Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной — образец

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

• бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
• неправильно заполнен бланк (титульный лист);
• предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерять трудовую книжку может сотрудник или работодатель. Бывают случаи, когда происходит массовая утеря, например, вследствие чрезвычайного происшествия. Тогда возникает необходимость оформить дубликат документа.

1. Как восстановить трудовую книжку
2. Куда следует обращаться
3. Как правильно составить заявление
4. При утере работником
5. При утере работодателем
6. При массовой утере
7. Какие записи должны быть в дубликате трудовой книжки

Как восстановить трудовую книжку

Если работнику отдали документ на основании ст. 62 ТК РФ с целью предоставления в Пенсионный фонд или органы социального страхования, он может ее потерять. Тогда гражданину необходимо сообщить работодателю об этом и составить заявление о предоставлении нового документа. Организация не позднее 15 календарных дней должна предоставить сотруднику дубликат.

Можно обратиться также в Многофункциональный центр. Учреждение формирует запрос и направляет его предыдущим работодателям. Такая услуга по восстановления трудовой книжки бесплатна.

ВНИМАНИЕ! В восстановленном документе отражаются только места официального трудоустройства.

Куда следует обращаться

Восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и другие учреждения, наделенные необходимыми полномочиями.

Для восстановления трудовой направляется обращение:

1. К прошлым работодателям за подтверждением стажа в виде справок и выписок.
2. В архивы по месту расположения предприятий. Если они ликвидированы, архив выдает соответствующие справки, в которых указано, когда и сколько времени работал гражданин.
3. В суд. При подаче иска направляются запросы на адреса прежних мест работы для получения необходимой информации.
4. В Пенсионный фонд отправляется письмо с запросом на предоставление информации о стаже заявителя.

Как правильно составить заявление

Заявление о предоставлении нового документа пишется сотрудником на имя работодателя:

1. Указывается информация об адресате (Ф. И. О., занимаемая должность, наименование организации).
2. Указывается причина утраты.
3. Излагается просьба об оформлении дубликата.
4. Ставится дата написания и подпись заявителя.

Ошибки и зачеркивания в заявлении недопустимы.

При утере работником

Если документ, подтверждающий профессиональную деятельность и трудовой стаж, теряется по вине работника, для его восстановления нужно обратиться к последнему работодателю и составить заявление об утере. Если есть копия трудовой, она предоставляется в кадровый отдел.

Заполняет дубликат книжки не сотрудник, а специалист кадрового отдела исходя из хранящейся у него и собранной работником подтверждающей документации.

СОВЕТ! При утрате трудовой книжки данные о стаже аннулируются. Сотруднику следует следить за тем, чтобы дубликат правильно заполнялся.

При утере работодателем

В случае потери трудовых книжек работодателем юридическое лицо отвечает за восстановление утраченной информации. Предприятие обязано выполнить те же процедуры, что и при потере работником, но самостоятельно.

ВНИМАНИЕ! Материальная ответственность работодателя может возникнуть, если трудовая утеряна специально, со злым умыслом.

Прежде чем оформлять дубликат документа, необходимо:

• посмотреть в книге движений трудовых книжек дату трудоустройства, номер документа;
• проверить личное дело сотрудника (там может быть расписка о том, что работник забирал документ);
• проверить трудовую, изменилась ли фамилия сотрудника до приема в компанию или во время работы.

Если поиски не дали результата, приступать к оформлению дубликата.

Способы восстановления документа:

1. Если гражданин не работал или работал неофициально, используются сведения приказов о найме, а также других кадровых документов по месту работы.
2. Если сотрудник работал официально, требуются сведения от предыдущих нанимателей. Требуются официальные запросы в эти компании.
3. Если предыдущая организация не функционирует, для восстановления книжки понадобится больше времени. Юридические лица в процессе ликвидации передают документы в архивный госорган для хранения. В этом случае отправляется запрос в государственный архив.
4. Если ответа нет или данные не сохранились, подается заявление в ПФР. Но это возможно, если сотрудник работал на предприятии недавно, поскольку регистрация застрахованных в базе создана несколько лет назад.

При массовой утере

При утере трудовых книжек работодателем по причине непредвиденной чрезвычайной ситуации стаж определяется специальной комиссией. Такая комиссия создается учреждениями исполнительной власти РФ. В состав входят члены профсоюзов и других уполномоченных органов. В процессе работы создается акт, где указываются следующие данные:

• рабочий период;
• совокупный стаж;
• название должности.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой книжки

В дубликате указывается информация:

• об общем стаже до момента поступления на работу в организацию на основании подтверждающих документов;
• о профессиональной деятельности, наградах и благодарностях, внесенных в трудовую по последнему месту работы.

