Как в авансовом отчете отразить расходы на проезд?

Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

• оплата транспорта командированным (ст. 168);
• расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
• при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
• работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
• проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

• компенсация расходов на основании проездных документов;
• покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
• выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

• 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
• 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
• 73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

• Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
• Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
• Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

• Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
• Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
• Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
• Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
• Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Учет расходов по служебным поездкам «дистанционных» работников на примере с проводками

Расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Лицо, с которым заключен трудовой договор о дистанционной работе, считается дистанционным сотрудником. Работодатель также вправе направить его в командировку. То есть в служебную поездку, для которой характерно наличие распоряжения нанимателя на выполнение служебного поручения в заданный срок и вне места постоянной работы. Так дистанционный сотрудник может быть направлен в командировку в головной офис или в филиал работодателя, а также в другие города, отличные от своего местонахождения.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, которые содержат нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). Однако в этой главе отсутствуют особенности командирования дистанционных работников. Поэтому на них распространяются гарантии, предусмотренные статьями 167 и 168 Трудового кодекса РФ.

По статье 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возмещать командированному сотруднику следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения командировочных расходов определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Документальное оформление

При направлении дистанционного сотрудника в командировку работодатель оформляет следующие документы:

• соответствующий приказ (распоряжение);
• командировочное удостоверение. В нем указывается дата приезда сотрудника в пункт назначения и дата выезда из него;
• служебное задание. В нем указывается цель служебной поездки.

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчет о выполнении служебного задания и авансовый отчет. К нему он должен приложить документы, подтверждающие командировочные расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.). В течение трех дней авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию работодателя.

Отметим, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. Вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением. Поэтому расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770).

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчет о выполнении служебного задания и авансовый отчет. К нему он должен приложить документы, подтверждающие командировочные расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.). В течение трех дней авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию работодателя.

В главе 49.1 Трудового кодекса РФ не указан порядок обмена документами, которые служат для направления дистанционного сотрудника в командировку, а также теми, что составляются по ее окончании. Такой обмен может происходить в электронном виде с последующим направлением по почте подлинников необходимых документов, подтверждающих командировочные расходы.

Дело в том, что по статье 312.1 Трудового кодекса РФ при дистанционной работе взаимодействие между работодателем и дистанционным сотрудником осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

Учет в расходах по налогу на прибыль

Согласно разъяснениям Минфина России в опубликованном письме, затраты на командировку дистанционного работника фирма вправе учесть в составе прочих расходов, при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Следует иметь в виду, что рассматриваемые затраты фирма может включить в состав прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Конечно при условии их соответствия критериям, перечисленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть издержки должны быть обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме без учета принимаемого к вычету НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978.

Обложение НДФЛ

По мнению Минфина России в комментируемом документе, если поездка дистанционного сотрудника для выполнения служебного поручения признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов применяются нормы пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Согласно им, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее предлы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные в размере не более:

• 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 2500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Также не учитываются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

• на проезд до места назначения и обратно;
• на сборы за услуги аэропортов, комиссион-ные сборы;
• на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
• на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения;
• на оплату услуг связи;
• на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, виз;
• по обмену наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Допустим, командированный сотрудник не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения. Тогда суммы такой оплаты освобождаются от обложения НДФЛ в размере не более:

• 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 2500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Обложение страховыми взносами

Суточные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд, проживание, провоз багажа, выдачу виз и т. д. не облагаются взносами, которые подлежат уплате в государственные внебюджетные фонды: ПФР, ФСС России, ФФОМС (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Отметим, что суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. То есть в отличие от обложения НДФЛ в части страховых взносов суточные не нормируются (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).

Также обратите внимание на то что, не подтвержденные документально командировочные расходы по авансовому отчету, выплаченные сотруднику компании, подлежат обложению страховыми взносами (письмо ПФ России от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Налоговый консультант И.Н. Новиков, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Комментируемый документ: Письмо Министерства финансов РФ № 03-04-06/17867 от 18.04.2014 «Расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций»

Оформить командировку без ошибок

Какие документы необходимо оформлять при командировках, какие расходы можно возместить, а какие – нет, какими нормативами пользоваться и как отразить командировочные расходы — в электронной книге «Командировки работников» >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Выбор читателей

Законно ли контролировать рабочее время с помощью ПО и видеокамер

Роструд разъяснил, как отстранять от работы отказавшихся от прививки

Изменения в платежках с 17 июля 2021

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Новый порядок учета билетов и ваучеров на проезд авиа- и железнодорожным транспортом

yupiramos / Depositphotos.com

Недавними поправками в Инструкцию № 157н в числе прочего внесены уточнения в части учета денежных документов.

