Работодатель обязан заводить работнику трудовую книжку

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

При приеме на работу в 2021 году гражданин бумажную трудовую книжку не представил, так как ее потерял, восстановить возможности нет. Последние два года официально не трудоустраивался, соответственно, до 31.12.2021 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не подавал. Работодатель получил с работника объяснение о причине отсутствия трудовой книжки, в котором сотрудник изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде. Работодатель передал в ПФР сведения о приеме по форме СЗВ-ТД.
Правильно ли поступил работодатель?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действия работодателя правомерны. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Обоснование вывода:
Так, с 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник представляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).
Лицо, утратившее трудовую книжку, может выбрать один из двух вариантов действий, предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил, в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Поэтому при выборе данного варианта работнику следовало обратиться к одному из предыдущих работодателей за выдачей дубликата трудовой книжки, и уже этот документ предъявлять при устройстве к новому работодателю (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
В соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ) формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. Таким образом, с 1 января 2021 года работодатель не вправе оформлять трудовые книжки тем работникам, кто устраивается на работу впервые. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку). Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Отметим, что для работников, не имевших возможности подать работодателю по 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших соответствующее заявление.
Из вопроса следует, что гражданин до трудоустройства в организацию уже работал по трудовому договору (трудоустройство в организацию не является для него первым). Следовательно, работодатель обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, об отсутствии у него трудовой книжки и согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки) оформить ему сразу электронную трудовую книжку (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Поэтому действия работодателя в данной ситуации правомерны.
Обращаем внимание, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

20 апреля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Принимая на работу без трудовой, вы сильно рискуете

Прием на работу без трудовых книжек, под честное слово, очень даже распространенная практика. Особенно в компаниях малого бизнеса. Проверки трудовой бывают редко, да и завести книжку можно прямо перед приходом проверяющих.

В любом случае, работодатель, согласившийся принять работника без трудовой, должен помнить, что это нарушение закона и за такая несет с собой большие риски.

Помимо того, что компанию могут банально оштрафовать, работник может после увольнения обратиться в суд, обвинить работодателя в утере его трудовой и отсудить у компании зарплату за весь период судебного разбирательства.

Трудовые книжки при приеме на работу после 1 января 2021 года

Трудовых книжек может не быть только у молодых специалистов, кто трудоустраивается впервые в жизни после 1 января 2021 года. Тем, кто вышел на первое место работы, сейчас формируются «Сведения о трудовой деятельности» согласно п.8 ст. № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Работник с уже имеющейся у него трудовой биографией должен предоставить новому работодателю:

либо бумажную трудовую книжку,
либо «Сведения о трудовой деятельности» по форме форму СТД-Р, полученную у прежнего работодателя,
либо форму СТД-ПФР, полученную в Пенсионном фонде.

За формой СТД-ПФР в Пенсионный фонд работник обращается только в том случае, если него нет сведений по форме СТД-Р, полученных от прежнего работодателя.

Что еще стоит почитать:

Трудовые книжки работников, принятых до 1 января 2021 года

Работникам компании, которые перешли на электронные трудовые, организация должна выдать бумажные книжки на руки. Документы остальных работников должны, по-прежнему, хранится в сейфе по правилам ведения и хранения трудовых книжек.

По работникам, которые были приняты до 1 января 2021 года в компании должны быть:

либо бумажные трудовые книжки,
либо заявления о выборе электронного формата трудовой,
либо формы СТД-Р (или СТД-ПФР).

Если у новенького трудовой нет

Если работник не сможет ничего предоставить, есть повод усомниться в его опыте работы и квалификации.

Но, если у компании сомнений нет, и она готова принять на работу сотрудника без трудовой, требования законодательства и формальности по оформлению трудовой лучше выполнить.

Согласно статье 65 ТК, работник может обратиться к новому нанимателю с заявлением об оформлении трудовой в связи с ее утратой.

Для этого работник пишет заявление о приеме на работу и одновременно с ним заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка можно указать утерю.

Работодатель оформляет новую трудовую книжку и уведомляет об этом сотрудника под роспись, все отметки можно сделать на заявлении работника о приеме на работу.

Оптимальный алгоритм действий при приеме на работу без трудовой:

оформить ему бумажную трудовую на основании его заявления,
при приеме получить у него заявление о переходе на электронную трудовую,
передать в рамках установленной отчетности в ПФР данные для начала формирования формы «Сведения о трудовой деятельности».

Риски приема на работу без трудовой

Есть риск получить штраф в случае проверки трудовой инспекцией. Но, более серьезные риски связаны с конфликтами, которые могут возникнуть между работником и работодателем.

Размеры штрафов

За нарушение требований стать 65 ТК РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Это штрафы:

Кого накажут	При первом нарушении	При повторном нарушении
директора компании или ИП	Штраф в размере: 1 000 – 5 000 руб	Штраф в размере: 10 000 – 20 000 руб. или дисквалификация от 2 года до 3-х лет.
организацию	Штраф в размере: 30 000 – 50 000 руб.	Штраф в размере: 50 000 – 70 000 руб.

Риски от конфликтов с работникам существенно выше

Работник может обвинить работодателя в потере его трудовой книжки, нарушении трудового законодательства и обратится в суд. Суд, скорее всего, поддержит работника.

Аналогичный процесс дошел до кассационного суда. Судьи Восьмого кассационного суда общей юрисдикции в Определении от 24.11.2020 № 88-17980/2020 поддержали работника.

Уволенный работник подал иск, в котором потребовал от бывшего работодателя выплатить ему неполученный заработок в связи с тем, что при увольнении ему не выдали трудовую книжку.

Организация пыталась доказать, что работник не предъявлял трудовую книжку при устройстве на работу. Судьи Восьмого кассационного суда в определении от 24.11.2020 № 88-17980/2020 встали на сторону работника.

