Является ли акт сверки взаиморасчетов доказательством займа
12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов
Для чего нужна сверка взаиморасчетов с контрагентами и как правильно составить акт сверки? Можно ли обязать их подписывать акт сверки? В каком случае суд может признать акт сверки как доказательство задолженности? На эти и другие вопросы бухгалтеров ответил Максим Паначёв, член совета директоров ООО «СМАРТ БИЗНЕС» и эксперт Общественной палаты Свердловской области.
Первичка в акте сверки
На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?
Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.
Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.
Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.
Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.
То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.
Как составлять акт сверки взаиморасчетов с поставщиком, если поставщик отправил товар, а мы его еще не получили ?
Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.
Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.
Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.
Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019 с комментариями эксперта смотрите в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов» (шаблон можно скачать) .
Акт сверки: кто составляет и подписывает
Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов ?
По общему правилу акт сверки взаиморасчетов должен подписывать директор компании. Чтобы акт мог подписать главный бухгалтер, нужно оформить доверенность, которая бы давала ему право на подписание акта .
Можно подписывать акты и в электронном виде — электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Например, это можно сделать в сервисе Контур.Взаиморасчеты .
Доверенность на бухгалтера в этом случае прикладывать к акту сверки не обязательно: полномочия бухгалтера определяются в доверенности, с которой он приходит получать электронную подпись.
Кто кому должен предоставлять акт сверки взаиморасчетов — поставщик покупателю или наоборот ? Всегда просим сверку от поставщиков, но нам часто отказывают. Как настоять?
Акт сверки взаиморасчетов не обязателен. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы. Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду. Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.
Если ни в договоре, ни в дополнительном соглашении к нему ничего не говорится об акте сверки взаиморасчётов , принудить контрагента составлять или подписывать этот документ не получится : это не обязательный документ .
Правильно я понимаю, что могу не подписывать акт сверки, если договор не обязывает меня это делать?
Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.
В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями.
Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение стольки-то дней не вернул подписанный акт сверки, то он считается подписанным? Считается ли подписанным в этом случае?
Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.
Иностранная валюта
Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте? Могут ли в одном акте сверки фигурировать и российские рубли, и евро? Как правильно заполнить акт сверки взаиморасчётов в этом случае?
Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история.
Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Но эта оценка будет иметь не обязательственный, а информационный характер. Суд, например, этот столбик не будет принимать во внимание.
Однако есть нюанс. Стороны могут предусмотреть в договоре, что если курс валюты существенно меняется, то одна из сторон обязана доплатить или снизить цену товара. В этом случае акт сверки взаиморасчётов придется составить исходя из курса валюты: допустим, сторона заплатила такую-то сумму в евро, курс ЦБ РФ на тот момент был таким-то.
Факторинг
Как сделать акт сверки взаиморасчётов по факторинговой сделке? Получается, что отгрузку мы делаем в адрес одного контрагента, а оплату получаем от другого. Как выглядит такой акт сверки?
Если у вас есть трехсторонний договор, то в нем можно предусмотреть, что сверка проходит между тремя сторонами. Но сложность такой сверки существенно выше, чем при двухсторонних расчетах: нужно учитывать как оплаты от фактора к поставщику, так и от покупателя к фактору.
Расхождения
Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?
Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год, чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.
Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.
Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?
Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов. Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ ).
А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.
Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий.
В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.
Может ли акт сверки подтвердить отсутствие задолженности?
Как ни странно, нет. Акт сверки, если обе стороны его подписали, может подтвердить задолженность. Но нельзя исключить, что в закрытом периоде обнаружится первичный документ, который в акт не был включён, но накладывает обязательства на одну из сторон. В этом случае первичный документ имеет приоритет перед актом сверки. Нужно составить новый акт сверки, включив в него спорный период.
Можно ли составлять акт сверки за тот же период повторно, если расхождения обнаружились после?
Все зависит от условий договора и от того, о чем вы условитесь с контрагентом.