Данные о стаже учитываются работодателем на основании предоставленных сотрудником документов, удостоверяющих это.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Процедура восстановления трудовой книжки при утере работником

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий факт сотрудничества с предприятием или организацией. Стаж работы также рассчитывается по записям в трудовой. Но что делать, если отдел кадров или же сам работник потерял столь важную бумагу?

• Дубликат ↓
• Кто восстанавливает трудовую книжку? ↓
• Можно ли заполнять трудовую самостоятельно? ↓
• Заявление ↓
• Особенности его составления и вручения ↓
• Образец ↓
• На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки ↓
• Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки ↓
• Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку ↓
• Как происходит на практике ↓

Дубликат

Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям.
Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

• Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
• Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
• Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
• В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
• Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

Кто восстанавливает трудовую книжку?

Процедуру восстановления должен брать на себя последний работодатель. Но возьмется он за это только после получения правильно оформленного заявления об утере.
Нередкими можно считать случаи, когда работники «случайно» теряли документ, чтобы скрыть, например, увольнение по статье. В таком случае за дубликатом можно обращаться к более раннему работодателю, который не посмеет отказать.

Можно ли заполнять трудовую самостоятельно?

Ни в коем случае! Для ведения документации подобного рода необходимо иметь ряд навыков и знаний, отсутствие которых может нанести непоправимый ущерб. Наименее плохим вариантом можно считать потерю нескольких трудовых месяцев, в то время как наихудшим вполне может стать неправильный расчет пенсии. Доказать ошибку будет сложно, а исправить — почти нереально.

Заявление

Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:

• Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
• С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
• Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
• Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
• Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
• Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
• Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.

Особенности его составления и вручения

Вместе с написанным заявлением, нужно предоставить в отдел кадров все документы, которые хоть как-то подтверждают вашу трудовую деятельность. Это могут быть рабочие документы с подписью и датой и выписки и заработной плате.

Работники отдела кадров заполняют бланк, в котором указывают:

1. Номер записи (по порядку).
2. Дата приема на работу и увольнение (если такое имело место быть).
3. Название организации, должность, образование и профессия сотрудника. Причина снятия с должности.
4. Номера актов, в соответствии с которыми сделаны записи.

Образец

ЗАЯВЛЕНИЕ

Об оформлении дубликата трудовой книжки Кому (название должности руководителя)
Название организации
ФИО руководителя
От (ФИО заявителя)
Должность сотрудника
Название цеха, подразделения и т.д.

В связи с (причина отсутствия документа), прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
Прежние места работы:

№ Название организации, ее адрес Период работы (можно примерно)

Документация, подтверждающая стаж:
№ Наименование документа

_________________
Подпись сотрудника

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №______________________
«число (цифрами)»_ месяц прописью_год (цифрами)
___________________
Подпись сотрудника отдела кадров

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

Обычно, достаточно нескольких бумаг, таких как:

1. Документация и справки с печатью и подписью руководителя.
2. Приказы, их копии, отдельные выписки из постановлений.
3. «Корешки» заработной платы.
4. Приказы о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении.
5. В некоторых случаях можно получить судебное заключение, которое подтвердит наличие стажа.

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:

• Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
• Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
• Данные о приеме на работу.
• Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
• Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
• Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
• Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа. В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат. Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.

Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу. К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии. В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.

Как происходит на практике

В Трудовом Законодательстве четко прописан процесс восстановления различного рода документации. Но бывают случаи, когда приходится искать альтернативные выходы. Сюда относят работу на подставные фирмы, обанкроченные предприятия, мошеннические компании и многое другое. Как поступить в такой сложной ситуации и где искать помощи?

• Попробовать отослать работодателям запросы на получение выписки с указанием стажа. Честные работодатели даже после закрытия бизнеса сохраняют документацию и ведомости о сотрудниках.
• Если найти их (работодателей) не удалось, следует пойти в Государственный архив, который предоставит необходимые ведомости. В случае незаконного существования и/или закрытия компании, Гос. Архив бессилен.
• Обращение в Пенсионный Фонд может значительно ускорить процесс получения данных. Следует отметить, что это бесплатно и не отнимет у вас более 10 дней.
• Последней инстанцией является суд. До него дело доходит редко, но все же, лучше знать о таком варианте.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

1. Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
2. Утеря книжки, либо ее кража.
3. Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
4. Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

1. Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
2. Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
3. Название документа (заявление), указывается в центре листа.
4. Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
5. Подпись сотрудника, который подает заявление.
6. Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если она потеряна?

Потеря трудовой книжки грозит обернуться долгими хлопотами по ее восстановлению. Чтобы ускорить процесс получения дубликата трудовой, необходимо знать некоторые правовые тонкости.

Потеря трудовой книжки случается:

• по вине работника фирмы;
• по халатности работодателя;
• вследствие повреждения трудовой книжки (ТК);
• массовая потеря при чрезвычайных обстоятельствах.