Бумажные билеты – в кассу!

С 2021 года в составе денежных документов, подлежащих учету на счете 201 35, прямо поименованы перевозочные документы/билеты для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе.

Проездные документы/билеты и ранее вполне обоснованно могли учитываться в составе денежных документов, поскольку удостоверяют право его владельца на получение определенных товаров, работ, услуг в установленной таким документом сумме. Перечень денежных документов и до внесения указанных изменений являлся открытым, соответственно его можно было расширить в случае, если рассматриваемый документ нес в себе аналогичные свойства.

Затруднения вызывала возможность применения счета 201 35 для отражения в учете проездных документов, оформленных как типографским способом, так и в электронном виде. Прямая норма новой редакции Инструкции № 157н устраняет все неясности – билеты для проезда железнодорожным и авиационным транспортом отражаются в составе денежных документов только если они оформлены на бумажном носителе.

Теперь не вызывает сомнения, что авиа- и железнодорожные билеты, оформленные на обычных бланках строгой отчетности, изготовленных типографским способом, учитываются в составе денежных документов на счете 201 35. Такие билеты приобретаются учреждением в целях обеспечения работников, иных лиц проездными документами в служебных целях, в том числе через подотчетное лицо, которому поручено от имени учреждения произвести покупку билетов. Проездные документы следует хранить в кассе учреждения, выдавать под отчет, а затем подотчетное лицо составляет Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуг по перевозке.

Обратите внимание: билеты, приобретенные сотрудником или иным лицом, расходы на приобретение которых подлежат возмещению в соответствии с законом, не учитываются в составе денежных документов и не сдаются в кассу учреждения. Например, при направлении сотрудника в служебную командировку билеты, как правило, приобретаются от имени физического лица и стоимость произведенных им расходов возмещается сотруднику в соответствии с трудовым законодательством. В случае выдачи денежных средств авансом до момента подтверждения сотрудником факта использования приобретенного билета за сотрудником – подотчетным лицом отражается задолженность на счете 208 26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг». При предоставлении подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуг по перевозке в учреждении признаются командировочные расходы и производится окончательный расчет с сотрудником

Ну а что делать с электронными билетами?

Вопрос их отражения в учете прямо не урегулирован. В составе денежных документов электронные проездные документы не отражаются, т.к. это противоречит положениям Инструкции № 157н. Финансовым ведомством ранее высказывалась позиция, согласно которой акт об оказании услуг по приобретению, оформлению и выдаче проездных билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика. Приобретение электронного билета подтверждает лишь право воспользоваться услугой перевозки. Поскольку учреждение приобретает услугу перевозки, которая еще не оказана, и электронный билет подтверждает право воспользоваться такой услугой, стоимость оплаченных электронных билетов рекомендуем учитывать в качестве задолженности перевозчика – железнодорожной или авиакомпании – по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на соответствующем счете 206 00. Такой способ отражения в учете приобретенных электронных проездных документов в составе выданных авансов необходимо согласовать с учредителем или финорганом и закрепить в учетной политике учреждения.

Если учреждение осуществляет приобретение электронных билетов для нужд учреждения по договору или через подотчетное лицо, уполномоченное осуществить покупку электронных билетов от имени организации, такую закупку можно отражать в учете следующим образом:

Учреждением по договору приобретены у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты.

Согласно учетной политики учреждения приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с перевозчиком

1 304 05 222
или
0 201 Х1 610
Увеличение 18
(244 КВР, 222 КОСГУ)

Подотчетное лицо от имени учреждения (по доверенности) приобрело у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты. Аванс перечислен с лицевого счета учреждения на дебетовую карту, выданную сотруднику, оплата произведена сотрудником с использованием дебетовой карты.

