Как правильно организовать работу отдела кадров

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных;
• график отпусков;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

• должностные инструкции;
• Положение об оплате труда и премировании;
• инструкция по кадровому делопроизводству;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об аттестации;
• коллективный договор;
• Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
• Положение о командировках;
• личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы по личному составу;
• трудовая книжка (кроме совместителей);
• личная карточка;
• согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.

Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1. У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2. Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями.

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Решение 1

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

· При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

· СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

· СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

· КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

· СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

· СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

· СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

· КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

· На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

· После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

· Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

· СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

· КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

· Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

· СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

· КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

· СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

· После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

· СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

· КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

· Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

· КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

· На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

· После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

· Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

· На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

· КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

· СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

· КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

· По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

· Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

· КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

· СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

· Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

· Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О., причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

· СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

· СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

· КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

· СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

· Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Решение 2

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Решение 3

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.

Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1?

Какие нормативные акты должен знать кадровик

Какие локальные акты должны быть в организации

Поможет вам

Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы

Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера регулирования

Наименование нормативного акта

Общие вопросы трудового права

Основные правила и принципы отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)

Кадровое делопроизводство

Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558

Больничные листы

Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»

Персональные данные

Работа с персональными данными работников организации

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

Воинский учет

Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета

Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719

Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.

Взаимодействие с ПФР

Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников

Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Взаимодействие с ФМС России

Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами

Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»

Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»

Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г.

Проверки

Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов

Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Юридические лица и предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны организовать и вести кадровый учет в соответствии с действующими инструкциями. В крупных компаниях им занимается специально выделенный сотрудник или подразделение. На маленьких ООО и у ИП кадровыми вопросами обычно занимается бухгалтер или сам руководитель.

Рассмотрим подробнее основные требования к кадровому учету и документы, которые необходимо вести предприятию.

• Понятие кадрового учета
• Обязательные кадровые документы
• Новые требования к кадровому учету
• Пошаговая инструкция по кадровой работе на предприятии
• Ответственность за нарушение требований кадрового учета
• Как организовать качественный кадровый учет

Понятие кадрового учета

Под термином «кадровое делопроизводство» понимают организацию работы с документацией, которая касается наемных сотрудников. Этот учет строго регламентирован действующим законодательством и контролируется государственными органами.

Вести учет кадров на предприятии могут:

• Специально созданные подразделения (отделы кадров);
• Специально выделенные сотрудники (кадровики);
• Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
• Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

Обязательные кадровые документы

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.

6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.

9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Кадровое делопроизводство в 2020 — новые требования

В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.

К ним относятся:

• Документация по приему на работу сотрудника;
• Уведомления о начале официального отпуска;
• Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
• Приказы об оформлении командировок;
• Составление графика очередных отпусков.

Особенность состоит в том, что работодателю не нужно распечатывать документы и предоставлять их работнику для ознакомления. Этот процесс будет происходить исключительно в электронной форме, что повысить удобство и сократит затраты юридических лиц на обслуживание бизнес-процессов.

Инструкция по кадровой работе на предприятии

Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.

2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.

3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.

4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.

5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.

6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.

7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.

8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.

10. Оформите карточки на сотрудников. Карточки заводятся на всех работников, в том числе удаленных, сезонных, по совместительству. Не нужно оформлять этот документ на сотрудников, которые работают по гражданско-правовому соглашению.

11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.

12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.

Обратите внимание, что по мере роста компании сложность кадрового учета будет возрастать. Поэтому следует заранее побеспокоиться о правильной организации работы с документацией. Например, нумерацией документов, их регистрацией.

Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.

Ответственность за нарушение требований кадрового учета

Если компания нарушает требования трудового законодательства о ведении учета наемных работников на предприятии, виновное должностное лицо привлекается к административной ответственности согласно статье 5.27. Санкцией предусмотрены:

• штраф в сумме до 5 тыс. рублей на руководителя компании;
• штраф в сумме до 50 тыс. рублей на юридическое лицо.