Восстановление трудовой книжке при потере работником

Трудящийся, лишившись данного документа, часто просто заводит новую книжку, когда записи в потерянной немногочисленны. Однако лучше восстановить все записи о местах работы, так как без этих данных утрачиваются годы, зачисленные в стаж.

Порядок действий работника таков:

• Подача заявления работодателю об оформлении дубликата ТК;
• Самостоятельный сбор справок о трудовой деятельности в предыдущих фирмах или заказ справки в ПФР.

Заявление о восстановлении трудовой книжке пишется в свободной форме действующему или бывшему работодателю. Последний в 15-тидневный срок со дня подачи заявления бывшим подчиненным оформляет дубликат ТК, внося в него сведения о приеме на работу, об увольнениях, о премиях и иных вознаграждениях трудящегося.

Восстановление трудовой книжки при потере работодателем

Трудовая книжка работающего в организации сотрудника находится у его нанимателя. Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих подчиненных, поэтому в случае их потери или утраты из-за чрезвычайного происшествия восстановлением занимается директор предприятия или индивидуальный предприниматель как ответственное лицо.

Порядок восстановления книжки нанимателем:

• Получение заявления от сотрудника о восстановлении ТК;
• Получение сведений у подчиненного о предыдущих местах работы;
• Рассылка запросов бывшим работодателям работника и получение от них справок с указанием сроков работы в организации, занимаемой должности, поощрениях и т.п.;
• Выдача дубликата ТК на основе полученных данных.

Восстановление трудовых книжек при массовой утрате

Если организация в силу чрезвычайной ситуации потеряла трудовые книжки своих работников в массовом количестве, то восстановлением ТК занимается комиссия, в состав которой входит работодатель, профсоюзные работники, представители исполнительной власти.

При отсутствии подтверждающих документов, комиссия принимает во внимание свидетельские показания двух и более человек с предыдущих мест работы гражданина.

Сложности при восстановлении трудовой книжки

Ликвидация фирмы, куда направлен запрос работником/работодателем

Когда предприятие, где сотрудник трудился прежде, преобразовано, то можно запросить необходимые данные у организации-правопреемника, где хранится архив прежнего юридического лица.

Ликвидация же предприятия, куда направлен запрос по поводу стажа работника, вынуждает виновное в утрате ТК лицо обращаться в государственные учреждения.

Если сведения, необходимые для занесения в дубликат трудовой, ограничиваются пятью годами, нужно обратиться в Пенсионный фонд России.

Порядок действий при обращении в ПФР:

• Подача заявление о восстановлении трудовой книжки (заказным письмом, лично);
• Получение справки о трудовом стаже, работодателе через 10 дней с момента обращения в ПФР.

Важно! Услуга ПФР бесплатная.

Если стаж работы сотрудника более пяти лет, то данная информация отсутствует в ПФР и надо обратиться в государственный архив.

Порядок обращения в госархив:

• Направление запроса в архив по месту нахождения организации;
• Получение архивной справки о трудовом стаже.

Отказ работодателя в выдаче дубликата

Бывает, что работодатель в силу каких-то причин отказывает работнику в выдаче дубликата либо отрицает факт его трудовой деятельности в фирме. В данном случае сотруднику необходимо обратиться в трудовую инспекцию либо в суд, чтобы подтвердить факт работы у данного нанимателя.

Порядок обращения в суд при восстановлении ТК:

• Составление искового заявления;
• Предоставление необходимых сведений о трудовой деятельности (трудовые договора, копия ТК, выписки из приказов и пр.);
• При необходимости сбор свидетельских показаний бывших сослуживцев.

Если ликвидировано последнее место работы гражданина, то за восстановлением ТК также нужно обратиться в суд по месту жительства. Также можно требовать компенсацию через суд, если уволившемуся сотруднику фирма не выдает ТК или ее дубликат.

Другие случаи, которые требуют получения дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка повреждена

Случается так, что трудовая книжка каким-то образом повреждена: испачкана, порвана, намочена и т.п. В этой ситуации ответственность за восстановление ТК ложится на то лицо, которое виновно в причинении вреда – на сотрудника либо на нанимателя. Порядок восстановления в том и другом случае стандартный, описан выше.

Читаемые записи в этом случае переносятся в дубликат без подтверждающих документов. Уничтоженные записи в результате механического воздействия (попадание воды, пожара и прочее) требуют документального подтверждения.

Внесена неверная запись в трудовую книжку

При выдаче дубликата работодателем, неверно внесенная запись в трудовую книжку в ее дубликат не вносится. Остальные данные переносятся полностью.

В любом случае отчаиваться при потере трудовой не стоит. Как показывает практика, все документы подлежат восстановлению тем или иным способом, было бы желание.

Возможно вам будет интересно:

Если вам нужна более подробная консультация, то вы можете обратиться к нашему трудовому адвокату.

Записаться на консультацию