План мероприятий по переезду учреждения в другое здание

Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство

Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было.

Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.

Рассказываем, как организовать переезд компании в новый офис и ничего не упустить.

Шаг 1: выбрать подходящее помещение

Прежде, чем составлять план переезда в новый офис, нужно проанализировать текущее помещение и понять:

• что в нем нравится, а что — нет;
• каких зон не хватает;
• что хочется изменить в интерьере.

Несколько советов:

1. Продумайте планировку офисного пространства до мелочей прежде, чем начнете присматривать помещение, чтобы не теряться и не затягивать процесс. Можно рассчитать необходимую площадь самостоятельно, используя калькулятор , но лучше воспользоваться услугами брокеров, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора (это бесплатно).
2. Чтобы минимизировать затраты на переезд в новый офис, тщательно изучите конфигурацию и планировку помещения, которое вам предлагают: если там много перегородок, несущих стен и колонн, потратите больше на дизайн и ремонт.

Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:

-Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.

-Если переезд в другой офис будет сопряжен с тем, что сотрудникам придется дольше добираться на работу, предупредите их об этом. И озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного пространства, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.

-Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.

-Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет).

Если планируете заказать дизайн и ремонт офиса под ключ, пригласите представителей студии с техническим специалистом уже на этапе выбора помещения. Они помогут выбрать помещение подходящей планировки, оценят проект, а также сделают Test Fit — пробную рассадку сотрудников, которая поможет понять, удастся ли разместить все отделы, как впишется в новый офис мебель и техника. Если пропустить этот пункт, то некоторые вещи могут оказаться лишними или вовсе будут мешать сотрудникам во время работы. А это — дополнительные временные и финансовые затраты на переезд офиса.

Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлять план переезда в новый офис и смету.

Боитесь прогадать с помещением для нового офиса?Поможем выбрать место, где будет комфортно и вам, и вашим сотрудникам!

Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании

Первым делом рекомендуем назначить ответственного за переезд офиса компании, который будет следить за процессом: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.

Составляем план переезда в новый офис

Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель.

Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.

На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила для ввоза/вывоза грузов и ведения работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам) — это замедляет процесс.

Важно зафиксировать в плане необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки переезда. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.

Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса. Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок. Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.

Составляем смету переезда офиса

Это нужно, чтобы в процессе придерживаться бюджета и не тратить деньги зря.

Самая большая статья расходов — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения.

На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер.

Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.

Знаем, как подобрать подходящую мебель и материалы для нового офиса, не растрачивая бюджет впустую

Шаг 3: подготовить новый офис к переезду

1. Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить места между ними, понять, чего не хватает, а также быстро расположить вещи в новом офисе после переезда. Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры, иначе может получиться, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два.
2. Проверить мебель и технику: всё ли целое и исправно работает. То, что планируете увозить с собой, стоит подписать, чтобы после переезда сотрудники могли быстро найти свои вещи.
3. Уточнить у арендодателя условия подключения коммуникаций: количество телефонных линий, скорость интернета. Всё это нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда.
4. Уточнить параметры обоих офисных помещений, влияющие на процесс переезда: пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д.
5. За несколько недель до дня переезда предупредить администрацию бизнес-центра, проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем. Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд офиса, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.
6. Сообщить клиентам о том, что вы меняете локацию. Можно сделать е-мейл рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти.
7. Заказать пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества.

Шаг 4: переехать и обустроить новый офис

Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи.

Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд.

Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.

За несколько дней до переезда нужно составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет организовать переезд офиса без накладок и быстрее «обжиться» на новом месте.

Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.

Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна.

Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить весь офис в коворкинг. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.

Заключение

Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.

Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать переезд офиса:

• назначить ответственного;
• заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
• закрыть долги перед прежним арендодателем;
• составить смету и оценить сроки переезда;
• подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
• найти мувинговую компанию;
• дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду.

Такие простые действия помогут осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних трат.

