Образец заполнения прогула работника в табеле учета рабочего времени

Коды для Табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени может иметь разную форму. Можно выбрать форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13). Можно взять форму, утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Можно разработать форму самостоятельно.

Сейчас формы первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Коммерческие организации вправе разработать и утвердить свою собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями. Бюджетные учреждения должны использовать формы, официально утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

На практике почти все используют формы, которые «зашиты» в бухгалтерские программы или есть в общем доступе в интернете. Это формы Т-12 и Т-13.

Формы табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Коды учета рабочего времени

Код в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 обозначает, находился работник на рабочем месте или нет, если отсутствовал, то по какой причине.

Коды в табеле учета рабочего времени отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. То есть, для Т-12 и Т-13 применяют разные коды.

Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждены не только сами формы табелей, но и правила их табелей, включая коды учета рабочего времени.

Коды явки работника на рабочее место

• Я (01) — явился на работу и работал в дневное время;
• Н (02) — работал в ночное время;
• РВ (03) — вышел на работу в праздник или выходной, в том числе применяется, если сотрудник вышел на работу в нерабочие дни, объявленные из-за коронавируса;
• С (04) — трудился сверхурочно.

Коды, которыми обозначают отсутствие на работе

• К (06) — работник был в командировке;
• ПК (07) — работник на курсах повышения квалификации;
• ПМ (08) —работник на курсах повышения квалификации в другой местности;
• ОТ (09) — в ежегодном основном оплачиваемом отпуске;
• ОД (10) — в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске;
• У (11) — в учебном отпуске с сохранением среднего заработка;
• УВ (12) — в учебном отпуске с сокращенным рабочим графиком и частичным сохранением среднего заработка;
• ПК (07) — на курсах повышения квалификации с отрывом от производства;
• Б (19) — болел, в том числе находится на самоизоляции в связи с эпидемией коронавируса, пособие назначается;
• Т (20) — болел, пособие не назначается;
• ДО (16) — в отпуске за свой счет с разрешения работодателя;
• ОЗ (17) — в отпуске за свой счет в случаях, предусмотренных законодательством;
• Р (14) — отпуск по беременности и родам;
• ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком;
• ПР (24) — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна.

Все коды учета рабочего времени в Табеле Т-12

Наименование затрат времени	Код
	буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РП	03
Продолжительность сверхурочной работы	C	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36
Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т. п.)	Х	37

Коды для Табеля учета рабочего времени Т-13

Госучреждения применяют Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н, где утверждены другие коды для Табеля учета рабочего времени.

Тип	Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
Трудовая деятельность, осуществляемая ночью	Н
Осуществление государственных обязанностей	Г
Ежегодный, очередной или дополнительный отпуск	О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)	Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
Сверхурочная трудовая деятельность	С
Прогул	П
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
Служебная поездка, командировка	К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании	А
Учебный допотпуск	ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
Замещение в 1-3 классах	ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах	ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
Часы, фактически отработанные	Ф

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Правила заполнения табеля учета рабочего времени сотрудников и образец

Статья 91 Трудового кодекса РФ (сокращенно –ТК РФ) обязывает работодателей вести тщательный учет фактического рабочего времени в отношении каждого наемного сотрудника, для чего применяются специальные регистры – табели. При этом документальный шаблон данного регистра регламентируется Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, утвердившим стандартные формы бланков для первичного учета трудовых показателей.

На базе сведений, фиксируемых в указанном табеле, работодатель вычисляет суммы трудовых вознаграждений – зарплаты, премий и прочих подобных выплат.

Если работодатель должным образом не учитывает рабочее время своих работников, он может быть привлечен к надлежащей ответственности органами ФНС и инспекцией по труду.

1. Как ведется учет рабочего времени на предприятии?
2. По какой форме заполнять табель?
3. Правила заполнения
4. Скачать образец
5. Выводы

Как ведется учет рабочего времени на предприятии?

Обязательность ведения надлежащего учета рабочего времени предусмотрена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Вести его должен работодатель в отношении каждого наемного сотрудника.

Отчетным периодом считается календарный месяц. Требование о ведении учета рабочего времени касается любых работодателей – как юрлиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Типичным документальным шаблоном, используемым для ведения подобного учета, является табель, стандартный бланк которого определен Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 835 от 08.07.1997 — форма Т-12 и Т-13.

