Как сдать наличные деньги в банк через инкассацию

Как проходит инкассация наличных денег

Инкассация — это перевозка наличных денег с охранниками. Со стороны прохожих она выглядит так: приезжают суровые мужчины в бронежилетах, выносят из магазина мешки с деньгами и увозят в банк. Со стороны владельца магазина нужно подготовить пять документов, убедиться, что рядом есть освещенная дорога, и заполнить все бумаги без ошибок.

Для какой суммы можно заказывать инкассацию

Инкассация — это прием, перевозка и сдача денег в кассу. По сути инкассаторы работают, как курьеры, только перевозят деньги и отвечают за их сохранность.

Инкассацией занимаются банки и специальные инкассаторские компании с лицензией. С ними заключают договор и платят комиссию: это может быть процент от суммы инкассации или фиксированная ставка.

Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 000 000 рублей, а через два дня заработали еще 200 000 рублей и хотят их тоже отвезти в банк. Обычно услугой пользуются, чтобы внести на счет крупную сумму — положить на счет несколько тысяч можно и с помощью карты, а вот нести 100 000 рублей в рюкзаке уже нервно. Но если хочется, инкассировать можно и небольшие суммы — ограничений нет.

Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.

Проверка помещения перед инкассацией

Чтобы воспользоваться услугой, нужно пройти несколько этапов. Обычно порядок инкассации такой:

• оставить заявку на инкассацию через сайт или по телефону. После этого банк проверит, подавал ли этот магазин заявку раньше;
• заключить договор на инкассацию денежной наличности. Лучше обращаться в тот же банк, где открыт расчетный счет: если у банка есть лицензия на банковскую деятельность, то автоматически есть и на инкассаторскую;
• дождаться рабочую группу. Перед тем как проводить инкассацию, специалисты проверяют помещение и окрестности. У здания должна быть освещенная дорога, временная парковка для спецтранспорта и отдельное помещение для передачи денег — это может быть любая комната, главное, без посторонних людей и не проходная. Если всего этого нет, в инкассации могут отказать;
• заказать инкассацию и согласовать дату и время. Это важно, потому что за ложный вызов инкассации могут оштрафовать — в среднем на 500—1000 рублей.
• подготовиться к приезду инкассаторов и передать им деньги. Об этом чуть дальше.

Проверяют помещения и заключают договор только один раз, в самом начале. На это может уйти от одной до двух недель, но в следующий раз это делать не нужно. А вот оставлять заявку и готовиться к приезду инкассаторов придется всегда.

Что нужно подготовить к инкассации

Инкассаторы не возьмут деньги, если в документах будут ошибки, даже незначительные вроде перепутанной буквы в названии фирмы или фамилии владельца. Как правильно оформить инкассацию:

• подготовить предпроводительную ведомость. Она состоит из накладной, ведомости и квитанции. Как заполнить — подскажут в банке. При этом важно заполнить правильно, чтобы не было различий и исправлений. Если в ведомости стоит миллион рублей, он же должен быть везде;
• упаковать деньги в сейф-пакеты. Их оставляют, когда проверяют магазин, а затем привозят, если закончились. Сейф-пакеты одноразовые, их нельзя вскрыть незаметно, в такие пакеты иногда упаковывают товары из интернет-магазинов;
• встретить инкассаторов. Банки заранее выдают имена инкассаторов, которые приедут. У инкассаторов нужно проверить паспорта и доверенность от банка, чтобы убедиться, что это они;
• отдать инкассатору сейф-пакет, накладную и квитанцию, чтобы он расписался. Квитанция остается в магазине и доказывает, что деньги отдали, а инкассатор их принял. Если сейф-пакет поврежден, инкассатор его не возьмет — это нарушение правил инкассации наличных денег.

Теперь осталось попрощаться с инкассаторами и дождаться денег. Обычно на счет они поступают от одного до трех дней, зависит от банка. Это время нужно, чтобы пересчитать деньги и проверить, не фальшивые ли они. В Модульбанке деньги приходят до трех часов следующего дня. Если что-то пойдет не так, банк будет разбираться.