На основании авансового отчета сотрудника приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с перевозчиком согласно учетной политике учреждения

0 210 03 561
Увеличение 17
(510 АнКВИ, 510 КОСГУ)

1 304 05 222
или
0 201 11 610
Увеличение 18
(610 АнКВИ, 610 КОСГУ)

0 210 03 661
Увеличение 18
(244 КВР, 222 КОСГУ)

Сотрудником или иным лицом предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, например, посадочный талон, контрольный купон

0 109 ХХ 222
или
0 401 20 222

Произведен зачет аванса в части стоимости фактически оказанных услуг перевозки

При приобретении электронных билетов через агентство расчеты с контрагентом – агентством подлежат закрытию при исполнении им своих обязательств и подтверждении факта оказанной услуги соответствующим документом, например, актом об оказании услуг. Но и в этом случае услуга непосредственно перевозчиком не оказана, поэтому стоимость оплаченных электронных билетов также рекомендуем учитывать в качестве задолженности железнодорожной или авиакомпании по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на соответствующем счете 206 00.

В таком случае может применяться следующая схема корреспонденций:

Учреждением перечислен авансовый платеж агентству за оформление авиа- или железнодорожных электронных билетов

0 206 22 56Х
(Агентство)

1 304 05 222
или
0 201 Х1 610
Увеличение 18
(244 КВР, 222 КОСГУ)

Агентством оформлены авиа- или железнодорожные электронные билеты, предоставлен акт оказанных услуг.

Закрыты расчеты с агентством. Согласно учетной политике приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с авиа – или железнодорожной компанией

0 206 22 56Х
(Перевозчик)

0 302 22 73Х
(Агентство)

Произведен зачет аванса, ранее перечисленного агентству

0 302 22 83Х
(Агентство)

0 206 22 66Х
(Агентство)

Сотрудником или иным лицом предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, например, посадочный талон, контрольный купон

0 109 ХХ 222
или
0 401 20 222

0 302 22 73Х
(Перевозчик)

Произведен зачет аванса в части стоимости фактически оказанных услуг перевозки

0 302 22 83Х
(Перевозчик)

0 206 22 66Х
(Перевозчик)

Ваучер вместо билета – новшество «коронавирусного» 2020 года

2020 год с учетом сложившейся неблагоприятной эпидемиологической обстановки внес свои коррективы, и во многих учреждениях сложилась ситуация, когда аванс подотчетному лицу был выдан, сотрудник приобрел проездной документ, например, авиабилет, но по независящим от него причинам поездка не состоялась. Денежные средства за приобретенный авиабилет не возвращаются перевозчиком, например, в течение года. Вместо неиспользованного проездного документа компания – перевозчик предоставляет сотруднику именной ваучер, который дает право его держателю оформить другой авиабилет на ту же сумму в течение определенного периода времени, т.е. сохраняет за ним право воспользоваться услугой перевозки.

В результате складывается следующая ситуация: сотрудник денежные средства, полученные под отчет в качестве аванса, потратил, т.е. приобрел билет, но им не воспользовался. Соответственно, у учреждения отсутствуют основания признать в составе расходов учреждения затраты сотрудника на приобретение билета или принять такой именной ваучер в составе денежных документов. Причем это касается не только сотрудников, которых планировалось направить в командировку. Аналогичная ситуация может возникнуть, если аванс был выдан сотрудникам, которым положены компенсационные выплаты на проезд и по другим основаниям. Например, согласно ст. 325 Трудового кодекса лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрена компенсация счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Как учесть такие авансы?

В таком случае рекомендуем отражать авансовые расчеты с подотчетным лицом на соответствующем счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», но по отдельной аналитике, на основании предоставленного подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением к нему копии именного ваучера и иных документов, которые подтверждают расход денежных средств подотчетным лицом. При этом характер задолженности меняется – такая задолженность для учреждения будет признаваться в составе текущей, поскольку теперь учреждение контролирует не срок, в который сотрудник должен отчитаться за предоставленный ему аванс, а срок, в который сотрудник имеет право воспользоваться услугами перевозчика или получить денежные средства за неиспользованный билет. При формировании отчетности в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160, ф. 0503760) обязательно следует пояснить причины образования такой задолженности.

Операции по расчету с подотчетными лицами в ситуации, когда компанией – перевозчиком вместо проездного документа сотруднику предоставлен именной ваучер, в бухгалтерском учете можно отразить следующим образом:

Учреждением перечислен или выдан из кассы аванс на приобретение сотрудником проездного документа

0 208 14 567
или
0 208 26 567

1 304 05 222
или
0 201 Х1 610
или
0 201 34 610
(КВР 112, 122, 134, 142, КОСГУ 214, 226)

Сотрудником предоставлен Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением к нему копии именного ваучера и иных документов, которые подтверждают расход денежных средств подотчетным лицом.

