Номенклатура дел юридического отдела образец 2017

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации (М.М. Сичкарева, журнал «Право и экономика», N 10 октябрь 2015 г.)

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

главный специалист в Аппарате правительства Пермского края

Журнал «Право и экономика», N 10, октябрь 2015 г.

Для крупной организации с полноценным юридическим отделом не сложно составить номенклатуру дел. Однако нередко встречается, что в организации нет юридического отдела, а обязанности юриста выполняет одно лицо, часто совмещая и с другими обязанностями, например, с ведением кадрового учета или секретарскими делами. Тем не менее, номенклатуру дел для юридических документов стоит все же сделать отдельную с целью их систематизации.

Целью создания номенклатуры дел является, в первую очередь, систематизация дел, заводимых в организации для всех видов документов. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов, что необходимо для их регистрации и присвоения уникальных/индивидуальных номеров, что обеспечивает их систематизацию в делах. В процессе определения сроков хранения дел осуществляется первоначальная экспертиза ценности документов, именно номенклатура дел служит основой для научно-технической обработки дел и составления описей и последующего их архивного хранения*(1).

Чем предстоит руководствоваться при составлении номенклатуры дел:

Основным нормативным документом при составлении номенклатуры дел является приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (регистрационный N 38830).2.

1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения». В ГОСТе дано определение номенклатуры дел.

2. Инструкция по делопроизводству организации (локальный акт), если таковой имеется.

3. Положение о структурном подразделении.

4. Устав или Положение об организации.

5. Для проставления срока хранения документов в номенклатуре необходимо пользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: раздел 1.2. Организационные основы управления и раздел 1.4. Правовое обеспечение деятельности.

Предлагаем пример универсальной номенклатуры, которую можно использовать как «скелет» для составления индивидуальной номенклатуры дел юридического отдела.

Условно, можно выделить четыре крупные части документов для номенклатуры дел юридического отдела:

1. Организационные документы: положение об отделе; должностные регламенты сотрудников отдела; номенклатура дел отдела; опись дел отдела; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; годовой отчет о работе отдела; поручения начальника отдела.

2. Профильные документы, сопровождающие основную деятельность отдела: договоры, претензии, протоколы, судебные документы, доверенности, переписка отдела. При необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом, например:

— возмездного оказания услуг, ст. 443

— доверительного управления имущества, ст. 123

— коммунального обслуживания организаций, ст. 817

— купли-продажи земельных участков, зданий, помещений, ст. 797, 940.

3. Учредительные документы организации: устав, регистрационные документы, документы о лицензировании.

4. Если организация — акционерное общество, в номенклатуру дел включаются те документы, которые юридический отдел уполномочен вести относительно акционеров, ценных бумаг и операций с ними.

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

Срок хранения по Перечню *

Положение о юридическом отделе

Должностные регламенты сотрудников отдела.

После замены новыми

Подлинники хранятся: Положение в ________;

Должностные регламенты в ____

Номенклатура дел отдела

До замены новой ст. 200 б

Подлинник хранится в Управлении документационного обеспечения

Опись дел отдела:

Постоянного срока хранения;

Временного срока хранения

(1) после утверждения сводного годового раздела описи на ЭК

(4) после уничтожения дел

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

(1) после составления сводного акта об уничтожении дел организации

Годовой отчет о работе отдела

(1) при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — постоянно.

Поручения начальника отдела

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

(1) после прекращения деятельности.

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридического лица, уведомления на открытие филиалов, представительств

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

Документы (доклады, акты, заключения, положения о правопреемственности) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

Договор о создании (учреждении) организации, изменения и дополнения к нему

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

* если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений), предоставляемых в судебные инстанции

(1) После вынесения решения

* возможно формирование дела по конкретному судебному спору

Переписка по оперативным правовым вопросам

* если в организации принято вести внешнюю переписку только на общем бланке организации и за подписью руководителя, то дело в номенклатуру можно не включать

Переписка с клиентами организации по вопросам претензий

Переписка с судебными инстанциями

Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, соглашений, договоров

* при необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом

1. Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь — 2015. — N 1.

2. Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации.

3. Sichkareva M.M. Project of nomenclature of affairs of the legal department (service) organization.

*(1) Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь — 2015. — N 1.

*(2) Номер статьи указан по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 (Приказ Минкульта N 558 от 25.08.2010).

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

Sichkareva M.M. Project of nomenclature of affairs of a legal department (service) of an organization

В статье рассмотрен пример составления номенклатуры дел для юридического отдела, рассмотрены профильные документы для юридического отдела, которые характерны для большинства коммерческих организаций.