Если нарушение допускается повторно, сумма штрафа увеличивается до 20 и 70 тыс. соответственно.

Кроме того, компания несет ответственность за неправомерное использование личных данных сотрудников, которые стали известны при приеме на работу. За это должностных лиц и компанию наказывают по статье 13.11. Санкция предусматривает наложение штрафа до 20 тыс. на директора и до 75 тыс. на юрлицо.

Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля

Довольно часто перед начинающим кадровиком стоит нелегкая задача – организовать кадровое делопроизводство. Для того чтобы облегчить этот процесс нужно воспользоваться приведенным ниже пошаговым руководством. Оно не только объяснит с чего лучше начать, но и поможет набраться опыта.

• Кадровое делопроизводство что это? ↓
• Поиск нужных законов и специальной литературы ↓
• Определить какие документы в организации есть, а каких нет ↓
• Определение лиц, ответственных за документы ↓
• Организация рабочего места кадровика ↓
• Необходимые программы ↓
• Штатное расписание ↓
• Соответствие штатного расписания и данных, описанных в трудовых договорах ↓
• Журналы по кадровому делопроизводству ↓
• Иные документы ↓
• График отпусков ↓
• Документы для перевода ↓

Кадровое делопроизводство что это?

Кадровое делопроизводство – это важнейшая часть документооборота в любой фирме. Его назначение заключается в ведении четкого учета деятельности действующих отраслей компании.
Кадровое делопроизводство нужно для того, чтобы:

• регулировать рабочие процессы, происходящие внутри организации;
• находить неиспользованные или «замороженные» резервы;
• своевременно отслеживать и устранять проблемы на участке кадровой деятельности;
• уметь грамотно доносить до ревизионных органов течение экономических и внутрисистемных процессов.

Поиск нужных законов и специальной литературы

Основные законопроекты и акты по кадровому делопроизводству:

• трудовой кодекс РФ;
• нормативные акты по трудовому праву;
• законопроекты, касающиеся персональных данных и коммерческой тайны;
• правила ведения трудовых книжек.

Справочную литературу по данной тематике можно найти, воспользовавшись электронной библиотекой «Пакет Кадровика». Здесь не только собраны образцы всех необходимых документов и бланков, но и приведены примеры их заполнения. Авторы этого пошагового руководства в доступной форме описали процессы всех кадровых операций и представили дополнительный материал в виде тематических книг и консультационных справок.

Определить какие документы в организации есть, а каких нет

Чтобы составить перечень документов, имеющихся или отсутствующих на участке кадровой деятельности, достаточно воспользоваться данным списком:

• трудовые договоры;
• ведомости, касающиеся выплаты сотрудникам заработной платы или каких-либо компенсаций;
• правила трудового распорядка внутри организации;
• трудовые книжки и журнал их учета;
• документы, касающиеся защиты и обработки персональных данных сотрудников;
• табель учета рабочего времени;
• утвержденная форма расчетных документов;
• штатное расписание;
• приказы о приеме сотрудников или их увольнении.

Определение лиц, ответственных за документы

Приступая к кадровой работе, первым делом, нужно выяснить оформлен ли руководитель предприятия соответствующим образом. Если приказа о его назначении не имеется, то необходимо оформить его на руководящую должность. Пошаговую инструкцию подобного оформления можно найти в «Пакете Кадровика». Там представлены образцы необходимых документов и консультационный материал на тему «Оформление трудовых отношений с наемным директором».

Организация рабочего места кадровика

Для повышения трудовой эффективности, сотрудник кадрового отдела должен уметь правильно организовывать свое рабочее место. Для этого в первую очередь необходимо позаботиться о том, чтобы рабочая зона была максимально удобной. Важно иметь удобное кресло, которое не позволит позвоночнику устать и будет поддерживать осанку. Расстояние до монитора не должно быть меньше 50 см, иначе глаза будут сильно переутомляться. Немалую роль играет и освещение, оно должно быть комфортным, в противном случае, у сотрудника может ухудшиться самочувствие, возникнуть головная боль или чрезмерная утомляемость.