Либо вы работаете с входящем сальдо, не равным нулю, либо возвращаетесь к моменту, когда это расхождение у вас возникло, и урегулируете этот вопрос.
При этом вам никто не запрещает составлять акт сверки за произвольный период. Например, если в III квартале вы обнаружите расхождения за I квартал, вы можете подписать акт сверки от начала года до текущей даты или до завершения III квартала. В нем вы отразите новые обстоятельства, и приоритет у него будет выше, чем у исходного.
Кстати, условие, что более поздний акт сверки приоритетнее раннего, тоже важно включить в договор, чтобы избежать разногласий.
Разобрались? Проверьте себя — пройдите тест.
Удобная сверка — в Контур.Взаиморасчётах.
Сравнивайте номера документов, даты и суммы, подписывайте акты сверки и протоколы разногласий КЭП.
3 недели бесплатно.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Акт сверки взаиморасчётов
Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто составляет акт
Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.
Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.
Как проводится сверка по расчётам
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Инструкция по заполнению акта сверки
В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).
Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.
В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.
Копия акта сверки, по мнению некоторых судей, может быть достаточным доказательством для взыскания задолженности за выполненные работы
Часть 1. Первая инстанция.
Обратился однажды конкурсный управляющий в арбитражный суд с иском о взыскании с Ответчика задолженности за выполненные работы. Вроде бы обычный иск, обычное дело, каких много в наше время, но, как говорится, «ничего не предвещало беды…».
В предварительном судебном заседании сразу на себя обратил внимание конкурсный управляющий, который уверенно заявил, что у него нет ни одного оригинала документа, подтверждающего сумму задолженности и, я бы сказал, с наглым упрямством стал утверждать о том, что мы сами (т.е. Ответчик) должны принести в суд эти документы.
Судья, из процесса в процесс, слушав позицию конкурсного управляющего, вернее поняв неспособность ее формирования, стал проявлять некую «заботливость», «целеустремленность», «настойчивость», не знаю какие еще тут слова подобрать, чтобы выразить его намерения заставить нас – Ответчика, где-то найти и приобщить к материалам дела оригиналы документов, на которые ссылается Истец!
Естественно, в судебном заседании мы указывали на то, что тоже читали АПК РФ и не нашли там обязанности Ответчика по устной просьбе Истца и/или судьи предоставлять некие документы, подтверждающее сумму задолженности Ответчика, а напротив АПК РФ обязывает самого Истца доказывать те обстоятельства, на которых он основывает свои требования.
Вроде бы все просто: нет доказательств – нет факта, такие «правила игры», даже, можно сказать, такую «золотую формулу» мне навеял сам Арбитражный суд г. Москвы, вынося шаблонные решения и руководствуясь преимущественно указанным правилом.
Приэтом ни конкурсный управляющий, ни судья по неизвестным мне причинам не желали использовать известные инструменты процессуального характера по истребованию доказательств, предусмотренные, как положениями Закона о банкротстве, так и АПК РФ.
В общем, если кратко, вся позиция сторон сводилась к простым взаимоисключающим требованиям:
Конкурсный управляющий требовал иск удовлетворить, основываясь лишь на копии акта сверки и плохой копии договора.
Ответчик возражал против удовлетворения исковых требований, требовал представить документы, подтверждающие сумму задолженности. Более того оспаривал сам факт существования этой задолженности и копий документов.
Выслушав позиции сторон Арбитражным судом города Москвы было принято решение о взыскании в пользу Истца задолженности за выполненные работы по договору подряда в полном объеме.
Т.е. суду хватило копий, оспариваемых Ответчиком, доказательств для установления факта задолженности, ну О.К.!
Вот некоторые цитаты из решения:
«…за ответчиком образовалась задолженность, о чем свидетельствует акт сверки взаимных расчетов, подписанный обеими сторонами без разногласий и возражений. Заявлений о фальсификации данного акта в порядке ст.161 АПК РФ сторонами не представлено, заявлений о проведении экспертизы также не представлено. Подписи уполномоченных лиц, подписавших указанных документ сторонами не оспорены. Вышеприведенные обстоятельства ответчиком не опровергнуты и не приведены доказательства нарушения сроков по вине истца».
