Порядок ведения путевой документации на предприятии

Как осуществляется учет путевых листов

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Вопрос: Банк планирует приобрести автомобили для хозяйственных и представительских нужд. Планируется, что автомобили не будут закреплены за определенными работниками, их смогут использовать разные работники банка для разных целей (встреча с клиентами, посещения отделений банка, поездки в командировки, перевозка документов и т.д.).
Требуется ли для признания расходов в целях налога на прибыль оформлять путевые листы? Если необходимость оформления путевого листа отсутствует, то требуется ли вести учет движения топлива и каким документом его подтверждать?
При отсутствии подробной информации в путевом листе о передвижении автомобиля можно ли выделить определенный лимит на автомобиль на ГСМ для учета данных расходов при исчислении налога на прибыль, например установить лимит в соответствии с Рекомендациями Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р?
Посмотреть ответ

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Вопрос: Допускаются ли расхождения в данных об отработанном времени водителя в путевых листах (фактически отработанное время) и табеле учета рабочего времени (время согласно установленному режиму)?
Посмотреть ответ

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

• заполнять бумажный вариант журнала;
• вести таблицы в Excel;
• ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Вопрос: В силу производственной необходимости директор не автотранспортной организации использует служебный автомобиль за пределами рабочего времени. Учет работы автомобиля фиксируется в путевом листе, форма которого разработана организацией.
Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами рабочего дня?
Посмотреть ответ

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

• легковым транспортным средствам;
• спецтранспорту;
• легковым такси;
• грузовым машинам;
• автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

• порядковый номер выписанного путевого листа;
• дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
• ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
• номерные знаки транспортного средства;
• подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

• водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
• диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
• бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

• перечеркнуть одной линией неверную информацию;
• рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
• указывается надпись с правильными данными;
• обязательно проставляется дата корректировочных действий;
• каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Новые правила оформления путевого листа

С 1 марта 2019 года действуют изменения, внесенные Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 № 12414) (далее — Приказ № 152). Сегодня разберемся, как оформлять путевые листы «по-новому», а также коснемся правил оформления путевых листов, оставшихся без изменений.

Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — закон № 196-ФЗ) прямо не предусмотрена обязанность оформления путевых листов. Однако, в силу пункта 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие коммерческие перевозки, а также перемещение лиц (кроме водителя) и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), обязаны соблюдать Правила обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7 (далее — Правила), и проводить (согласно установленному перечню) мероприятия по подготовке транспортных средств к безопасной эксплуатации.

Пунктом 29 Правил установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

Документом, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист (пункт 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ)).

Статьей 6 Закона № 259-ФЗ запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

При этом, напомним, что Верховный Суд Российской Федерации в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 еще раз указал: если лицо осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные статьей 20 Закона № 196-ФЗ.

Требования к обязательным реквизитам путевого листа выглядят следующим образом:

• наименование и номер путевого листа — указывается тип транспортного средства (путевой лист легкового автомобиля, например), номер указывает в заголовочной части в хронологическом порядке;
• сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, в случае оформления более чем на 1 день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
• сведения о собственнике/владельце транспортного средства — организационно-правовая форма, наименование, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• сведения о транспортном средстве:
• тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства и прицепа,
• государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа,
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС,
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку. С 1 марта 2019 года можно не заверять штампами показания одометра, достаточно подписи ответственных лиц,
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Проводить техконтроль должен контролер, соответствующий Профессиональным и квалификационным требованиям к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Однако, не обязательно иметь в штате такого контролера. Указанную функцию можно возложить либо на стороннюю организацию, либо на водителя в порядке совмещения;
• сведения и водителе:
• фамилия, имя, отчество водителя,
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Организация может разработать форму данного журнала самостоятельно либо воспользоваться типовой межотраслевой формой 8 «Журнал учета движения путевых листов», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Оформленные путевые листы организация должна хранить как минимум пять лет.

Предварительно отметим, что в законодательстве не дано определение рейса. Но обычно под рейсом понимают промежуток времени, начиная с выезда транспортного средства с места постоянной парковки, и до его возвращения обратно.

В предыдущей редакции Приказа № 152 оформление путевого листа было возможно на один день или срок, не превышающий одного месяца. По новым правилам путевой лист нужно оформлять:

• до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня);
• до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Следовательно:

• если водитель поехал в один рейс, но на 2 дня, то его рейс составляет 2 дня и выдается 1 путевой лист;
• если водитель развозит продукцию по нескольким точкам и на место постоянной парковки не возвращается, то у него получается в течение одного дня один рейс и требуется только один путевой лист;
• если водитель развозит продукцию по нескольким точкам и на место постоянной парковки возвращается, то у него получается в течение одного дня несколько рейсов, но в течение одной рабочей смены и будет возможным оформление одного путевого листа;
• если в течение срока действия путевого листа одно транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то на него может оформляться несколько путевых листов, отдельно на каждого водителя.