Переезд в новый офис

Стало тепло и вы наконец-то решились на переезд? Что ж, переезд – это конечно очень приятно и здорово, но настолько хлопотно, что возникает желание оттянуть этот момент подольше. По статистике на теплое время года приходится больше всего переездов, весной и летом переезжать проще, однако даже тепло не поможет, если эту процедуру как следует не подготовить. В данной статье речь пойдет о том, как организовать и провести переезд быстро и без потерь. Задача это серьезная, требует усилий многих людей и, по сути, является проектом. Поэтому подойдем к вопросу как к управленческой задаче, и рассмотрим, как реализовать проект под названием «Переезд».

Реализация любого проекта состоит из последовательного решения следующих задач:

1. Определение целей проекта с учетом существующих ограничений.
2. Назначение руководителя проекта.
3. Определение этапов выполнения проекта, задание реперных (контрольных) точек.
4. Определение сроков реализации каждого этапа, составление сетевого графика работ.
5. Составление детального плана реализации проекта, который включает перечень мероприятий с ответственными и сроками.
6. Составление сметы проекта.

Соответственно первое, с чего должна начаться организация переезда – это постановка целей с учетом тех ограничений, которые есть у компании. Постановкой цели занимается руководитель организации или подразделения, которое переезжает.

Небольшая компания по продаже канцелярского оборудования «переросла» свое прежнее помещение и ей необходимо помещение большей площади. В итоге было найдено неплохое помещение, и необходимо туда переехать. С будущими арендодателями осуществлена договоренность о примерном сроке переезда. Помещение свободное, отремонтированное и туда можно сразу въезжать. Компания может себе позволить не работать полный составом целый день и посвятить его переезду. Как видим, особых ограничений у данной компании нет, и цель будет состоять в том, чтобы обеспечить переезд в назначенный срок.
Совсем другая ситуация у компании, которая не может остановить свою деятельность даже на полдня, потому что в таком случае могут пострадать интересы клиентов. Поэтому цели переезда будут не просто переехать в назначенный день, но и осуществить это таким образом, чтобы не прервался производственный процесс. Это куда более сложная задача и осуществить ее можно за счет переезда в два этапа. Сначала переезжает часть сотрудников и полностью готовит рабочее помещение, в то время как оставшиеся сотрудники в старом офисе продолжают обычный производственный процесс. Когда на новом месте все готово, сотрудники из старого офиса выходят на работу уже туда и продолжают работать в обычном режиме, в то время как часть персонала занимается перевозкой оставшегося оборудования и мебели из старого офиса.
Необходимо отметить, что у каждой компании свои исходные условия переезда и ни в коем случае нельзя пропускать этап постановки цели, потому что если не продумать с самого начала требования к критериям успешности реализации переезда, накладки просто неизбежны.

Следующий этап проекта «Переезд» — назначение руководителя проекта. Решение этого вопроса в большей мере зависит от размера компании. Если компания маленькая, то с такой задачей очень хорошо справится секретарь, если средняя – то лучше назначить на роль руководителя проекта офис-менеджера. Ну а если компания крупная, то – руководителя административно-хозяйственного отдела. В нашей статье речь пойдет об организации переезда собственными силами, что возможно в небольших компаниях. Если компания крупная и переезжает, например, целое здание, то гораздо выгоднее пригласить к сотрудничеству специализированную компанию по организации переезда, которая сама решит все организационные вопросы.

Назначение руководителя проекта необходимо закрепить документально – выпустить соответствующий приказ, в котором обозначить цели переезда, назначить руководителя проекта, поручить ему разработать план и смету переезда. Это придаст проекту соответствующую значимость и снимет в будущем многие вопросы.

Третий этап организации переезда – «Определение этапов выполнения проекта, задание реперных (контрольных) точек».

Наиболее распространены следующие этапы при организации переезда:

1. Подготовка переезда
   • Организационно-подготовительные работы
   • Сборы
2. Подготовка нового помещения
3. День переезда
4. Обустройство на новом месте.

Контрольные точки назначаются для того, чтобы точно определить, выполнен ли определенный этап и насколько успешно. По сути, контрольные точки, это критерии успешности выполнения каждого этапа.