P.S. В этом деле меня очень интересовало, чем именно будет руководствоваться судья при вынесении данного решения – хладнокровной профессиональной составляющей или эмоциональной? Ответ на риторический вопрос вроде бы был очевиден: Ведь он судья! – думал я, но в этом деле что-то пошло не так…
Часть 2. Апелляция. Проснулись.
Апелляционная жалоба не заставила себя долго ждать. Доводы, по которым мы считали решения незаконными и необоснованными, тоже особо придумывать не стали: нет документов – нет оснований для взыскания задолженности.
Готовясь к апелляционной инстанции, отчетливо понимали, что весьма не просто представителям всего за 2-3 минуты донести трем судьям, которые видят твое дело, те же 2-3-минуты, всю суть проблемы, которую до этого разбирали минимум пол года.
По этому делу у меня было двоякое желание, с одной стороны я хотел отмены вынесенного решения, с другой стороны мне нравилась формировавшаяся практика, по которой я теперь мог к иску прикладывать копию акта сверки, копию договора и ВСЕ! Зачем теперь мучиться с доказательствами!
В судебном заседании сразу начали с интересного, рассказал суду апелляционной историю о том, что в прицепе концепция, заложенная в решении мне нравится, и я буду рад впредь прикладывать к иску 2 документа: платежку об оплате гос. пошлины и копию акта сверки, и я бы хотел «просудиться» с ней до кассации, так сказать, сформировать практику.
Реакция судей не заставила себя долго ждать, они быстро «проснулись» и стали активно интересоваться как это так, что за странные вещи я говорю. Стали интересоваться, есть ли у конкурсного управляющего оригиналы приобщенных в материалы дела доказательств. Конкурсный управляющий, уверенный в своей правоте, поведал 3-м судьям апелляционной инстанции ту же историю, что и в суде первой инстанции, о том, что оригиналов документов у него нет и то, что их должен был представить сам Ответчик, а раз не представил, значит требования обоснованы!
После 10 секундной напряженной паузы по лицам судей апелляционной инстанции было видно, что их как будто отрезвило, и они начали понимать, в чем тут суть дела (в чем тут подвох 🙂 ). После четко сформулированных и однозначных вопросов судей в адрес Истца и не полученных на них внятных ответов, уже не было сомнений в положительном для нас исходе дела.
Девятый арбитражный апелляционный суд принял постановление, которым решение суда первой инстанции было отменено, в удовлетворении иска отказано в полном объеме!
Ура, мы победили! 🙂
Часть 3. Кассация. Оригиналы документов нашлись!
Конкурсный управляющий, видимо отрезвленный вынесенным постановлением апелляции, решил приложить усилия в исполнении своих обязанностей конкурсного управляющего и нашел оригиналы документов: договор, все акты о приемке выполненных работ, акты сверки, в общем, полный комплект, и обратился в кассацию.
Документы, подтверждающие сумму задолженности, были приложены к кассационной жалобе. Прочитав его кассационную жалобу, первая мысль была о том, что исход дела в кассации был обречен.
И опять для меня, как для судебного юриста, встал вопрос: чем будет руководствоваться судья при рассмотрении данного дела – хладнокровной профессиональной составляющей или эмоциональной?
Кассация ведь такая инстанция, что, с одной стороны, очень мало оснований, по которым можно отменить судебный акт, но не редки случаи, когда придешь на «пустяковое дело», а судьям что-то не понравилось и судебный акт отменяют или отправляют на новое рассмотрение.
В общем, риски были очевидны. С одной стороны, у конкурсного управляющего железобетонные доказательства, он во всех красках в кассационной жалобе описывает о том, что мы, оказывается, обманывали его и суд, утверждали, что документов нет, а они есть, он их нашел!
