этом вам никто не запрещает составлять акт сверки за произвольный период. Например, если в III квартале вы обнаружите расхождения за I квартал, вы можете подписать акт сверки от начала года до текущей даты или до завершения III квартала. В нем вы отразите новые обстоятельства, и приоритет у него будет выше, чем у исходного.
Кстати, условие, что более поздний акт сверки приоритетнее раннего, тоже важно включить в договор, чтобы избежать разногласий.
Разобрались? Проверьте себя — пройдите тест.
Удобная сверка — в Контур.Взаиморасчётах.
Сравнивайте номера документов, даты и суммы, подписывайте акты сверки и протоколы разногласий КЭП.
3 недели бесплатно.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