Основная функция такого табеля — обеспечивать фиксацию всех рабочих дней конкретного сотрудника, как фактически отработанных у работодателя, так и неотработанных (пропущенных) по тем или иным причинам.

Кроме того, табель рабочего времени применяется работодателем в следующих дополнительных целях:

1. Обоснованный расчет сумм трудового вознаграждения, выплачиваемых работникам.
2. Вычисление среднего заработка конкретного сотрудника.
3. Определение продолжительности отпусков и отгулов.
4. Проверка соблюдения сотрудником внутреннего трудового распорядка, установленного работодателем.
5. Подготовка соответствующих сведений для последующего составления надлежащей отчетности, представляемой работодателем в органы ФНС. Например, такая информация используется для признания трудящегося физлица налоговым резидентом РФ.
6. Формирование отчетности, подлежащей представлению в контрольно-надзорные госорганы. Данная информация может передаваться в органы прокуратуры, территориальные подразделения трудовой инспекции и прочие службы.
7. Контроль правильности назначения трудящимся физлицам социальных пособий.

Помимо вышеперечисленных целей, сведения, которые фиксируются в табеле учета рабочего времени, используются также для формирования специальной статистической отчетности. Примеры – показатели численности работников в различных организациях, показатели выплаты трудовых вознаграждений.

По какой форме заполнять табель?

Если руководствоваться нормами законодательства РФ, табель учета считается первичным документом, оформляемым на особом бланке. Унифицированные документальные формы такого табеля регламентируются Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004:

1. Бланк Т-12 – это форма, используемого для учета отработанного времени и определения сумм зарплаты.
2. Бланк Т-13 – это форма табеля, которая применяется непосредственно для регистрации отработанного времени (учет явок/неявок трудящегося лица на работу).

Однако с 01.01.2013 работодатели – как юрлица, так и физлица (ИП) – вправе разрабатывать и применять собственные документальные шаблоны для учета трудовых показателей (имеется в виду их первичный учет). Это установлено нормативно-правовыми актами – Информацией Минфина РФ № ПЗ-10/2012 (раздел, регламентирующий применение форм первичных документов учета) и законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (часть 4 статьи 9).

Бланки Т-12 и Т-13 являются в настоящее время рекомендуемыми шаблонами учетного табеля для коммерческих организаций, но не обязательными.

Что касается бюджетных учреждений, то они должны использовать форму 0504421 с целью учета отработанного времени своих сотрудников (данный шаблон является для них строгим). Бланк табеля 0504421 регламентирован Приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 исключительно для бюджетных структур.

Правила заполнения

Организации-работодатели, которые не являются бюджетными структурами, вправе выбрать один из двух подходов к регистрации времени, отработанного наемными сотрудниками:

1. Создавать и использовать собственные шаблоны табеля учета рабочего времени.
2. Применять регламентированные бланки Т-12 или Т-13.

В любом случае табель должен отражать следующую информацию:

1. Название организации-работодателя.
2. Название конкретного структурного подразделения (отдела, цеха).
3. Номер табеля, а также дата его оформления, которая соответствует заключительному дню отчетного периода (например, отчетного месяца).
4. Отчетный период (начальная дата, конечная дата).
5. Таблица для построчной фиксации учетных сведений. Её графы: – порядковый номер строки; сведения о сотруднике (ФИО, профессия, должность); табельный номер трудящегося; сведения о явках/неявках трудящегося физлица на работу по конкретным числам календарного месяца; отработанное время; сведения для начисления зарплаты; данные о неявках по конкретным причинам. Для заполнения информации о явках/неявках используются условные обозначения, отражающие те или иные основания (например, явка, ночная работа, отпуск, командировка, иные причины нахождения/отсутствия сотрудника на работе). Условные обозначения в виде цифровых/буквенных кодов с расшифровкой можно найти на второй странице формы Т-12, определенной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. При этом разрешается применять либо только буквенные обозначения, либо исключительно цифровые обозначения (сочетать нельзя).
6. Сведения о лице, отвечающем за ведение этого табеля (ФИО, должность, его подпись).
7. Сведения о начальнике отдела/цеха (ФИО, должность, его подпись).
8. Сведения о кадровом специалисте (ФИО, должность, его подпись).
9. Даты визирования этого табеля начальником отдела/цеха и кадровым специалистом.

