Как оформить и отразить в бухгалтерском учете списание испорченных бсо?

Учет БСО и подарков по-новому: отвечаем на самые острые вопросы

Narin_Photo / Depositphotos.com

В Инструкцию № 157н внесены поправки, меняющие порядок отражения на балансе и за балансом бланков строгой отчетности, ценных подарков и сувениров. Уточненный порядок учета применяется при ведении учета и формировании бухгалтерской отчетности 2020 года.

Согласно новой редакции Инструкции № 157н на забалансовом счете 03 отражаются БСО, выданные ответственным лицам с мест хранения/ со склада для их оформления/ использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения или находящиеся у ответственных лиц с момента их приобретения. Ранее забалансовый счет 03 следовало применять для учета всех БСО, находящихся как на складе/ в местах хранения, так и у лиц, ответственных за выдачу БСО

Одновременно уточнение внесено и в п. 118 Инструкции № 157н. Если ранее из состава прочих материальных запасов исключались все БСО, то согласно новой редакции не учитываются в составе прочих материальных запасов только те БСО, которые выданы ответственным лицам склада или которые приобретены непосредственно ответственными лицами в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад.

Подарочная и сувенирная продукция, предназначенная для награждения или дарения, теперь учитывается на забалансовом счете 07 с момента выдачи ее со склада или с момента приобретения в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад и до момента вручения. При одновременном представлении лицами, ответственными за их приобретение и вручение/дарение, документов, подтверждающих приобретение и вручение ценных подарков/сувениров, информация о таких материальных ценностях за балансом не отражается. Ранее, напомним, забалансовый счет 07 следовало применять для учета всех подарков и сувениров, предназначенных для награждения или дарения, находящихся как на складе и в местах хранения, так и у лиц, ответственных за награждение/ дарение даже в случае одновременного представления ответственными лицами документов о приобретении подарков/ сувениров и их вручении.

В результате таких изменений возникает несколько вопросов, которые следует решить до формирования отчетности за 2020 год.

Вопрос 1. Следует ли скорректировать входящие остатки на 1 января 2020 года по БСО и ценным подаркам/ сувенирам, находившимся на начало года на складе, и «поднять» их на баланс?

Поправками окончательно урегулирован порядок отражения на балансе БСО и подарков, а также обеспечена возможность корректировки входящих остатков на 1 января 2020 года по БСО и подаркам/сувенирам, ранее отраженным на забалансовых счетах, но подлежащим учету на балансе по новым правилам. Итак:

Шаг 1. В межотчетный период отразите в составе материальных запасов БСО и подарки, которые хранились на складах субъекта учета по состоянию на 1 января 2020 года (в том числе приобретенные до 1 января 2019 года) на счете 105 06 через счет 401 30 на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Одновременно уменьшите показатели на забалансовых счетах 03 и 07.

Обратите внимание, что БСО могут учитываться за балансом на счете 03 в условной оценке: 1 объект, 1 рубль. Учесть на балансе БСО, находящиеся на складе, следует по первоначальной стоимости, а в случае, если невозможно такую стоимость восстановить (например, документы утрачены) – по справедливой стоимости.

В Сведениях об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173, ф. 0503773) отразите соответствующие изменения в гр. 5 по коду «02» – изменения, связанные с внедрением федеральных стандартов бухучета, поскольку корректировка связана с применением положений Стандарта «Запасы» начиная с 1 января 2020 года. Согласно положениям Стандарта «Запасы» объекты бухгалтерского учета, подлежащие отражению в учете на соответствующих балансовых счетах, ранее не признававшиеся таковыми в составе запасов и/или отражавшиеся на забалансовом учете, признаются субъектом учета в составе запасов, т.е. отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах. Финансовый результат, сформированный при первом применении от признания запасов, ранее не отраженных в бухгалтерском учете, отражается субъектом учета в качестве корректировки показателя финансового результата прошлых отчетных периодов на начало отчетного периода. При этом сравнительная информация по запасам (их поступлениям, выбытиям) за годы, предшествующие первому применению Стандарта, не пересчитывается.