The article describes an example of the range of cases for the preparation of the legal department, considers specialized documents for the legal department which are characteristic of most commercial organizations.

Ключевые слова: номенклатура дел; юридические документы.

Keywords: nomenclature of affairs; legal documents

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

• индекс или номер дела,
• заголовок или название,
• количество содержащихся в нем частей или томов,
• срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
• отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Номенклатура дел структурного подразделения организации

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 35,5 кб

Номенклатура дел структурного подразделения по сути является реестром дел любого типа, от кадровых до бухгалтерских, которые входят в общее понятие делопроизводства подразделения предприятия или организации. Составляется номенклатура в соответствии с правилами систематизации внутренних документов предприятия, установленными различными нормативными и подзаконными актами.

Необходимость в составлении

Любое предприятие (организация) в процессе своего функционирования «обрастает» в конечном итоге, массой документации.

В соответствии с правилами делопроизводства, документы могут дифференцироваться по сроку их хранения, а сроки хранения, в свою очередь, дифференцируются по признаку важности документа.

Правильно и систематически составляемая номенклатура дел позволяет учитывать и систематизировать документы по мере их поступления (издания), обеспечивая соблюдение сроков их хранения.

Правовое регулирование

Основными подзаконными актами, регламентирующими ведение номенклатуры, являются:

• утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
• Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года о порядке учета архивных документов в государственных и муниципальных органах.

Так, Свод правил Росархива не только утверждает унифицированную форму номенклатуры, но и стипулирует их электронные форматы.

Сроки хранения документов в архивах предприятий и организаций устанавливаются приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года. Так, в соответствии с этим приказом, устанавливается реестр наиболее типичных документов любого юридического лица, и, в соответствии с их отличительными характеристиками, определяется срок их хранения.

Порядок работы

При составлении номенклатуры следует исходить из двух основополагающих принципов — значимости документа и хронологии. Речь, в данном случае, идет не только об оценке характеристик документа, но и о порядке их размещения в реестре.

Так, расположение по значимости в номенклатуре идет в порядке убывания от более значимых к менее значимым. Например, документы, так или иначе связанные с правоустанавливающими фактами, должны располагаться выше, чем, скажем, документы о замене электропроводки в кабинете.

Соблюдение принципа хронологии будет заключаться в расположении документов по мере их убывания, то есть от нового к старому.

Алгоритм работы с номенклатурой можно представить в следующем виде:

• Номенклатура составляется в текущем году на следующий год. Обязанность по составлению макулатуры может как делегироваться определенному работнику, так и находится в обязанности руководителя структурного подразделения;
• архивариус предприятия или заведующий канцелярией проверяет составленную номенклатуру на предмет верности указанных сроков;
• номенклатура подписывается руководителем подразделения и интегрируется в общую номенклатуру предприятия или организации.

Структура

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

1. »шапка», содержащая в себе наименование организации, место составления документа, название самого документа;
2. собственно номенклатура дел;
3. отметки о согласовании с руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании ЭК (ЭПК) учреждения с указанием даты и номера протокола заседания комиссии;
4. итоговую запись номенклатуры;
5. подписи руководителя, архивариуса или заведующего канцелярией.

Индексирование дел

Под индексом понимается номер дела. По правилам делопроизводства, номер должен давать сведения не только о количественном учете документа, но и представлять его идентификационные характеристики.

В судопроизводстве, например, номер предоставляет сведения об отнесении дела к определенной отрасли права, о дате поступления и дате рассмотрения дела. Например:

• уголовные — 1 (цифровое обозначение уголовных дел) — 890 (годовой порядковый номер регистрации) / 2019 (год вынесения приговора);
• гражданские — 2 (цифровое обозначение гражданских дел) — 2211 (годовой порядковый номер) / 2020 (год вынесения решения).

В делопроизводстве предприятий индексирование происходит примерно по той же схеме. В индекс включаются:

• цифровое обозначение подразделения;
• номер самого дела по порядку его регистрации.

Номера подразделений являются постоянными и могут быть изменены лишь в случае организационных модификаций. Например, если экономический отдел входит в состав экономического управления, имеющего свой индекс «04», индекс «Положения об экономическом отделе» будет выглядеть как «04.3-1»

С целью недопущения — нарушений внутренней структуры номенклатуры в случае появления новых документов, рекомендуется резервировать порядковые номера. В противном случае будут появляться так называемые «дубли», которым придется присваивать дополнительные буквенные обозначения, например, « 02.01 — 64А».

Заголовки

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке.