Например, для этапа «организационно-подготовительные работы» контрольной точной будет наличие точного плана, кто и что делает, знание исполнителями своих задач, наличие необходимого упаковочного материала, перечень всех предметов, которые перевозятся, заказанная для переезда машина и рабочие.

Для каждого этапа необходимо выделить такие реперные точки, которые особо важны. Например, если на новом месте нет связи, то работать будет невозможно, поэтому одной из важных реперных точек в этапе «Подготовка нового помещения», будет наличие работающей телефонной связи.

Следующий этап организации переезда «Определение сроков реализации каждого этапа, составление сетевого графика работ».

В случае переезда отправной точкой для составления графика реализации проекта является дата переезда. Как правило, она назначается заранее, и от нее рассчитываются все остальные сроки. Следует иметь ввиду, что на подготовительные работы в зависимости от размера фирмы уходит от 2 недель до 1,5 – 2 месяцев. За три дня подготовить переезд просто невозможно. Поэтому, договариваясь с будущим арендодателем о сроках въезда в помещение, нужно сразу оговорить необходимые вам для подготовки сроки. Для компании среднего размера (30 – 50 человек) лучше закладывать на подготовительные работы не менее 1 месяца. Существенно повлияет на сроки переезда и состояние нового помещения, если оно, например, требует ремонта или специального оснащения, то все сроки будут упираться в готовность нового помещения.

День переезда может быть один и если есть такая возможность, то, конечно же, лучше переехать за один день. Но может быть, что ситуация такова, что переехать за один день не представляется возможным. Тогда назначаются два или три дня переезда. Затягивать переезд более чем на три дня нецелесообразно, это существенно повысит ваши издержки, лучше спланировать все заранее и уложиться в минимально-возможные сроки. Затянутый переезд (когда компания имеет возможность переезжать постепенно), выливается в такое количество непродуктивно расходуемого времени, что вместо того, чтобы работать, все постоянно заняты перемещениями. Работа во время переездов просто парализуется, поэтому лучше потратить больше времени на подготовку (ведь ею занимаются не все сотрудники), но зато переехать быстро и сразу.

Пятый этап проекта «Составление детального плана реализации проекта с перечнем мероприятий, с ответственными и сроками». На этом этапе составляется детальный план реализации каждого этапа.

Приведем примерный план переезда небольшой компании, которая проводит переезд своими силами, и выделила один день (в который она не работает с клиентами) для переезда.

Как правильно спланировать и организовать переезд офиса в другое помещение

Это трудный процесс, во время которого могут возникать определенные проблемы. Поэтому, как вариант, стоит заказать офисный переезд http://pereezd-voronezh.ru/services/office/ у профессионалов. Например, зачастую не уделяется должное внимание упаковке и сортировке вещей. На фоне этого, уже в новом помещении, возникают проблемы с поиском необходимых предметов. Избежать этого можно просто правильно прибегая к сортировке и упаковке всех принадлежностей.

В данной статье мы поговорим об офисном переезде и о том, как правильно его организовать.

План переезда офиса (образец)

Мы решили составить список пунктов и на его основе рассказать о наиболее встречаемых трудностях.

• До начала начальнику необходимо выдать «Приказ о переезде организации в другое помещение». В нем можно обязать всех сотрудников подготовится. Свои личные вещи сотрудники могут упаковывать в канцелярские офисные коробки для бумаги. Это удобная тара, которая ничего не стоит. Коробки с личными вещами можно подписать именем их владельца, что сделает их идентификацию более простой.
• Для сортировки и упаковки техники и ее частей лучше выделить сотрудников, которые в ней разбираются. Их задача это грамотная сортировка проводов и частей компьютеров. Их нужно правильно упаковать и пометить, написав имя владельца. Провода от каждого компьютера упаковываются отдельно и ни в коем случае не смешиваются. Для упаковки можно использовать родные (поставляемые при покупке) коробки или же приобретенные, соответствующего размера.
• Также отдельно должна происходить сортировка и упаковка документации. Ее можно разделить на разделы (например, бухгалтерия, договоры с поставщиками и т.д.), которые помогут быстрее идентифицировать документацию при распаковке. Все документы могут быть упакованы в папки, а те в свою очередь в канцелярские коробки. Само собой все должно быть помечено.
• Если при переезде будет перевозиться мебель, то ее также нужно соответственно упаковать. Сделать это можно с помощью полиэтиленовой слюды, которая убережет мебель от царапин. Ее также нужно поддать маркировке, которая ускорит идентификацию.
• Все вещи в офисе (без исключения) должны быть упакованы за один день до назначенной даты. Это исключит какие-либо потери и не вызовет форс-мажорных ситуаций.
• Для перевозки мебели лучше использовать отдельное автомобильное средство. Во время перевозки могут произойти разные вещи. К примеру, неудачно упакованный стол во время перевозки может упасть на компьютер. Чтобы такого не случилось, об этом нужно подумать заранее.
• После перевозки все вещи распаковываются, расставляются и т.д. Само собой распаковка начинается с мебели.