По мнению судей, если работник со стажем пришел устраиваться на работу без трудовой книжки, новый работодатель должен получить от него заявление и завести работнику новую трудовую.

При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки, в противном случае организация обязана оплатить сотруднику вынужденный прогул за весь период задержки трудовой книжки.

Документы при приеме на работу

Трудовая книжка – документ обязательный при приеме на работу.

При приеме на работу новый работодатель обязан проверить у работника пакет документов:

паспорт или иное удостоверение личности;
трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
СНИЛС — его можно предоставлять как в форме пластиковой зелёной карточки, так и в виде уведомления о регистрации в системе персучёта ПФР, в том числе в электронном виде.
военный билет, если новый работник — военнообязанный;
документы об образовании, квалификации;
в определённых случаях справки о судимости.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Трудовые книжки

Важно! При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

При заключении трудового договора о дистанционной работе по соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник должен предоставить работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312 ТК РФ).

Важно! Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). Работодатель вправе потребовать у работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется).
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Важно! Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

II. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно! При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (копию трудовой книжки, заверенную выписку из трудовой книжки) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ст. 62 ТК РФ).

Важно! Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

III. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Важно! В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя.

В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ..

Важно! По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Разъяснение правил ведения, хранения трудовых книжек работников

В настоящее время статус трудовой книжки в Российской Федерации, порядок ведения, хранения регламентирован следующими нормативно-правовыми документами:
— Трудовой кодекс РФ;
— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». Данным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;
— Постановление Минсоцразвития России от 10.10.2003 N 69, утв. Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
На наиболее распространенные вопросы разъясняем:
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время трудовая книжка — это обязательный кадровый документ. Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели — индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
— о работнике;
— о выполняемой им работе;
— о переводах на другую постоянную работу;
— об увольнении работника;
— основания прекращения трудового договора;
— сведения о награждениях за успехи на работе;
— сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).
Из этого правила существует три исключения:
— работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);
— работник поступает на работу на условиях совместительства;
— трудовая книжка работника потеряна или повреждена.
В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку. Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.
Трудовую книжку работника ведет работодатель по основному месту работы. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Заполнение сведений о работе
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя — фамилия, имя и отчество предпринимателя.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Такие записи производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Записи во всех разделах трудовой книжки вносятся ручкой шариковой, ручкой-роллером, гелевой ручкой синего цвета.
Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.01.2010).
В записях, вносимых в трудовую книжку, не допускается сокращений (п.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Кто несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек?
На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченное лицо несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.
Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке работника?
Основное правило таково: в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 1.2 Инструкции).
Чтобы исправить ошибку, необходимо внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1).
В графе 2 указывается дата внесения правильной записи.
В графе 3 производится запись, за каким номером считается недействительной, а в графе 4 дублируется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.
Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).( п.27 Правил)
При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.
На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

«Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе Если в тр.кн. перепутаны порядковые номера записей, нужно ли это исправлять и как правильно это сделать? (аналогично предыдущему вопросу)
Если в тр.кн. неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована ?
Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)
На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа(распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?
В случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?
В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.
«Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись ( Предприятие… переименовано в …. ).

Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается ли такая запись недействительной?
Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».
В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой: работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись). Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде.
В графе 4 раздела «Сведения о работе» — запись производится как обычно — на основании приказа (распоряжения) работодателя. Поскольку ИП тоже является работодателем, он должен издавать приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и др

Электронные трудовые книжки с 2021 года

Зачем мы переходим на цифровые трудовые

Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и Пенсионный фонд вынужденно отказывает людям в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.

Переход на цифровые книжки — часть национального проекта “Цифровая экономика”. Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Работодатели будут ежемесячно передавать в ПФР данные о работниках по новой форме СЗВ-ТД, а фонд сам будет вносить эти данные в электронные трудовые книжки.

Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.

1 января 2021 года закончился переход на цифровые книжки. До этой даты все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной.

В чем преимущество электронной трудовой

Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
Сокращается риск ошибок и искажения данных.
Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.

Какие сведения есть в цифровой книжке

В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:

место работы;
должность или специальность;
квалификация: категория, класс, разряд;
периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
основания прекращения трудового договора.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую, он должен в течение 2020 года написать заявление об этом или не выбирать форму трудовой совсем. Заявление пишется в свободной форме. Тогда работодатель продолжит вести бумажную книжку, а электронную будет “вести” ПФР на основании данных от работодателя. Если не подать заявление, в конце года бумажную трудовую отдадут на руки сотруднику.

Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической уже нельзя

Граждане, которые впервые устроятся на работу в 2021 году останутся без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:

графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.

Как работникам просматривать новые трудовые книжки

Цифровая книжка будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда. Также работник сможет скачать приложение для смартфона, чтобы просматривать данные своей книжки.

Выписку из книжки работник сможет получить у бывшего или текущего работодателя, в управлении ПФР или МФЦ (в любом территориальном отделении, без привязки к месту регистрации или работы).

Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу

При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.

Сведения сотрудник может получить у прошлого работодателя, в МФЦ, ПФР или на Госуслугах.

При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если велась бумажная трудовая, работник получит ее на руки.

Что меняется для работодателей с появлением электронных трудовых

Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2021 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно. СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Если сотрудник выберет электронную форму в 2021 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление

Выписку по форме СТД-Р нужно быть готовым выдать сотруднику, он в любое время может ее запросить. На подготовку сведений есть три рабочих дня. Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника. Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.

Какая ответственность грозит за нарушения новых требований

Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

Передавайте новые сведения о трудовой деятельности с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. У нас есть простой учет, зарплата, отчетность и другие инструменты для бухгалтера и директора.

Работодатель обязан заводить работнику трудовую книжку