Закрываются расчеты с подотчетным лицом по обязанности предоставить отчет о расходовании средств в установленный срок, одновременно отражается задолженность сотрудника, обеспеченная именным ваучером.

Операция отражается в размере подтвержденных расходов, не превышающих сумму выданного аванса под отчет

0 208 14 567
или
0 208 26 567
по аналитике «Именной ваучер»

0 208 14 667
или
0 208 26 667

Такой порядок учета следует закрепить в учетной политике учреждения. Аналогичным образом могут быть оформлены расчеты с лицом, ответственным за средства, выданные ему под отчет для обеспечения проездными документами тренеров, спортсменов, учащихся при их направлении на различного рода мероприятия: физкультурно-спортивные мероприятия, соревнования, олимпиады и иные аналогичные мероприятия (КВР 113, 123).

Если же ваучеры выданы перевозчиком вместо проездных документов, приобретенных для нужд учреждения по договору или через подотчетное лицо, уполномоченное осуществить покупку электронных билетов от имени организации, учет задолженности осуществляется на соответствующем счете 206 00 в порядке, аналогичном вышеописанному по учету электронных билетов. Поскольку задолженность приобретает характер отложенного обязательства со стороны перевозчика либо осуществить перевозку, например, в течение года, либо по истечении данного срока вернуть деньги, авансы до наступления установленного срока учитываются в составе текущей задолженности. При этом информацию о причинах возникновения такой задолженности следует раскрыть в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160, ф. 0503760).

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Как отражать расходы по командировкам в учете и в каких случаях можно принять НДС по таким расходам к вычету? Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты, чтобы отказаться от командировочных удостоверений? Об этих и других ситуациях рассказывает аттестованный аудитор Александр Лавров.

Документальное оформление командировки

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.

А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Вычет НДС по командировочным расходам

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).

Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Учет командировочных расходов в учреждении

Нет времени читать?

Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно-правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:

• в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
• в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

Суточные

Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

• за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
• за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;
• за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
• за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Проезд

Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

• передвижения к месту командирования и обратно;
• передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
• передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

Найм жилого помещения

Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

• по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
• по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
• по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
• суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

Отражение в бухгалтерском учете

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Приказ Минфина от 08.06.2018 №132н):

• суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
• компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
• проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)

• 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
• 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

• 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
• 222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
• 226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

В части кодов вида расхода применяются следующие:

• КВР 112 — бюджетные учреждения;
• КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
• КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
• КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдача денежных средств из кассы:
Суточные	0 208 12 567	0 201 34 610
За использование личного транспорта	0 208 22 567	0 201 34 610
На проезд и найм жилого помещения	0 208 26 567	0 201 34 610
Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту
Суточные	0 208 12 567	1 305 04 212 (0 201 11 610)
За использование личного транспорта	0 208 22 567	1 305 04 222 (0 201 11 610)
На проезд и найм жилого помещения	0 208 26 567	1 305 04 226 (0 201 11 610)
Расходы на основании авансового отчета:
Суточные	0 401 20 112 (0 109 ХХ 112)	0 208 12 567
За использование личного транспорта	0 401 20 222 (0 109 ХХ 222)	0 208 12 567
Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета	0 401 20 226 (0 109 ХХ 226)	0 208 12 567

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).

В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

• казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
• бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Автор: Сергей Сверчков,
методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ГЭНДАЛЬФ»

Можно ли принимать к учету в авансовом отчете чеки метро и автобусные 2021

Документы к авансовому отчету требования

Товарный чек является первичным документом, если он отвечает требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). Правда, сведений о розничном покупателе в таком чеке не приводят (Постановление ФАС Поволжского округа от 15 мая 2021 г. по делу N А55-17915/06).

Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность. В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чеки метро в авансовом отчете

Для этого достаточно отправить запрос на электронную почту. В ответ ваша компания получит заказное письмо, в котором имеется официальная справка с подтверждением проживания в данной гостинице. Оформление отчетных документов происходит: В день, когда началась служебная поездка если вы располагаете точными сроками поездки, то желательно обратиться к нам минимум за день до поселения. За день до окончания поездки в случае, если вы не знаете точную дату окончания поездки или вы находитесь в командировке некоторое время, то не помешает связаться с нами хотя бы за день, до того как вам предстоит возвращаться.