Меры безопасности

Меры безопасности при переезде в офисе также необходимо соблюдать. Для загрузки и разгрузки лучше отдельно грузчиков. Также можно использовать стяжные ремни, которые в грузовике закрепят мебель и уменьшат вероятность ее опрокидывания.

Переезд при помощи мувинговой компании

Мувинговые компании предоставляют услуги по организации процесса перевозки во время переезда. На них возлагается обязательство по упаковке, перевозке и распаковке вещей. Очень важно предоставлять мувинговой компании всю необходимую информацию, так как именно на основе нее менеджер определяет количество необходимых грузчиков и транспортных средств.

Обо всех вещах, которые будут перевозиться, нужно предоставить как можно более раскрытую информацию. Не лишним будет указать размеры и количество. Также можно указать количество коробок с личными вещами работников.

На стоимость услуг мувинговой компании влияет также этаж, с которого и на который будет производиться перевозка. Чем они выше, тем дороже обойдется переезд.

Зачастую мувинговые компании сами предоставляют услуги упаковки и распаковки вещей. Если же данная услуга не предоставляется, то можно обратиться к конкретным компаниям, которые этим занимаются. Они разберут габаритную мебель и упакуют ее. Само собой по приезду в новый офис, эта же компания осуществит распаковку и сборку мебели.

О чем важно помнить при переезде

• Для упаковки мебели лучше использовать качественные материалы, которые уберегут ее от механических повреждений во время перевозки.
• Для упаковки техники лучше использовать родные коробки, которые имеют соответствующие фиксационные формочки с пенопласта.
• Не нужно использовать для погрузки труд своих работников. Лучше нанять профессиональных грузчиков, которые знают толк в переносе и погрузке мебели и других вещей.
• Упаковку документации лучше поручить работникам. Они лучше ориентируются во всем этом и понимают, что с чем должно упаковываться. При использовании услуг компании по упаковке, существует немалая вероятность потери тех или иных документов, что связано с некомпетентностью упаковщиков.
• Для упаковки можно приобрести специальные коробки. Лучше не использовать их большие варианты, так как после полного заполнения, они становятся неподъемными.
• Растяжные ремни не дадут мебели скользить внутри транспортного средства во время поездки. Также они позволят избежать опрокидываний.
• Распаковку лучше начинать с мебели. Далее можно распаковать технику и документацию. И только потом личные вещи работников.

Письмо о переезде офиса

Зачастую в больших компаниях работает широкий штат сотрудников, многие из которых появляются в офисе довольно редко (например, работники на дому или курьеры). Таких работников нужно осведомить. Сделать это нужно заранее, так как не исключено, что их вещи могут потеряться в процессе.

Для осведомления можно использовать письмо о переезде офиса. В нем нужно указать точную дату и место расположения нового помещения.

Итоги

Переезд из одного офиса в другой — это довольно тяжелый процесс, так как занимает немало времени. Больше всего времени уходит на упаковку вещей. Именно поэтому очень важно заранее сообщить сотрудникам о предстоящем. Это даст возможность им подготовиться.