Запомнить:

заключить договор на инкассацию и проверить помещение занимает 1—2 недели;

в квитанции, ведомости и накладной суммы денег должны совпадать;

квитанция остается у вас, остальные документы забирают инкассаторы;

стоимость инкассации — 0,4% от суммы, но не меньше 990 рублей в Модульбанке, в других банках также зависит от суммы;

у инкассаторов нужно проверить паспорт и доверенность от банка;

всего для инкассации понадобится пять документов: договор, заявка, квитанция, накладная, ведомость.

Глава 9. Инкассация наличных денег

Глава 9. Инкассация наличных денег

9.1. В подразделении инкассации должен вестись учет информации об организациях, инкассацию наличных денег которых осуществляет данное подразделение, количестве и номерах сумок, в которых организациями осуществляется сдача наличных денег в кредитную организацию, ВСП.

9.2. Количество порожних сумок, выдаваемых организации, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег.

9.3. Руководитель инкассации должен составлять маршруты инкассации наличных денег и графики заездов инкассаторских работников в организации. Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с организацией.

9.4. Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег должны получить доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи, считывающие устройства (в случае их использования).

9.5. Перед получением в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен предъявить кассовому работнику организации документы, предусмотренные пунктом 7.5 настоящего Положения.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец упаковки, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300.

9.6. При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить целость упаковки, соответствие сумки имеющемуся образцу упаковки, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300.

Инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить соответствие сумм наличных денег, проставленных в накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен подписать квитанцию к сумке 0402300, проставить оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвратить квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

Информация об изменениях:

Пункт 9.7 изменен с 30 июня 2020 г. — Указание Банка России от 7 мая 2020 г. N 5454-У

9.7. В случае представления организацией в кредитную организацию заявки кассовый работник организации передает инкассаторскому работнику сумку с наличными деньгами и квитанцию к сумке 0402300. Инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить целость упаковки, соответствие номера сумки, указанного в квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами. При использовании считывающего устройства инкассаторский работник должен произвести считывание идентификатора сумки с наличными деньгами для проведения автоматической сверки с данными заявки. Инкассаторский работник возвращает кассовому работнику организации квитанцию к сумке 0402300 с проставленными в ней подписью, оттиском штампа, датой приема сумки с наличными деньгами.

9.8. При выявлении нарушения упаковки, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника кассовым работником организации устраняются нарушения упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, либо прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при очередном заезде.

9.9. Принятые инкассаторским работником в организации сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам 0402300 на все время работы на маршруте инкассации наличных денег должны размещаться инкассаторскими работниками в автотранспорте.

Информация об изменениях:

Пункт 9.10 изменен с 30 июня 2020 г. — Указание Банка России от 7 мая 2020 г. N 5454-У

9.10. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники должны сдать кассовые документы, сумки с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП.

9.11. После сдачи сумок с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП инкассаторские работники должны передать руководителю инкассации (дежурному инкассаторскому работнику) экземпляр журнала 0402301, а также доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи, считывающие устройства (в случае их использования).

9.12. Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в настоящей главе для инкассации наличных денег организаций.

Когда ИП нужна инкассация и как она происходит

Индивидуальные предприниматели не обязаны устанавливать лимит денежных средств в кассе и сдавать излишки в банк. Но если бизнес развивается успешно, то рано или поздно необходимость этого назревает. А когда речь о более-менее крупных деньгах, целесообразно воспользоваться услугой инкассации.

О чем речь

Под инкассацией понимается охраняемая перевозка денежных средств, любых других ценностей или документов. Чаще всего инкассацию заказывают для того, чтобы перевести выручку из кассы магазина в банк, где она зачисляется на расчетный счет. Но это не единственное применение рассматриваемой услуги — деньги под охраной инкассаторов можно перевозить по любому маршруту. Например, из одного филиала компании в другой.

Что касается формы предоставления такой услуги, то ее классический вариант всем хорошо известен. Это так называемая выездная инкассация, то есть сопровождение ценностей вооруженными инкассаторами на специализированном автомобиле. Наряду с ней существуют и другие формы, например, зачисление денежных средств на счет через банкомат.

Инкассация является банковской услугой и регулируется положениями ЦБ РФ. Осуществлять ее могут только организаций, у которых есть соответствующая лицензия.