БСО и подарки в момент их приобретения/ изготовления/ получения в целях использования в деятельности субъекта учета соответствуют критериям, установленным Стандартом «Концептуальные основы. » для признания таких объектов учета в качестве «активов», а также определению материальных запасов, установленному п. 7 Стандарта «Запасы», что позволяет отразить БСО и подарки на балансовых счетах в составе материальных запасов.

Шаг 2. После корректировки входящих остатков отразите списание в общеустановленном порядке на текущие расходы учреждения с одновременным отражением на соответствующих забалансовых счетах 03 и 07 тех БСО и подарков , которые были выданы в течение 2020 года со склада лицам, ответственным за их использование/оформление, награждение/дарение.

Шаг 3. Проверьте и сторнируйте в случае необходимости обороты на забалансовом счете 07 в случае, если в течение 2020 года отражали на нем подарки, приобретенные и одновременно подаренные/врученные ответственным лицом.

Все корректировочные записи оформите Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). При этом первичные документы, оформленные ранее, переделывать не нужно.

Вопрос 2. Следует ли отражать в течение года БСО и подарки, приобретенные непосредственно ответственными лицами в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад, на счете 105 06 «Прочие материальные запасы»?

В соответствии с положениями Порядка № 209н расходы, осуществляемые в связи с приобретением или изготовлением подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, а также приобретение/ изготовление бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 КОСГУ. Поэтому оплаченные БСО, подарки и сувениры необходимо сначала отражать в составе материальных запасов на счете 105 06.

Отражение на забалансовых счетах 03 и 07 БСО и подарков, приобретенных непосредственно ответственными лицами в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад, минуя счет 105 00 не предусмотрено положениями Инструкций №№ 162н, 174н и 183н.

Также противоречит положениям Инструкций №№ 162н, 174н и 183н закрытие расчетов с поставщиками и отнесение на текущие расходы учреждения приобретенных БСО и подарков напрямую без использования счета 105 06.

Вопрос 3. Как отразить БСО и подарки при их возврате ответственными лицами на склад в течение года?

Если в течение 2020 года ответственным лицом осуществлен возврат БСО, подарков, сувениров на склад, отразите выбытие объектов на соответствующих забалансовых счетах 03 и 07, а также восстановление запасов в балансовом учете по стоимости на дату их выбытия с балансового учета или справедливой стоимости — в том случае, если невозможно восстановить первоначальную стоимость – например, документы на приобретение БСО утрачены.

Такое «поднятие» БСО, подарков, сувениров, наград, призов, кубков на баланс в случае принятия собственником имущества решения об их безвозмездной передаче другому учреждению/ органу власти или в случае их возврата ответственным лицом в места хранения/ на склад прямо теперь урегулировано новыми редакциями Инструкций №№ 162н, 174н и 183н: в учете данная операция отражается по дебету счета 0 105 ХХ 34Х и кредиту счета 0 401 10 172 с одновременным уменьшением соответствующих забалансовых счетов 03, 07.

Как списать бланки строгой отчетности

Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!

Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.

Когда разрешено списывать БСО

В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.

Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).

Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.

В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.

Главные причины снятия БСО с учета:

• окончание установленного срока хранения для использованных и испорченных во время заполнения документов;
• прочие чрезвычайные обстоятельства, которые приводят к необходимости списания документации со счетов учета (порча, потеря, хищение).

На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:

• наименование;
• серия и номер документа;
• информация об утверждении.

При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.

Как регулируется

Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.

Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.

Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.

Процедура списания

Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.

• корешки или копии квитанций;
• записи в книге учета формы 0504045 с подписями получателей;
• расписки сотрудников в получении пропуска или удостоверения;
• журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек и прочие.

Как составить приказ

Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.

В документе должна содержаться следующая информация:

1. Решение администрации учреждения о назначении комиссии по списанию бланков строгой отчетности, из членов которой выбирается председатель.
2. Перечень оснований для проведения процедуры, в которых может указываться инвентаризационная опись по БСО.
3. Определение контрольных полномочий комиссии. Они могут возлагаться на главного бухгалтера или руководителя учреждения.

Как составить акт

В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.

БСО перечисляются в таблице с проставлением:

• серии;
• номера;
• причины снятия с учета;
• даты уничтожения.

Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.

Помарки и исправления в документации не допускаются.

При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:

• номер; дату составления;
• название организации;
• ИНН, КПП и код ОКПО предприятия;
• Ф. И. О. МОЛ;
• корреспонденцию бухгалтерских счетов.