Можно осуществить либо своими силами, либо обратиться к специализированным компаниям. Первый вариант неплох в плане затрат, так как мувинговые компании, удовольствие не из самых дешевых. Упаковку вещей могут выполнить сами сотрудники, а для погрузки можно нанять отдельных грузчиков. Само собой для перевозки, транспорт также можно нанять или использовать рабочие грузовики (если они конечно есть).

Мувинговые компании являются неплохим вариантом. Они выполнят весь объем работ по перевозке за определенную плату. Само собой это значительно дороже, нежели самостоятельная перевозка, но более надежно. Прибегать к услугам мувинговой компании рекомендуется тогда, когда нужно осуществить перевозку большого количества мебели. Работники компании разбирают габаритную мебель для упрощения транспортировки.

Сам собой мувинговой компании лучше не поручать упаковку документации, так как велик шанс потерь или путаницы. Они могут возникнуть из-за низкой осведомленности упаковщиков о важности тех или иных документов.

Например, упаковку бухгалтерской документации лучше поручить бухгалтерам. Они в этом разбираются и могут с легкостью осуществить сортировку и упаковку.

При соблюдении всех приведенных в статье рекомендаций, процесс переезда пройдет очень легко и гладко.

Как переехать в новый склад с наименьшими потерями

Если бизнес набирает обороты, рано или поздно его владелец ощутит нехватку складских площадей.

Переезд на новый склад – это сложный процесс, особенно когда компания не хочет останавливать обслуживание клиентов и отгрузку товаров.

Если верить известной поговорке, переезд – это самое страшное, что может случиться со складом (за исключением пожара). Но если подойти к подготовке с умом, вполне возможно переехать быстро и без потерь.

Составляем план переезда

Самое главное – подготовить план, где будут детально расписаны этапы и лица, ответственные за все виды работ: упаковку имущества, демонтаж оборудования, приемку груза и т.д. Определение зоны ответственности каждого сотрудника поможет руководителю склада предотвратить возможный хаос и уложиться в отведенные на переезд сроки. Также необходимо составить подробную схему, включающую все коммуникации и места размещения каждого вида продукции на новом складе.

Обязательно нужно подготовить менеджеров по продажам и заранее предупредить о вашем переезде клиентов. Конечно, с точки зрения логиста правильно временно остановить отгрузку товаров, а затем спокойно переехать. Без спешки расставить товары по местам и устроить инвентаризацию. Это идеальная ситуация, но обычно бизнес на прекращение продаж не идет, чтобы не потерять деньги. Обеспечить качественное обслуживание клиентов, когда часть товаров осталась на старом складе, другая находится в пути, а третья — на новом складе, становится гораздо сложнее. Заказы приходится разбивать на несколько частей, следовательно, растет стоимость перевозки, увеличивается время выполнения.

Подобных проблем будет меньше, если компания проведет правильную категоризацию товаров и определит приоритетность их перевозки.

Товары с наименьшим спросом (категории С), которые занимают, как правило, больше всего места на складе, перевозят в первую очередь. Грузы с самым высоким оборотом – в последнюю.

Правильно определить категории в зависимости от их востребованности помогут инструменты вашей WMS.

Системы управления логистикой могут стать огромным подспорьем в организации переезда. Для начала нужно убедиться, что они на это способны. Так, WMS должна справиться с поддержкой работы обоих складов и обеспечить информационную поддержку работы компании на время переезда. Как правило, современные гибкие настраиваемые системы, например, решения на основе Microsoft Dynamics AX 2012, имеют такие возможности. Обратитесь к вашему провайдеру WMS и составьте регламент переезда вместе с ним. Попросите настроить систему, при необходимости прописать в ней новые временные функции для перемещения товаров.

Когда переезжал один из наших клиентов, дистрибьютор бытовой техники, подготовка началась за полтора месяца. Мы совместно составили план переезда и определили, какие изменения необходимо внести в функциональность WMS. Решили немного усложнить стандартную процедуру перемещения грузов внутри склада. Готовый к отправке товар на старом складе собирали в особые транзитные ячейки (заведенные специально для переезда), маркировали, проводили через терминал сбора данных, а затем грузили в машины. Информация передавалась на терминал нового склада, и к моменту прибытия транспорта работники были готовы принимать товар и размещать его на заранее отведенных местах. В результате переезд прошел быстро и слаженно.