Периодичность инкассации

Как было сказано выше, обязательного лимита остатка наличных денежных средств у предпринимателя нет. Поэтому он может сам определять, при достижении какой суммы заказывать инкассацию. Соответственно, от этого и будет зависеть периодичность инкассации.

Аргументы за и против

Плюсы инкассация очевидны:

• безопасное перемещение ценностей — инкассаторы отвечают за ваши деньги;
• не нужно отвлекаться на поездку в банк;
• деньги в течение дня зачисляются на расчетный счет.

Но стоит упомянуть о сложностях. Они связаны с документальным оформлением услуги. Все бумаги должны быть готовы к приезду инкассаторов, поскольку они работают строго по графику. И если с документами что-то не так, то ждать вас не будут. А вот холостой выезд придется оплатить.

Подготовка к инкассации

Заказывая услугу первый раз, придется проделать предварительную работу. Все это может растянуться на несколько недель, поэтому начинать процесс лучше заранее. Он состоит из трех этапов:

1. Подача Заявки. Можно либо позвонить в банк, либо заполнить форму на сайте.
2. Определение стоимости. Если банк публикует тарифы на сайте, то пользователь может все рассчитать самостоятельно. Но так бывает не всегда — иногда вопрос стоимость решается индивидуально в зависимости от суммы и прочих условий. Примерно стоит ориентироваться на такие тарифы: 500-800 рублей за выезд (в том числе холостой) плюс 0,1-2% от суммы, которая перевозится инкассаторами. Обычно чем больше сумма, тем меньше процент. Также могут быть предусмотрены скидки, если инкассация заказывается в том же банке, где у предпринимателя расчетный счет и эквайринг.
3. Заключение договора. За инкассацией можно обратиться в свой банк либо стороннюю службу. В зависимости от этого договор будет двух- или трехсторонним (предприниматель, инкассаторская служба, обслуживающий счет банк). Одновременно с этим обговаривается график приезда инкассаторов. В договоре должна быть гарантия того, что при утрате денежных средств во время перевозки инкассаторами это сумма будет возмещена.

Обратите внимание на то, что вы должны обеспечить инкассаторам условия для выполнения их функций. Это как минимум свободный подъезд к помещению, отсутствие большого количества посторонних лиц на пути специалистов, возможность освободить комнату с кассой от посетителей и закрыть ее на замок.

Процедура инкассации

Итак, договор заключен, график утвержден. Осталось подготовить документы и ждать инкассаторов. Рассмотрим, каковы должны быть действия предпринимателя.

Заполнение ведомости

Потребуется заполнить документ, который называется «Препроводительная ведомость к сумке 0402300». Документ довольно объемный и состоит из нескольких частей — ведомости, накладной и квитанции. Порядок заполнения подскажут в банке. Также можно обратиться к инструкции из приложения к Указанию Банка России № 3352-У. Будьте внимательны при заполнении документа — сумма должна везде совпадать, иначе инкассаторы наличность не примут.

Передача денег

Явившись за деньгами, инкассатор предоставляет кассиру паспорт и доверенность на перевозку. Убедившись, что перед ним представитель инкассаторской службы, кассир выкладывает денежные средства в сумку. Это может быть одноразовый сейф-пакет или холщовый мешок многоразового использования. Рекомендуется заранее узнать в банке, нужно ли покупать сумки самостоятельно или их привезут инкассаторы. Мешки пломбируются — для этого пользователю выдается индивидуальный пломбиратор.

Итак, деньги уложены в пакет. Заполненный на первом этапе документ делится — ведомость вкладывается в пакет, а накладная и квитанция остается у кассира.

Инкассатор принимает сумку с деньгами, проверяет правильность заполнения документов и пломбу. Если никаких нареканий нет, он расписывается в квитанции и ставит штамп. Далее квитанция с подписью представителя инкассаторской службы передается кассиру. Это означает, что теперь ответственность за денежные средства несет инкассатор.

Поступление денег на расчетный счет

После передачи денежных средств инкассатору работа предпринимателя закончена. Через 1-2 дня деньги появится на расчетном счете. Перед зачислением специалисты банка их проверят и пересчитают. Если выяснится, что сумма не соответствует указанной в документах, деньги зачислены не будут. Вместо этого будет составлен акт экспертизы, а банк будет выяснять, кто в этом виновен.