Надо ли сразу списывать испорченные бланки

Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.

Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.

Как отказаться от старых БСО?

Согласно п.8 ст.7 №290-ФЗ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, выполняющие работы, оказывающие услуги населению могут не применять контрольно-кассовую технику и выдавать клиентам бланки строгой отчетности до 1 июля 2019 года. Исключение составляют организации и ИП с наемными сотрудниками, с которыми заключены трудовые договоры, оказывающие услуги в сфере общественного питания и ритейла — они применяют кассу с июля 2016 года.

На бланках строгой отчетности оформляются квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. В 2019 году выдавать клиентам унифицированные БСО могут: компании-перевозчики, туристические фирмы, концертные залы, театры, филармонии, стадионы, кинотеатры, выставочные залы, ветеринарные клиники и больницы, ломбарды.

С 2019 года БСО нельзя печатать в типографии. Устройство, которое печатает БСО должно обладать теми же функциями, что и ККТ. В БСО должны содержаться реквизиты, которые указывают в обычном чеке.

С 1 июля организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению без наемных сотрудников по трудовым договорам будут обязаны использовать ККТ, в том числе как автоматизированную систему для БСО. Как же отказаться от старых бланков?

Списание БСО

Пра­ви­тель­ство в По­ло­же­нии об осу­ществ­ле­нии на­лич­ных рас­че­тов ука­за­ло на воз­мож­ность уни­что­же­ния ис­пор­чен­ных или неком­плект­ных фор­му­ля­ров БСО.

Обя­за­тель­ное усло­ви­е для спи­са­ния БСО:

1. Хра­не­ние документов не менее 5 лет.
2. Уча­стие в про­це­ду­ре уни­что­же­ния БСО чле­нов ко­мис­сии.
3. Со­став­ле­ние акта о спи­са­нии ис­пор­чен­ных блан­ков стро­гой от­чет­но­сти.

При со­став­ле­нии опи­сы­ва­е­мо­го акта о спи­са­нии БСО нужно использовать официальный об­ра­зец акта спи­са­ния БСО. Коммерческие организации и предприниматели могут использовать официальный образец или утвердить свою форму списания БСО. В пра­виль­ном акте должны быть указаны:

• название предприятия, адрес, ИНН, телефон, ФИО руководство,
• ука­за­ние на ма­те­ри­аль­но от­вет­ствен­но­го со­труд­ни­ка, чле­нов ко­мис­сии и рек­ви­зи­тов со­от­вет­ству­ю­ще­го при­ка­за,
• пе­речень под­ле­жа­щих уни­что­же­нию блан­ков стро­гой от­чет­но­сти,
• под­пи­си всех участ­ву­ю­щих лиц,
• дата из­го­тов­ле­ния фор­му­ля­ра.

Об ответственном за старые БСО сотруднике

Перед списанием БСО нужно выбрать ответственного за БСО работника. С ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 14, ст. 244 ТК РФ). Сотрудник будет получать БСО, вести учет в книге, отвечать за сохранность бланков, заполнять их или выдавать работникам, которые получают в оплату услуг наличные.

Принимать купленные БСО сотрудник обязан при комиссии, созданной руководителем. Они должны сверять количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии, где печатали старые БСО. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСО.

При передаче БСО работнику, который будет рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета расход и остаток бланков. Испорченные бланки нельзя выкидывать, их нужно перечеркнуть и приложить в книгу учета БСО.

Учет и хранение БСО

Единой формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно или позаимствовать форму из Указаний ГМЭК. Листы книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организации.

Хранить БСО нужно в сейфе, который опечатывается в конце рабочего дня. Инвентаризацию БСО нужно проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассе.

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, необходимо хранить не менее 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланков.

Вывод

С 1 июля 2019 года независимо от выдачи чеков или БСО организациям и ИП потребуется применение ККТ. Старые БСО необходимо корректно списать после истечения 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы, и только когда пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, уничтожить на основании акта, составленного комиссией.

Как отразить покупку сувенирной продукции и БСО

Нет времени читать?

С 2019 г. изменился порядок отражения бланков строгой отчетности и сувенирной продукции в бухгалтерском (бюджетном) учете.