С другой стороны, шутки-шутками, а дело рассматривается в суде кассационной инстанции и судьи тут имеют иной профессиональный уровень, на что и был наш расчет (конечно и у них бывает…).
На счет приложенных к кассационной жалобе новых доказательств нами были заявлены возражения. Возражения наши строились, в основном, на процессуальную составляющую дела – документы стороной в суде первой и второй инстанции не представлены, соответственно, задолженность не доказана.
Учитывая, что у кассационной инстанции есть пределы рассмотрения дела и суд кассационной инстанции не вправе исследовать новые доказательства, которые не были предметом рассмотрения в суде первой и апелляционной инстанции, при рассмотрении нашего дела кассация особо и не сопротивлялась, и вернула Истцу новые доказательства прямо в судебном заседании, еще и отчитав конкурсного управляющего, что он сам во всем виноват J.
Постановлением кассационной инстанции апелляция оставлено в силе.
Часть 4. Заявление о пересмотре постановления апелляции по вновь открывшимся обстоятельствам.
Конкурсный управляющий сделал новый ход – обратился с заявлением о пересмотре постановления апелляции по вновь открывшимся обстоятельствам, поставив нас опять в непростое положение. В обоснование своих доводов вновь ссылался на то, что мы вводили суд в заблуждение относительно наличия документов, подтверждающих задолженность, а он их нашел, т.е. как он указывал, выявились новые доказательства, о которых суд и он ранее не знали.
И тут я считаю, нам опять на руку сыграла наша неповоротливая система правосудия, руководствуясь в большинстве случаев принципом наименьшего сопротивления. Ведь удовлетворение заявления конкурсного управляющего, по сути, означало бы, что суду апелляционной инстанции пришлось бы рассматривать все дело с самого начала, а хотят ли они этого? – конечно нет!
Изучив более подробно судебную практику, были подготовлены возражения, которые сводились к тому, что получение Истцом новых доказательств не может являться основанием для пересмотра дела по вновь отрывшимся обстоятельствам.
Как установлено ч. 2 ст. 311 АПК РФ вновь открывшимися обстоятельствами являются существенные для дела обстоятельства, которые не были и не могли быть известны заявителю. Но в нашем случае доказательства были известны конкурсному управляющему, вопрос в том, что на тот момент он не мог/не хотел их искать, но, в любом случае, он отчетливо понимал какие доказательства должны были быть представлены в обоснование его исковых требований в суде первой и апелляционной инстанции.
Таким образом, новые доказательства по делу, представляемые Истцом, не являются вновь отрывшимся обстоятельствами и основанием для пересмотра принятого судебного акта.
Как и ожидалось, апелляционная инстанция заявление конкурсного управляющего рассмотрела быстро. В судебном заседании судьи «на нас смотрели косо», говорили сквозь зубы, чувствовалось некое напряжение, когда нас «ткнули носом» в новые доказательства.
Выслушав эмоциональное выступление конкурсного управляющего и хладнокровные возражения Ответчика, апелляционная инстанция отказала в удовлетворении заявления о пересмотре судебного акта по вновь отрывшимся обстоятельствам.
Акт сверки взаиморасчетов
Содержание
- 1 Акт сверки взаиморасчетов
- 2 Понятие хозяйственной деятельности
- 3 Порядок составления Акта сверки взаиморасчетов
- 4 Работа с Актами сверки в организации
Акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов — документ, отражающий текущее состояние взаимных расчетов между хозяйствующими субъектами за определенный период времени. Согласно Письма Министерства Финансов Российской Федерации от 18.02.2005 года № 07-05-04/2 «действующим законодательством форма акта сверки расчетов хозяйствующих субъектов не предусмотрена, т.е. организация при необходимости может разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно». http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=54943;dst=0;ts=3EF2C4A751E1F14626D93D95A0002A9A;rnd=0.7689718711189926 Многие организации в своей деятельности не придают особой важности данному документу, однако необходимо понимать, что подписанный Акт сверки взаиморасчетов – это признание факта наличия либо отсутствия задолженности между сторонами.