Настроить систему класса WMS компания может и самостоятельно. Ещё один наш партнер, розничная сеть магазинов одежды, переезжал внутри складского комплекса, на расстояние двух км от старого склада. После консультации с нами они сами произвели необходимые настройки WMS и организованно перевезли все складские запасы.

Планируйте переезд в период сезонного спада активности

Чаще всего компании планируют переезд склада на периоды спада продаж, в частности, на январь, когда покупательская активность снижается почти до нуля. Но даже в этом случае стоит запастись терпением, поскольку даже небольшим компаниям организовать переезд за один день не удастся. Обычно процесс занимает от трех до семи дней в зависимости от величины склада и количества грузов. Наш опыт показывает, что даже большой склад от 8 тыс. кв. метров можно перевезти за неделю.

Адаптация процессов на новом месте

Сразу после переезда компания потратит некоторое время на адаптацию. Если переезд прошел гладко и по плану, а складские технологии остаются прежними, то персонал будет привыкать к новому складу всего два-три дня. Сложнее, если компания решает совместить переезд с повышением уровня технологической «начинки» склада. Так поступила сеть Savage. Бизнес шел в гору, обороты и число магазинов увеличивались. Предприятие «выросло» из старого склада и WMS – система не устраивала ритейлера ни по функциональности, ни по скорости работы.

Компания решила перебраться в новое помещение площадью в 2,5 раза больше прежнего, оснастить его современной WMS на базе Microsoft Dynamics AX и новыми складскими технологиями. Склад перешел на полочное узкопроходное хранение, зону комплектации дополнили четырёхъярусным мезонином с комплектаций, чуть позже был введен голосовой подбор. Изменились принципы подбора заказов, комплектации и контроля. В итоге, в состоянии освоения инноваций склад находился почти полгода после переезда. Однако, эта стратегия принесла свои плоды. За счёт применения современных технологий коэффициент полезного использования площади склада SAVAGE достигает 100%, скорость обработки заказов увеличилась почти вдвое, доля рекламаций не превышает трёх тысячных процента от отгруженного объёма товара. Недавно компания Savage перешла на новую версию системы Columbus WMS на основе Microsoft Dynamics AX 2012.

Владимир Пученков, директор практики Warehouse Management компании Columbus

План переезда офиса руководителя

Запланировать переезд офиса нужно заранее, желательно за 1-1,5 месяца. В случае необходимости его можно организовать срочно, за 1-2 недели – если до перевозок осталось меньше времени, слишком велик риск не успеть все подготовить правильно. Конечно, к моменту переезда все вопросы с подключением интернета, оформлением договора аренды или купли-продажи и других документов должны быть решены.

Запланировать переезд офиса нужно заранее, желательно за 1-1,5 месяца. В случае необходимости его можно организовать срочно, за 1-2 недели – если до перевозок осталось меньше времени, слишком велик риск не успеть все подготовить правильно. Конечно, к моменту переезда все вопросы с подключением интернета, оформлением договора аренды или купли-продажи и других документов должны быть решены.

Подготовительный этап

Организация переезда офиса начинается с изучения нового места работы. Важно:

• Заранее сообщить всем сотрудникам, где находится новый офис. Если есть возможность, организовать для них небольшую экскурсию. Это нужно сделать, чтобы люди разобрались, как проехать к новому месту работы, морально подготовились к переезду.
• Проинформировать партнеров и клиентов о смене офиса, опубликовать соответствующие объявления. Если из-за переезда придется менять прошлые договоренности – обсудить это заблаговременно.
• Составить план расположения рабочих мест, учитывая габариты мебели и оборудования, а также, не забывая о комфорте сотрудников.

Кроме того, на этом этапе нужно составить подробный план переезда офиса, выбрать мувинговую компанию и дату перевозки вещей, заказать транспортировку и упаковочные материалы. Следует уточнить у сотрудников, желают ли они упаковать личные вещи самостоятельно. Если да, нужно приобрести и доставить часть материалов заранее.