Как сдать наличные деньги в банк через инкассацию

Шавкат РАСУЛЕВ

Дилором САИДОВА

В рекомендации:

– плюсы и минусы инкассации;
– заключение договора со службой инкассации;
– заполнение документов и порядок действий при сдаче наличных денег инкассаторам;
– оформление препроводительной ведомости к сумке;
– отражение в бухучете сдачи наличных в банк через службу инкассации;
– недостачи, выявленные при инкассации;
– отражение в учете выявления фальшивых купюр или иной недостачи в инкассированной выручке.

Всю наличность сверх лимита кассы вы обязаны сдать в банк .

Согласно Указу Президента «О мерах по дальнейшей либерализации торговли и развитию конкуренции на товарных рынках» № УП-5564 от 30.10.2018 г. с 1 ноября 2018 года, если средняя дневная наличная выручка вашего предприятия составляет:

• свыше 20 МРЗП – вы должны сдавать ее в банк ежедневно через службу инкассации или самостоятельно;
• менее 20 МРЗП – для сдачи денег в банк через службу инкассации или самостоятельно вы можете выбрать удобный для вас период (например, раз в 2 дня, раз в неделю).

Также хозсубъектам предоставлена возможность сдавать выручку инкассаторам не только ЦБ, но и других альтернативных служб инкассации.

Плюсы и минусы инкассации

Плюсы

Минусы

надежность и безопасность

за это надо платить

экономия денег – нет расходов на служебный транспорт (топливо, амортизация, зарплата водителя)

есть дополнительные расходы (инкассаторские сумки, пломбиратор, пломбы и т. д.)

не требуется покидать место работы

кассир занимается своими прямыми обязанностями, а не сопровождает выручку в банк

Как заключить договор со службой инкассации

Заключите трехсторонний договор между банком, вашей организацией и службой инкассации. Для этого обратитесь с письмом в Объединенную службу инкассации и приложите к заявлению копии:

• паспорта директора;

• свидетельства (гувохнома) о регистрации предприятия;

• документов, подтверждающих месторасположение пункта сдачи наличной выручки и право пользования им (договор аренды помещения или кадастровые документы собственника).

При заключении договора на инкассацию:

• исходя из количества сдаваемых денежных купюр купите инкассаторские сумки с надписью «БАНК». Они обычно продаются в организациях при службе инкассаторов. Инкассаторы пронумеруют их дробным номером (в числителе – регистрационный номер предприятия по списку в отделе инкассации, в знаменателе – порядковый номер сумки). В верхней части сумки – поставят штамп с номером маршрута;

• купите пломбиратор, пломбы, шпагат, бланки препроводительных ведомостей;

• предоставьте службе инкассации образцы пломб с четким оттиском пломбиратора (если выручка сдается в банк – 2 экземпляра, если в инкассаторский пункт – 3 экземпляра). На оттиске должно быть отражено сокращенное наименование вашего предприятия.

После проверки образцов один экземпляр заверенного образца пломбы передадут вам. Кассир должен предъявлять его инкассатору каждый раз, когда тот будет приезжать за деньгами.

Как заполнить документы и передать наличные деньги инкассаторам

Порядок действий при сдаче наличных денег инкассаторам :

1. Оформите и зарегистрируйте расходный кассовый ордер (РКО) на передаваемую инкассаторам сумму наличных денежных средств. В строке «Выдать» документа укажите фамилию, имя, отчество кассира или иного работника организации.

Как правильно инкассировать деньги в банк и можно ли на этом сэкономить?

У любой компании, работающей с наличной выручкой, есть необходимость доставлять в банк деньги. Рассмотрим основные статьи расходов и способы их сокращения.

Для чего нужна инкассация?

В первую очередь, чтобы обезопасить сохранность денег.

Во-вторых, чтобы не отвлекаться от работы, расходуя время на их самостоятельную транспортировку в банк.

Кроме того, инкассирование позволяет ускорить зачисление наличных на расчетный счет. Это помогает не снижать оборачиваемость средств.

Кому нужна инкассация? Что об этом говорит законодательство?

Инкассация нужна любому предпринимателю или компании, работающей с наличностью. В ряде случаев она обязательна в силу нормативных актов.