Понятие хозяйственной деятельности
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). http://www.garant.ru/consult/account/466150/ При этом под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). http://www.garant.ru/consult/account/466150/
Порядок составления Акта сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах. Согласно ч. 4 ст. 9 от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=122855
При этом сам акт сверки расчетов с контрагентами должен подписать руководитель или другое уполномоченное им лицо http://www.garant.ru/consult/account/466150/
Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 21постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 12.11.2001 N 15 и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 15.11.2001 N 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»). http://www.garant.ru/consult/account/466150/
Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, если это лицо не уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга. http://www.garant.ru/consult/account/466150/
Работа с Актами сверки в организации
Сам по себе Акт сверки взаиморасчетов не является первичным документом, и его составление носит скорее вспомогательный, нежели обязательный характер в расчетах по договорам между контрагентами.
В любой компании, с той или иной периодичностью, возникает необходимость в сопоставлении бухгалтерских данных. Зачастую запросы на формирование Актов сверки взаиморасчетов отправляют сотрудники, непосредственно работающие с контрагентом.
Период деятельности, за который организации проводят сверки взаиморасчетов может быть различным – месяц, квартал, полугодие и т.д., и бывают случаи, когда мгновенно вспомнить «с кем работал» в определенный промежуток времени бывает довольно сложно. Один из минимальных по трудозатратам вариантов – вести журнал сделок. Принцип очень простой – создать список контрагентов, единожды сформировав тему и текст. Прошла хоть одна сделка в отчетном периоде –в колонке «наличие поставок» ставим условный знак («галочку»).
В момент формирования запросов на формирование Актов сверки взаиморасчетов остается сформировать по гиперссылке электронное сообщение контрагенту, внести готовые тему и текст письма, и дождаться обратной реакции.
Является ли акт сверки взаиморасчетов доказательством займа
Вопрос о важности сверки расчётов с контрагентами часто интересует начинающих бухгалтеров. Сверка – одно из обязательных действий между сторонами, с помощью которого не только осуществляется инвентаризация обязательств обоих предприятий, но и подтверждаются факты наличия долгов или переплат друг перед другом.
Конечным результатом сверки является специальный бухгалтерский документ – акт сверки, подписывающийся уполномоченными представителями каждой стороны. Если сверку расчётов организовать и оформить грамотно, то бухгалтер может минимизировать возможные погрешности в налоговом и бухгалтерском учёте.
Более того, акт сверки расчётов будет необходим юрисконсульту предприятия в случае невыполнения контрагентом обязательств по договору. Если вторая сторона не реагирует на досудебные претензии, юристы компании готовят на основании акта сверки соответствующий иск для обращения в суд.
Обязательно ли проводить сверку взаиморасчётов?
Каждый субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять порядок, периодику и сроки проведения сверки взаиморасчётов с контрагентами. Всё, что касается процедуры анализа обязательств, должно быть закреплено во внутренних документах предприятия, а именно – в учётной политике компании на определённый финансовый год.
Однако, существует и обязательная сверка расчётов, проводить которую необходимо перед составлением бухгалтерской отчётности за отчётный год.
Сверить взаиморасчёты – означает обеспечить корректность ведения налогового и бухучёта.
Итак, не меньше одного раза в год нужно проводить сверку в связках следующих контрагентов:
1) покупатель – заказчик;
2) поставщик – подрядчик;
3) кредитор – дебитор.
Порядок организации проведения анализа взаиморасчётов прописан в Методических указаниях, утверждённых Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года (с изменениями от 08.11.2010 года).
Так, необходимо анализировать задолженность по счетам № 60, 62, 76 , а также по другим счетам, если того требует особенности ведения предпринимательской деятельности бизнес-субъекта.
Организация сверки взаиморасчётов
По результатам анализа взаиморасчётов составляется двусторонний акт сверки. Оформлять его нужно в двух экземплярах.