Отражение в бухгалтерском (бюджетном) учете

С 2019 г. в соответствии с пунктом 11.4.8 Порядка применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 29.11.2017 № 209н, расходы на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, бланков строгой отчетности относятся на подстатью КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

В соответствии с пунктом 98 Инструкции № 157н в составе группы материальных запасов по соответствующим счетам аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» учитываются материальные ценности, приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступившие на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо.

К таким материальным ценностям относятся в частности ценные подарки, сувенирная продукция, иные материальные ценности, предназначенные для целей награждения (дарения), бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях выполнения функциональной деятельности.

Следовательно, материальные ценности в виде БСО и ценных подарков, приобретенные (созданные) для использования в процессе деятельности учреждения и находящиеся у него на хранении, подлежат отражению в бухгалтерском (бюджетном) учете на счете 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Разъяснения Минфина РФ

Министерство финансов РФ разъяснило, что необходимо делать обеспечения единого подхода при отражении в бухгалтерском (бюджетном) учете операций, связанных с приобретением памятных подарков (сувенирной продукции), бланков строгой отчетности с 2019 г. (Письмо от 26.04.2019 № 02-07-07/31230 «О применении подстатьи КОСГУ при отражении в бухгалтерском (бюджетном) учете операций, связанных с приобретением памятных подарков (сувенирной продукции), бланков строгой отчетности»).

При выдаче материальных ценностей в виде БСО работнику учреждения, который отвечает за их оформление и выдачу, указанные МЦ отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» до момента предоставления им документа, подтверждающего их выдачу (уничтожение испорченных бланков). В этом случае Минфин РФ рекомендует одновременно отнести стоимость бланков строгой отчетности, выданных с мест хранения, на расходы текущего финансового периода – по дебету счета 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года». При принятии решения комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов о списании БСО в результате их порчи или хищения необходимо оформить Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) в соответствии с порядком, установленном приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению». При этом в случае принятия решения о списании бланков строгой отчетности, находящихся на хранении (на складе) учреждения, их стоимость относится по дебету счета 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

С момента выдачи с мест хранения ценных подарков (сувенирной продукции) работнику учреждения, который отвечает за организацию протокольного (торжественного) мероприятия и (или) их вручение, указанные МЦ отражаются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до момента их передачи (вручения). По разъяснениям Минфина, по факту документального подтверждения выдачи ценных подарков их стоимость необходимо отнести на расходы текущего финансового периода – по дебету счета 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года». По факту вручения ценных подарков в рамках протокольных и торжественных мероприятий, ответственному за вручение ценных подарков работнику необходимо обеспечить оформление документа о вручении.

Таким документом, по мнению Минфина РФ, может быть акт о вручении, оформленный по форме и в порядке, который установлен учреждением в регламенте по проведению протокольных и торжественных мероприятий и закреплен в учетной политике учреждения. При этом форма акта вручения должна соответствовать обязательным требованиям к составу реквизитов с допустимостью отсутствия подписи лица, которому вручен подарок.

Если проведение торжественных и протокольных мероприятий, утвержденное протоколом учреждения, не предусматривает хранение на складах учреждения приобретаемых для награждения или дарения ценных подарков, в бухгалтерском учете по факту одновременного представления ответственным за приобретение указанных МЦ и за организацию мероприятия и (или) вручение ценных подарков, документов, которые подтверждают приобретение и вручение, информация о таких МЦ на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается. В этом случае стоимость подарков по факту поступления сразу относится на расходы текущего финансового периода — по дебету счета 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года».

Так как вышеописанные порядок отражения БСО и подарков в бухгалтерском бюджетном учете является разъяснением Минфина, а не нормативным актом, учреждению необходимо закрепить его в учетной политике.

Бланки строгой отчетности

Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности, описано в п. 118 Инструкции№ 157н, они должны обладать следующими признаками:

• изготовлены типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти;
• содержат номер, серию;
• имеют степень защиты;
• хранятся, выдаются и уничтожаются в соответствии со специальными требованиями, установленными уполномоченным органом власти.

Согласно п. 337 Инструкции № 157н в учетной политике учреждения должен быть прописан весь перечень применяемых учреждением БСО. Это могут быть трудовые книжки с вкладышами, дипломы, сертификаты, свидетельства, квитанции и т.п.