Учет рабочего времени ведется ответственным сотрудником организации ежедневно.

Скачать образец

Скачать бланк табеля учета рабочего времени:

Скачать образец заполнения табеля в 2021 году:

Выводы

Работодатель должен учитывать рабочее время каждого наемного сотрудника. Для этой цели используется специальный табель учета, который заполняется либо по регламентированным формам Т-12 или Т-13, либо по документальным шаблонам самого работодателя.

Фиксируются как фактически отработанные, так и пропущенные дни. Отражаются причины нахождения/отсутствия лица на работе (для этой цели используются условные обозначения – либо буквы, либо цифры, – перечисленные в форме Т-12). Сведения вносятся ежедневно.

Ведением такого учета занимается субъект, уполномоченный работодателем.

Обязательность данного учета установлена статьей 91 Трудового кодекса РФ.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

• наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
• код ОКПО:
• период, за который ведется табель:
• его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
• графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
• графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
  Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
• графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
• графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
• графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
• графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

Табель учета рабочего времени – заполнение образца

Табель учета рабочего времени – это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

• Как заполняется табель учета рабочего времени ↓
• Табель возможно вести двумя способами ↓
• Первый способ ведения табеля – общие рекомендации ↓
• Второй способ ведения ↓
• Основные формы табелей ↓
• Кто имеет право заполнять табель ↓
• Типичные ошибки, которые встречаются в табеле ↓
• Каким образом заполняется табель на совместителей ↓
• Особые случаи оформления командировки в табеле ↓
• Блиц – советы и рекомендации из опыта работы ↓
• Кому и зачем нужен табель ↓

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, прогулы, командировки.

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

• Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
• Если существует сдельная оплата, то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

Первый способ ведения табеля – общие рекомендации

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

• первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
• во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

• Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
• Явка по обычному графику Я 01.
• Ночные часы Н 02.
• Выход в праздничные и выходные РП 03.
• Переработка С 05.
• Командировка К 06.
• Отпуск ОТ 09.
• Дополнительный отпуск ОД 10.
• Учебный отпуск У 11.
• Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
• Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
• Декретный отпуск Р 14.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
• Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
• Больничный Б 19.
• Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
• Прогул ПР 24.
• Нерабочие дни, выходной В 26.
• Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь.
Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.

Рисунок 2. Форма Т-13.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

• Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
• Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
• Инспектор по кадрам.
• Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист.
Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Если совместитель «приходящий» с другого предприятия, то в табеле он вписывается в отдельную строку с присвоением персонального табельного номера.
Основному же работнику, который выполняет дополнительную работу в качестве совместителя, присваивают два табельных номера по двум различным табелям.
Либо как вариант, ведется один табель, но для каждой занимаемой им должности – отдельная строка и два разных табельных номера.

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

1. Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
2. Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

1. Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
2. Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
3. После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

Блиц – советы и рекомендации из опыта работы

1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт нарушения трудового законодательства. Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении трудового спора. Например, правомерность увольнения работника за прогул.
7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

Как заполнить табель учёта рабочего времени

• Как принять на работу иностранца
• Удаленную работу узаконили
• Какие документы оформить при найме сотрудника
• Как принять сотрудников на удалённую работу
• Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
• Работники без трудового договора: рисковать или не стоит?
• Срочный трудовой договор: как заключить с пользой и избежать проблем
• Временный договор с сезонным работником: как заключить правильно
• Как правильно оформить испытательный срок работнику
• Договор аренды рабочего места с мастерами в парикмахерской
• Как уволить пенсионера
• Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
• Как не получить штраф за вакансию
• Ученический договор: как подготовить людей к работе в компании
• Как ИП принять на работу сотрудника
• Как уволить сотрудника
• Как принять на работу сотрудника в организацию
• Сотрудники уволены. Как отчитаться.

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Как заполнить табель учёта рабочего времени

Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Как быть в особых случаях

Внешний совместитель

В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

Внутренний совместитель заболел

Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

Выходной в командировке

Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Как вести табель учёта в Эльбе

Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.