Кадровик должен содержать всю документацию в правильном хронологическом или алфавитном порядке. Дополнительная документация в виде бланков или заявлений, всегда должна находиться под рукой.

Необходимые программы

Для удобства ведения документации, руководство фирмы должно озаботиться приобретением специальной программы учета. Подобных программ достаточно много и все они удобны, однако, наиболее популярным функционалом признан «1С: зарплата и кадры».

Штатное расписание

Если в организации еще не было четко составленного штатного расписания, то следует приступить к его разработке. В первую очередь необходимо согласовать с директором содержание Правил внутреннего трудового распорядка и других нормативных актов. Готовый вариант документации должен учитывать все замечания руководства компании, а также соответствовать законам трудового кодекса.
Штатное расписание основано на унифицированной форме. При возникновении трудностей с составлением документов, можно ознакомиться с пошаговым руководством, представленным в «Пакете Кадровика».

Соответствие штатного расписания и данных, описанных в трудовых договорах

Содержание готовой штатной документации нужно сверить с информацией, указанной в трудовых договорах работников фирмы. Расхождение данных говорят о нарушении Трудового кодекса РФ, что в итоге может привести к наложению штрафных санкций. Также следует проверить соответствие всех подписей работников и подлинность дат, указанных в договорах.
Если договора с персоналом оформлены в должном порядке, но впоследствии были внесены изменения (повышение оклада, перевод работника и т.д.), то нужно подготовить дополнительные соглашения по каждому отдельному случаю.

Журналы по кадровому делопроизводству

Несмотря на то что во всех современных компаниях документооборот ведется электронно, журналы по кадровому делопроизводству являются важными составляющими кадровой работы. Формы журналов унифицированы, и приобрести их можно в специализированных магазинах.

К числу обязательных журналов относятся:

• книга учета трудовых книжек;
• журнал регистрации отпусков;
• книга регистрации приказов на отпуск;
• журнал регистрации трудовых договоров сотрудников и дополнительных соглашений;
• книга регистрации приказов по личному составу.

Иные документы

С особой тщательностью нужно подойти к созданию документации, отражающей процессы трудовой деятельности компании. К ним относятся:

• внесение изменений и дополнений к трудовым договорам и должностным инструкциям;
• отпуска;
• переводы.

Данные судебных разбирательств в подобных вопросах доказывают, что суд чаще всего принимает сторону сотрудника, а не руководства фирмы.

График отпусков

Не позднее двух недель до наступления новогодних праздников, на предприятии должен быть составлен и утвержден график отпусков. Если фирма небольшая, то кадровик сам может опросить сотрудников и согласовать с ними график исходя из их пожеланий. В крупной организации этот процесс несколько усложняется. Нужно следить за тем, чтобы одновременный уход в отпуск нескольких сотрудников одного отдела не сказался на его функционировании.

Если во время составления графика, между сотрудниками возникают конфликтные ситуации, связанные со временем проведения отпусков, то следует довести информацию до начальства и составить график исходя из решения руководства.

Не позднее чем за 14 дней до наступления отпуска, нужно оповестить работника о его начале и издать приказ. Начало отпуска может быть перенесено работником по согласованию с начальством. Если на время наступления отпускных дней сотрудник заболел и оформил больничный лист, то необходимо перенести время отдыха на удобный для него период.

Документы для перевода

Если руководство приняло решение о переводе сотрудника в другой отдел, или он сам изъявил такое желание, то следует подготовить соответствующие документы о переводе. Их образцы и пример заполнения можно найти в «Пакете Кадровика». После того как документы будут готовы, их нужно предоставить на утверждение директору, после чего перевод работника будет осуществлен.