Сувенирная продукция

К подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи относятся:

• поздравительные открытки и вкладыши к ним;
• приветственные адреса, почетные грамоты, благодарственные письма, дипломы и удостоверения лауреатов конкурсов для награждения и т.п.;
• цветы;
• призы, знамена, кубки;
• материальные ценности, приобретаемые в целях награждения (дарения), в том числе ценные подарки и сувениры.

Автор: Наталья Гольева,
руководитель бюджетного направления Линии консультаций ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Как правильно списать испорченные бланки строгой отчетности – процедура списания БСО и образец акта

Хозяйствующие субъекты, оказывающие населению (физическим лицам) разные услуги, могут осуществлять расчеты наличностью без применения аппаратов ККТ и выдачи кассовых (фискальных) чеков.

Однако такие организации и предприниматели обязаны оформлять и выдавать клиентам (заказчикам) надлежащие бланки строгой отчетности (БСО), являющиеся, как известно, официальными расчетными документами.

БСО соответствующей разновидности является заменой кассовому (фискальному) чеку в ситуациях, когда продавец на законном основании не использует аппарат ККТ для фиксации фактов получения денежных средств от покупателей.

Строгий учет расчетных документов, относящихся к БСО, подразумевает корректное заполнение ответственным лицом – представителем хозяйствующего субъекта, принимающего наличность от населения в качестве платы за оказанные услуги.

При этом на практике часто возникают ситуации, когда бланк строгой отчетности признается испорченным.

Какие действия предпринимаются в отношении испорченных БСО, как производится списание недействительных бланков – все эти моменты требуют более детального рассмотрения.

1. Можно ли вносить исправления в БСО?
2. Что делать, если испорчен документ?
3. Как списать — порядок действий
4. На какой счет списывать?
5. Как составить акт списания?
6. Скачать образец
7. Выводы

Можно ли вносить исправления в БСО?

Как уже отмечалось ранее, документы строгой отчетности является полноценной заменой кассовому (фискальному) чеку в тех случаях, когда продавец, предоставляющий населению какие-либо услуги (за исключением отрасли общепита) и принимающий от физических лиц денежную наличность в качестве платы, законно не применяет аппарат ККТ для фиксации получаемой выручки и подтверждения факта продажи.

Важно уточнить, что до 01.07.2019 у ряда организаций/предпринимателей есть легальная возможность выдавать клиенту БСО вместо фискального чека, генерируемого онлайн-кассой.

Как следует из общего названия этого расчетного документа, любой бланк, относящийся к БСО, подлежит строгому учету и аккуратному заполнению. Как заполнять БСО правильно?

Бывает и так, что при заполнении документальной формы строгой отчетности нередко допускаются ошибки, указываются неверные данные, делаются помарки.

Возникает резонный вопрос: можно ли вносить какие-либо корректировки в заполненный бланк документ?

В законодательстве есть конкретный ответ: исправлять БСО не разрешается.

Если расчетный документ, подлежащий строгому учету, содержит ошибку или помарку, он считается испорченным.

Соответственно, его нельзя использовать по назначению или сразу же уничтожать.

Что делать, если испорчен документ?

Если бланк расчетного документа, подлежащий строгому учету на предприятии или у частного предпринимателя, оказывается испорченным при заполнении, его уже нельзя использовать по целевому назначению.

Если клиент по какой-либо причине вдруг отказывается оплатить заказанную предоставленную услугу, заполненный расчетный документ, относящийся к БСО, также будет считаться испорченным, даже если в нем отсутствуют ошибки и помарки.

Очевидно, что ситуации порчи могут возникать достаточно часто в практике наличных расчетов с населением (физическими лицами). Характерной особенностью испорченного расчетного документа является тот факт, что его заполнение не привело к получению нужной суммы денежной выручки.

Не разрешается исправлять, выбрасывать или уничтожать испорченную форму строгой отчетности.

Строгий учет таких документов предусматривает, что хозяйствующий субъект должен обязательно обосновать – почему бланк заполнен, а деньги в нужной сумме не были приняты от физического лица (клиента, заказчика).