Один акт остаётся в бухгалтерии предприятия. Предварительно его нужно зарегистрировать в специальном журнале и подшить в папку, где хранятся документы по расчётам с покупателями (поставщиками, кредиторами и т.д.).
Второй экземпляр необходимо направить на рассмотрение стороне по договору. В законодательстве нет обязательного условия, каким письмом следует отправлять акт сверки контрагенту – простым или с уведомлением. Более того, чтобы сократить сроки на почтовую доставку, акт можно параллельно отправить в электронном виде (e-mail или факс).[/dt_quote]
После получения своего экземпляра акта сверки, контрагент обязан проверить документ и, как результат, может:
1) подтвердить сальдо;
2) составить акт разногласий;
3) проигнорировать указанный акт.
Данные в акте могут быть указаны некорректно. Это возможно, если бухгалтер предприятия допустил счётные ошибки или неправильно отобразил данные из первичной документации. Если были обнаружены неточности в бухучёте у кого-то из контрагентов, нужно дополнительно их изучить и скорректировать.
Акцентируем внимание, что списание дебиторской или кредиторской задолженности в одностороннем порядке, без проведения сверки взаиморасчётов, не допускается. Единственное исключение – можно списать безнадёжный долг, если истёк срок для обращения в суд.
Как документально оформить сверку?
На законодательном уровне не утверждён унифицированный (типовой) акт сверки, поэтому контрагенты, проводящие анализ взаиморасчётов, составляют акт в свободной форме.
Однако, есть целый ряд требований/правил, которых следует придерживаться во время составления акта сверки:
1. Необходимо предварительно проверить наименование контрагента. Делается это для того, чтобы выявить, не изменилось ли название предприятия за определённое время. Для этой цели проще всего обратиться за электронной выпиской из ЕГРЮЛ через сайт nalog.ru.
2. Нужно указать реквизиты договора (№, дату, название), на основании которого между контрагентами происходит сотрудничество. Особенно важно такое указание во время сверки расчётов предприятий, которые одновременно сотрудничают по нескольким гражданско-правовым договорам (к примеру, по договору поставки и договору оказания услуг). В случае возникновения спора, по номеру и дате договора можно оперативно установить спорное обязательство и сроки исковой давности по нему.
3. Заполняя акт сверки взаиморасчётов, нужно указывать и бухгалтерскую первичку (накладные, платёжки). Перечисленные первичные документы в дальнейшем помогут вычислить хронологию в расчётах и удостоверить сальдо.
4. В обязательном порядке в акт сверки вписывается дата проведения анализа взаиморасчётов, корректное название сторон, суммы выявленной задолженности и подписи уполномоченных лиц предприятий с указанием их должностей.
5. В случае, когда один из контрагентов является плательщиком налога на добавленную стоимость, в акте сверки взаиморасчётов необходимо прописывать уточнение по данному факту, например, указывать, что сумма долга включает в себя НДС 18%.
6. Важнейший реквизит – дата подписания акта, так как она влияет на сроки исковой давности по задолженности. Однако, следует учитывать, что дата оформления и дата подписания – это разные понятия. Налоговики в первую очередь обращают внимание именно на дату подписания сторонами акта сверки. Более того, если одной стороной акт был подписан 15 числа, а второй – 22, отталкиваться нужно от более поздней даты из них, т.е. от 22 числа.
7. Лица, подписывающие акт сверки, должны иметь для этого соответствующие полномочия. Как правило, данный документ заверяется руководителем предприятия. Если же акт подписывается другим сотрудником предприятия, для подтверждения его полномочий необходимо издать приказ или выдать доверенность, в которых прописать все его права и обязанности.
Рекомендуем следовать всем вышеуказанным требованиям к составлению акта сверки. В таком случае, бухгалтер предприятия сможет обезопасить себя от возможных притязаний как со стороны недобросовестных контрагентов, так и со стороны налоговиков. К тому же, желательно прописать в Учётной политике предприятия пункты о форме и содержании акта сверки взаиморасчётов.