Покупают карточку на 10 или 20 поездок и приносят после поездки авансовый отчет, чек и магнитный билет. Сколько в чеке написано, мы всегда столько им и компенсировали. Сейчас у нас налоговая проверка. Инспекторы исключили все затраты на метро, говорят, по магнитным картам не ясно, куда ездили сотрудники, сколько поездок использовали, и еще уверяют, что расходы на метро вообще списать нельзя, потому что их невозможно проверить. За три года сумма получилась значительная.

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.2021г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

Кассовый чек на — поездку в — метро: можно — ли принять расходы

Ответ. Конкретного перечня документов, которые нужны для подтверждения расходов в той или иной ситуации, в законодательстве нет. В бухучете факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который оформлен в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2021 г. № 402-ФЗ, пункта 7 Инструкции № 157н. И если в предоставленном кассовом чеке есть все необходимые реквизиты, расходы можно принять к учету и без контрольного купона.

Однако отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита не позволит признать кассовый чек документом, подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы – расходы до предоставления этих документов принять к возмещению нельзя.

Особенности авансового отчета без кассового чека

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В условиях всеобщего перехода к применению онлайн-ККТ все большее количество продавцов должны выдавать покупателям кассовый чек. Если продавец эту обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Тема: Какие чеки можно

1. Трамвайные, автобусные билеты и билеты с маршруток. Даже если работник не направляется в командировку, а, предположим, отправляется в магазин купить что-то или на поездку к почте отправить письмо.
Кстати, еще интересно, насколько я знаю, в Москве в метро выдают разовый билет, он считается подтверждением оплаты? У нас, в Питере, жетончики, и этот вопрос не стоит, поездку в метро не подтвердить ничем.

4. Кассовые чеки, в которых, кроме купленного материалы, что-нибудь еще, например, пакет:
1 молоток — 1000 рублей
1 пакет — 3 рубля
итого 1003 рубля.
Пакет как бы к строительной деятельности не относится, но, подотчетник не мог же принести купленный молоток без пакета. Представляете, по городу с молотком в руке ходить

Достаточно ли онлайн чека для авансового отчета

• отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
• когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
• отсутствует дата составления;
• не заполнены графы «количество», «цена товара»;
• отсутствует подпись продавца.

При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2021 года. Таким образом, до середины 2021 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых. Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

Минфин решил судьбу НДС по кассовому чеку

Ситуация, которую рассмотрели финансисты, на практике встречается сплошь и рядом. Работнику выданы под отчет денежные средства на покупку, к примеру, канцтоваров. К авансовому отчету сотрудник приложил кассовый чек, в котором отдельно выделена сумма ­НДС. Счет-фактура отсутствует. Вопрос: можно ли в данном случае принять к вычету ­НДС? И если нет, то правомерно ли этот налог отнести на расходы при расчете налога на прибыль?

Отметим, что суды не столь категоричны. Так, Президиум ­ВАС РФ в постановлении от 13.05.2021 № 17718/07 указал, что согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реа­лизации товаров за наличный расчет в розничной торговле требования по оформлению расчетных до­кумен­тов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной до­кумен­т установленной формы. Следовательно, если оплата товаров производилась с учетом ­НДС, данный налог покупатель вправе принять к вычету.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

Можно ли принимать к учету в авансовом отчете чеки метро и автобусные 2021

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Можно ли принять к учету чеке, без QR-кода

У бухгалтеров остаются вопросы по применению ККТ при расчетах с работниками. Ответить на них мы попросили Алексея Алексеевича Батарина, начальника организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля ФНС России.

— Командированный приложил к авансовому отчету кассовый чек на поездку в метро. Купил в кассе метрополитена в городе командирования. Но на чеке нет QR-кода и других обязательных реквизитов. Оплата проезда на метро в командировке предусмотрена локальным нормативным актом. Можно ли принять к учету такой чек?

Форма АО-1

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Электронный билет ржд для авансового отчета

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2021 N 134 определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Как принять к учету расходы на такси без кассового чека

По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.

Для признания расходов на проезд командированных работников на такси к авансовому отчету следует приложить кассовый чек либо бланк строгой отчетности. Распечаток из приложения «Яндекс.Такси», а также выписок с банковского счета работника может быть недостаточно для признания организацией данных расходов.