Предрейсовый (предсменный) осмотр

Начиная с указанной даты, учреждения, использующие для собственных нужд автобусы и грузовики, обязаны проводить предрейсовый и предсменный контроль состояния данных транспортных средств, порядок проведения которых регламентируется Приказом Минтранса РФ от 08.08.2018 № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств».

Предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала рейса, если в течение одной смены (рабочего дня) выполняется только один рейс или длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя транспортного средства.

Предсменный контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала смены, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает более одного рейса.

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться до выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пункт 16.1 Приказа № 152).

Указанные данные о прохождении предрейсового осмотра заверяются подписью лица, проводившего соответствующий осмотр. В предыдущей редакции правил оформления путевых листов отметка о проведении медосмотра заверялась еще и штампом. Однако, в отсутствие такого указания имеются определенные противоречия в нормативных актах, так как пунктами 16 и 17 Приказа Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров» до сих предусмотрено, что по результатам предрейсового, послерейсового медосмотра на путевых листах ставится штамп, например: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Поэтому, до внесения соответствующих изменений в приведенный нормативный акт для предотвращения спорных ситуация советуем проставлять такой штамп.

Таким образом, заполнение путевых листов с учетом внесенных изменений не является затруднительным, однако, необходимо учитывать обязательные реквизиты и периодичность оформления путевых листов.

Как оформить путевой лист

Справочная / Бизнес‑будни

Как оформить путевой лист

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2020 году.

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

1. Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
2. Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
3. Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

1. Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

1. Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.
2. Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
3. Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.

Как изменилось оформление путевых листов

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС.

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта.

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Новое при оформлении и использовании путевых листов

Ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»

В 2021 году вступают в силу изменения в порядке заполнения путевых листов. В статье Надежды Четверговой вы найдёте удобную таблицу с новшествами, сравнениями и комментариями.

1 января 2021 года вступает в силу Приказ Минтранса РФ № 368 [1] от 11.09.2020, который изменит порядок заполнения путевых листов. Этот документ приходит на смену Приказа Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008[2] «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Напомним, для чего нужны путевые листы

При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями должен оформляться путевой лист, который служит для учёта и контроля ТС и водителя (п. 14 ст. 2[3], ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»[4].

Если используете легковой автомобиль для нужд компании, то путевой лист также нужно оформить, так как он применяется для налогового учёта в качестве подтверждения списания расходов на ГСМ. Путевой лист для списания ГСМ нужен, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных (Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354[5]).

Также путевой лист является первичным документом, подтверждающим использование автомобиля в деятельности организации и для начисления заработной платы водителям.

Таким образом, путевой лист нужен практически всем компаниям (или ИП).

Перейдём к изменениям, что же такого приготовил нам Приказ Минтранса РФ № 368[6]?

Разберёмся, что именно нужно указывать в путевом листе с 2021 года (в таблице дано сокращение ПЛ – путевой лист).

Было (Приказ № 152[7]). Цитата:

Стало (Приказ № 368[8]). Цитата:

Комментарий

Оформление ПЛ на каждое ТС

«П. 9[9]. ПЛ оформляется на каждое ТС, используемое компанией, ИП для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.»

«П. 8[10]. ПЛ оформляется на каждое ТС, эксплуатируемое компанией и (или) ИП.»

Как видим, с 2021 года ПЛ требуется оформлять на каждое эксплуатируемое ТС.

Однако в Устав автомобильного транспорта не было внесено подобных изменений. В нём по-прежнему значится, что обязанность оформлять ПЛ возникает только при перевозке грузов и пассажиров.

Сведения о перевозке

«Пп. 6 п. 1[11]. Сведения о перевозке.

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п. 6[12]).»

Виды сообщения и перевозок пассажиров и багажа приведены в ст. 4, 5 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.

Таким образом, в ПЛ предусмотрено отражение:

вида сообщения в следующих вариантах:

— перевозка легковым такси.

Обратите внимание, что виды перевозок распространяются только на перевозки пассажиров и багажа и не распространяются на перевозку грузов.

Сведения о ТС включают

«П. 6[13]. Сведения о ТС включают:

1) тип ТС (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель ТС, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того ‒ модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;»

«П. 4. [14]Сведения о ТС включают:

1) тип ТС, марку и модель ТС, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того ‒ марку и модель прицепа (полуприцепа);»

В данном случае изменение минимальное, т. к. и ранее организации при заполнении ПЛ «добровольно» указывали марку ТС.