Так, в отношении испорченного бланка строгой отчетности применяется следующий порядок действий:

1. Испорченный документ передается сотруднику хозяйствующего субъекта, отвечающему за конкретные бланки строгой отчетности.
2. Документ перечеркивается диагональной линией и сразу же изымается из оборота.
3. Перечеркнутый бланк прикрепляется к журналу(книге) учета БСО.
4. К завершению рабочего дня испорченные формы сдаются вместе с корешками/копиями расчетных документов, удостоверяющих полученную выручку, и суммой дневной выручки.
5. Любые БСО – как использованные, так и испорченные – хранятся у хозяйствующего субъекта в специально отведенном месте на протяжении пятилетнего срока, по истечении которого осуществляются инвентаризация, списание и последующее их уничтожение.

Если организация или ИП применяет автоматизированную систему учета БСО, ему следует аннулировать испорченный бланк строгой отчетности, поставив соответствующую отметку напротив сведений о нем.

Если была произведена распечатка такого документа, он передается на хранение уполномоченному сотруднику организации, отвечающему за данные БСО. Как хранить бланки строгой отчетности?

Ликвидацию испорченных документов следует осуществлять в нормативные сроки после проведения их ревизии и надлежащего списания.

Как списать — порядок действий

Порядок списания испорченных бланков строгой отчетности аналогичен алгоритму списания использованных расчетных документов, подлежащих строгому учету:

• Руководством хозяйствующего субъекта издается распорядительный акт (приказ), регламентирующий проведение инвентаризации БСО.

В приказе указываются причины и сроки проведения проверки, а также утверждается состав комиссии (должно быть минимум три сотрудника организации), уполномоченной выполнять инвентаризационные мероприятия.

• Осуществляются инвентаризационные процедуры (подсчет количества, проверка качества), по итогам которых составляется ревизионная опись (акт), оформляемая по стандарту ИНВ-16.
• По каждой разновидности БСО выполняется сверка фактических данных, собранных посредством ревизии, с учетной информацией, содержащейся в Книге (журнале) учета БСО. Реальные и учетные сведения должны совпадать.
• Если обнаруживаются несоответствия (излишки/недостаток), составляются ведомости сличения (сверки). Сотрудник, отвечающий за данные БСО, должен объяснить причины выявленных несоответствий. Назначается и проводится внутреннее расследование, призванное установить настоящих виновников излишка/недостатка, на которых по итогам проверки может налагаться соответствующее взыскание.
• Испорченные бланки БСО списываются особой комиссией, назначаемой и утверждаемой руководством путем издания соответствующего приказа. Через 30 (тридцать) дней, прошедших с момента завершения ревизии, уничтожаются копии, корешки и испорченные бланки БСО.

На какой счет списывать?

Устаревшие, использованные и испорченные бланки БСО списываются в бухучете хозяйствующего субъекта двумя основными корреспонденциями:

• Дебет 20(26) / Кредит 10.
• Кредит 006.

Как составить акт списания?

Организации, осуществляющие списание БСО, оформляют для этой цели соответствующий документ – Акт списания.

При этом бюджетные организации пользуются унифицированным шаблоном, утвержденным особым нормативным актом (приказ № 52н).

Прочие хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму акта списания или воспользоваться образцом, рекомендованным законодательством.

Так или иначе, любой акт списания БСО обязательно содержит следующую информацию:

• наименование и основные реквизиты хозяйствующего субъекта;
• сведения о материально ответственном сотруднике (ФИО, должность);
• состав особой комиссии, осуществляющей такое списание, а также распорядительный акт, утверждающий данный состав;
• перечень бланков, требующих списания и последующей ликвидации;
• дата составления (заполнения) этого акта.

Подписание данного акта осуществляется всеми участниками процедуры списания.

Табличная часть такого акта содержит сведения о сериях/номерах всех бланков, подлежащих списанию/ликвидации, а также о причинах совершаемого списания (например, признание порчи расчетного документа из-за ошибки, допущенной при его заполнении).

Кроме того, указывается дата выполнения ликвидации.

Скачать образец

Скачать образец акта о списании бланков строгой отчетности – ссылка.

Выводы

Испорченные бланки БСО не могут применяться по назначению. Они требуют своевременного обнаружения и правильного учета, порядок которого регламентируется нормами действующего законодательства.

Важная роль при этом отводится ревизии БСО, их хранению, корректному списанию и ликвидации.