Особый вопрос – маркировка коробок. Желательно ввести общую систему, чтобы после переезда можно было быстро найти нужные предметы, включая факсы, кулеры, документы. Пример маркировки для личных вещей: фамилия, имя и отчество сотрудника, которому они принадлежат, этаж, кабинет и рабочее место работника в новом офисе.

Также нужно позаботиться о том, чтобы в новых помещениях было подключено освещение, работали коммуникации, были проведены все нужные кабели и удобно расположены розетки. Если новый офис нуждается в ремонте, его нужно организовать до переезда.

Составление графика

План переезда офисовдолжен быть не только глобальным, рассчитанным на несколько недель, но и почасовым, оформленным в виде подробного графика. В таком графике нужно обозначить все детали, указав сроки выполнения каждого этапа, время прибытия грузчиков и транспорта. В списке работ, которые нужно внести с план, могут быть: упаковка вещей, разборка мебели, подготовка офисной техники, погрузка, перевозка, выгрузка, распаковка, расстановка, уборка мусора и пр. При составлении графика стоит учитывать возможность возникновения форс-мажорных ситуаций. Хорошо, если в план будет заложено дополнительное время.

Один из важнейших вопросов, которые нужно решить на этом этапе – выбор времени перевозки. Нужно спланировать офисный переезд так, чтобы грузовой транспорт не застрял в пробке. В некоторых случаях лучший вариант – перевозить вещи вечером или ночью, однако нужно учитывать, что стоимость такой услуги может быть выше цены дневных перевозок. Оптимальное время доставки вещей по заданному маршруту можно уточнить у сотрудников мувинговой компании.

Координирование действий

Хорошее решение – назначить человека или команду людей, которые будут следить за выполнением работ по графику и решать возникающие проблемы. Именно координатор говорит, что делать, если в здании ломается лифт, следит, чтобы на парковке были свободные места для грузовых автомобилей, наблюдает за работой грузчиков. Кроме того, он организует инвентаризацию и следит, чтобы все вещи были доставлены в целости.

В день переезда координаторы руководят действиями сотрудников, собирающих личные вещи, грузчиков и водителей. Все участники переезда должны знать, к кому обращаться в спорных ситуациях.

Перевозку, распаковку вещей и обустройство помещений лучше проводить строго в порядке заранее установленной очереди. Например, можно сначала распаковать и установить оборудование для серверной, затем перейти к отделу бухгалтерии и пр. Сотрудников нужно предупредить об этом заранее. В этом случае не возникнет проблемных ситуаций, когда персонал отдела приходит в офис для распаковки своих грузов и выясняется, что их еще не доставили или что в помещениях работают другие люди.

Организация офисного переезда будет более эффективной, если ответственно подойти к вопросу формирования очереди. В большинстве случаев сначала перевозят и обустраивают серверную, затем архив и пр. Чем больше времени требует обустройство отделов, тем раньше нужно проводить их переезд.

Заключительный этап

Офис нужно полностью подготовить к работе: подключить интернет, технику, телефон, позаботиться о том, чтобы у каждого сотрудника был доступ ко всему, что требуется для работы. Если заранее позаботиться о том, как организовать переезд офиса, и подготовить помещения, проблем с этим этапом не возникнет.

Когда все вещи перевезли, пересчитали, убедились, что все в порядке, обустроили помещения, тогда наступает время уборки. Спешить с этим не стоит – иногда распаковка и расстановка техники и мебели, не говоря уже о документах, длится несколько дней. Если рассчитать сроки неправильно, начнутся накладки: уборщики станут торопить сотрудников, в суматохе часть вещей может потеряться и при этом позднее все равно уборку помещений придется делать повторно. Желательно также позаботиться о месте для временного хранения использованных упаковочных материалов, а также об их вывозе после окончания распаковки.

Уборка – последний этап. Когда она закончится, сотрудники компании смогут спокойно вернуться к своим рабочим обязанностям. Хорошо спланированный переезд офиса до 50 рабочих мест обычно проходит в течение 1-2 суток, более 50 мест – от 2 дней.