«П. 6[15]. Сведения о ТС включают:

2[16]) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;»

«П.4[17]. Сведения о ТС включают:

2)[18] государственный регистрационный номер ТС, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);»

Как видим, ранее требовалось указывать регистрационный номер ТС. С 2021 года в ПЛ нужно вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая.

Информация в путевом листе о техконтроле и выезде на линию

«П. 6[19]. Сведения о ТС включают:

4)[20] дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;

5)[21] дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).»

«П. 4[22]. Сведения о ТС включают:

4)[23] дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

5)[24] дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения.»

Как видим, п. 4 и 5 изменены, во-первых, они поменялись местами, это означает, что вместо выезда и заезда на парковку теперь используются термины «выпуск на линию ТС и его возвращение».

Отметка о прохождении медицинского осмотра

«П. 16[25]. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.»

«П. 15[26]. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «Прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».

По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «Прошёл послерейсовый медицинский осмотр».»

Согласно новому приказу с 2021 года медицинский работник, кроме текущих даты и времени и собственной подписи будет ставить в ПЛ дополнительную отметку:

· — «Прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;

· — «Прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

По-нашему мнению, отметка будет проставляться в виде штампа.

Отметка о прохождении медицинского контроля

«П. 16.1[27]. Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются контролёром технического состояния автотранспортных средств или контролёром технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.»

«П. 16. [28]Даты и время выпуска ТС на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «Выпуск на линию разрешён» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.»

С 2021 года контролёр технического состояния в дополнение к дате и своей подписи должен поставить в путевом листе отметку «Выпуск на линию разрешён».

По-нашему мнению, отметка будет проставляться в виде штампа.

Срок хранения путевого листа

«П. 18[29]. Оформленные ПЛ должны храниться не менее пяти лет.»

«Не содержит указание на срок хранения.»

Похоже, что в новом приказе Минтранса просто забыли прописать срок хранения ПЛ.

По-нашему мнению, «подобное изменение» не стоит воспринимать буквально, ведь никто не отменял другие НПА, устанавливающие требования к сроку хранения документов.

Как и раньше, оформленные ПЛ должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжёлых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте[30], ст. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов[31]).

Журнал регистрации ПЛ

«П. 17[32]. Собственники (владельцы) ТС обязаны регистрировать оформленные ПЛ в журнале регистрации ПЛ.»

«П. 17[33]. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные ПЛ в журнале регистрации ПЛ.

Журнал ведётся на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

П. 18[34]. В случае ведения журнала в электронной форме внесённые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.»

Как видим, журнал можно будет вести в электронном виде, при этом внесённые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обозначим главные изменения:

• в перечень обязательных реквизитов добавлены сведения о видах сообщения и перевозок;
• журнал регистрации путевых листов можно будет вести в электронном виде, при этом внесённые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, старый[35] и новый приказы Минтранса[36] довольно схожи. Однако новый приказ Минтранса[37] содержит несколько важных отличий, которые на практике приведут к тому, что всем компаниям (или ИП), эксплуатирующим ТС, придётся доработать форму путевых листов.

Путевые – 2021: обзор новых требований

Нет времени читать?

Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».

Новый реквизит — «Сведения о перевозке»

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• регулярные,
• по заказам,
• на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
• перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
• перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
• перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
• перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

• марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
• показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

• для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Что с другими реквизитами

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

• нормы расхода топлива;
• маршрут движения транспортного средства;
• экономия (перерасход) топлива.

Типового путевого листа по-прежнему — нет

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Скачать старый бланк Путевого листа в формате Excel, чтобы самостоятельно дополнить новыми реквизитами.

Данные Бланки путевых листов — согласно последним изменения законодательства — не отменены и их использование возможно, но только если внести изменения в форму в соответствии с действующим требованиям к оформлению путевых листов. Если организация добавляет какие-либо реквизиты в унифицированную форму, она должна утвердить готовый документ в качестве первичного в своей учетной политике. Применение унифицированной формы в этом случае будет недостаточно.

Образец заполненного путевого листа с реквизитами 2021 года для:

Внимание: данные образцы — только один из примеров доработки унифицированной формы.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Какие программы упрощают работу с путевыми листами?

Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.

Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.

Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.

«Победасофт:Путевые листы для «1С»

Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.

Цена: 14 000 руб.

Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.

Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.

Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.

Автор: Анастасия Ляшенко,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»