Так, для среднего и крупного бизнеса важно соблюдать порядок ведения кассовых операций, который определяет поддержание лимита налички в кассе. Размер лимита устанавливает руководитель, но если компания этот лимит превысит и не инкассирует излишек, компанию ждет штраф от 40 000 до 50 000 руб. (часть 1 ст. 15.1 КоАП), поскольку сверхлимитную наличность нужно сдавать в банк (указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210).

Малые предприятия могут не устанавливать такой лимит. Но если его определили, то должны соблюдать норму закона, иначе могут быть оштрафованы.

Данное нарушение рассматривают только инспекторы ФНС. Поскольку оно не является длящимся, привлечь к ответственности можно только в течение двух месяцев с момента его совершения.

Как проводить инкассацию?

Разберем стандартную ситуацию для торговой точки: перевозка денег по маршруту компания – банк.

Для этого можно использовать инкассационную службу банка (своего или стороннего), либо компанию, специализирующуюся на оказании таких услуг.

Перевозка наличных регулируется положениями Центробанка (так написано в законе «О банках и банковской деятельности»), поэтому выполнять ее могут только те компании, у которых на это есть соответствующая лицензия.

Чего требует инкассация?

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: приезжайте и заберите деньги. Нужно соблюсти ряд условий. Например:

1. Документы. Каждый раз, когда за деньгами приезжает машина, нужно готовить пачку сопроводительных документов. Поскольку у инкассаторов есть график и маршрут, у них немного времени на прием денег. Поэтому документы нужно готовить заранее, а это значит, что придется задействовать время отдельного сотрудника. Если он ошибся с документами, инкассаторы не будут ждать. Они не примут деньги, компании придется оформить отказ и в любом случае оплатить визит инкассаторов.

2. Комната. Для передачи денег инкассаторам нужно специально оборудованное помещение, которое должно запираться на ключ. В момент передачи там не должны присутствовать лишние люди. Если вы арендуете торговое помещение в центре, придется искать и комнату для инкассации. Плюс инкассаторы требуют свободный подъезд и место для парковки автомобиля рядом с входом/выходом.

Стоимость инкассации

Она зависит от ряда факторов:

• суммы перевозки;
• времени инкассации;
• сложности маршрута;
• удаленности от точки инкассации;
• наличия вооруженной охраны.

Обычно есть такие варианты тарифов:

• фиксированная ставка (за каждый заезд);
• процентная ставка (оговоренный процент от сдаваемой суммы, но не ниже некоторого минимума);
• комплексный – «такса» за заезд + процент от суммы.

Рассмотрим комплексный вариант. Он складывается из фиксированной платы за выезд и процента от суммы, сдаваемой инкассаторам. Но это только прямые расходы.

Чтобы понять, во сколько действительно обходится инкассация, нужно учитывать стоимость времени каждого сотрудника, вовлеченного в процесс сбора наличных от приема средств до зачисления на счет и отражения в учетных системах, а также стоимость самого дорогого ресурса – административного. Опытным путем установлено, что менеджер одновременно может эффективно управлять 5-9 процессами. Чем больше процессов, не приносящих прибыль, в ответственности сотрудника, тем дороже процесс для бизнеса в целом.

Также нужно учитывать количество точек для инкассации: чем их больше, тем сложнее организация процесса. Кроме того, многие компании не учитывают стоимость денег в периоде и стоимость дополнительного финансирования для поддержания оборотных средств. В конечном итоге, стоимость всех затрат компании на инкассацию наличных может достигать 1-2% от оборота и выше.

Итоги. Плюсы и минусы инкассации

• безопасность. Инкассаторы отвечают за сохранность ваших денег. Это ответственность подкрепляется бронированным автомобилем и оружием;
• экономия времени. Не надо тратить личное время либо время одного из сотрудников, отправляя его в банк или к банкомату с возможностью самоинкассации;
• инкассаторы привозят деньги в банк и сами зачисляют их на расчетный счет.

• ошибки при заполнении документов;
• приезд инкассаторов в “неудобное” время или опоздание;
• требование к наличию отдельного помещения;
• скорость зачисления средств на счет;
• сложный процесс, удешевление которого происходит за счет дополнительной нагрузки на персонал или за счет удобства.

Почитайте о преимуществах услуги «Электронный инкассатор» подробнее.