Порядок расположения заголовков будет соответствовать приведенной ниже схеме:

1. номенклатура дел;
2. уставная часть, характеризующая структурное подразделение;
3. должностные инструкции;
4. документы регламентирующего, дисциплинарного или директивного содержания, поступившие от вышестоящих органов;
5. внутренняя регламентация;
6. отчетные документы в порядке убывания — год, полугодие, квартал, месяц, декада;
7. письма от/к контрагентам и сторонним организациям;
8. внутренняя корреспонденция;
9. регистрационные журналы, почтовые реестры и прочее.

Заголовок должен быть предельно ясным. Например, дело «корреспонденция по сторонним организациям» должно быть подразделено, например, на «Письма в налоговую инспекцию» и «Переписка по договорам поставки».

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Ограничение по объему

Как правило, в одном томе не должно содержаться более 250 листов, если лимит на количество листов превышен — заводится второй том. При этом в заголовке следует указать номер тома и включенные в каждый том объемы информации по месяцам, например «с 01.01.2018 по 01.06.2018 г.».

Отметки по срокам

Существуют следующие вариации отметок о сроках хранения:

1. постоянное хранение;
2. длительное хранение (например, 75 лет, 10 лет);
3. временное хранение (до 10 лет);
4. по мере необходимости;
5. до замены новыми;
6. ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки (примечания)

В этом разделе проставляются:

• отметки об убытии дел;
• отметки о повреждениях;
• отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Хранение

Номенклатура относится к документам постоянного хранения. Как правило, она вводится в действие на год приказом руководителя организации и начинает действовать по приказу с 1 января следующего года.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

• Когда составляется номенклатура дел на 2021 год
• Кто занимается составлением номенклатуры дел
• Порядок утверждения номенклатуры
• Как оформлять заголовки дел
• Где взять образец номенклатуры дел
• Итоги

Когда составляется номенклатура дел на 2021 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Номенклатура дел в юридическом отделе образец

Образец номенклатуры дел организации

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.

Открытое акционерное УТВЕРЖДАЮ общество «Белая ромашка» Директор (ОАО «Белая ромашка») __________ И.О.

Номенклатура дел юридической службы предприятия

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Внимание Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации.

advant24.ru

После заменыновыми 8-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год.

Копии 3 г.ст.126 8-7 Правила внутреннего трудового распорядка 1 г.п.74 После заменыновыми 8-8 Протоколы заседанийквалификационной комиссиии документы к ним 15 л. ЭПКп.278 Документы (протоколы счетныхкомиссий, бюллетени и др.) -5 л., п.279 8-9 План работы отдела на 2008 год 3 г.ст.22.1 8-10 Отчет о работе отдела за 2008 год 5 л.ст.22.1 8-11 Статистические отчеты по кадрам Пост.ст.23.1 8-12 Список работниковпредприятия Пост.п.215 8-13 Список работников,состоящих в резерве руководящих кадров Пост.п.213 8-14 Трудовые договоры,контракты с работниками предприятия 3 г.п.219 После истечениясрока действия договора,контракта 8-15 Личные учетные карточкиработников 75 л.п.217 8-16 Личные дела работников 75 л.п.216 8-17 Книга учета личных дел 75 л.ст.507 8-18 Трудовые книжки работников До востребованияп.226 Невостребо-ванные — 50 л.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

02 Апреля 2021 в 08:22 Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения.

Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.

А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Номенклатура документов в юридическом отделе

/ / 16.04.2018 134 Views 16.04.2018 16.04.2018 16.04.2018 ТП После вынесения решения 01-10 Документы о реагировании прокуратуры и органов контроля на нарушения законодательства РФ и Алтайского края (протесты, представления, ответы) и принятые по ним меры 5 лет ЭПКст. 58 ТП 01-11 Документы комиссии по регистрации и ликвидации предприятий (положения, планы, отчеты, протоколы заседаний, информации, справки, анализы, обзоры) постоянност. 15, 37, 38 ТП При наличии в организации подлинников, копии документов- до минования надобности 01-12 Документы административной комиссии (положения, го постоянност.

5б ТП довые планы, отчеты, протоколы заседаний, анализы, обобщения) 01-13 Протоколы об административных право-нарушениях, постановления, вынесенные административной комиссией, заявления граждан, объяснительные записки, справки, информации, квитанции 5 лет ЭПКст.

Типовая номенклатура дел

25 Июля 2017 в 16:16 Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании.

Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.

Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника. Методические документы не являются

Номенклатура дел юридического отдела образец 2017

Индивидуальная номенклатура Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

1. перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.
2. перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;

Новые статьи Сводная номенклатура Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота. Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях.

Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

1. Номенклатуры дел отделов
2. Бухгалтерия
3. Как правильно составить?
4. Для чего нужна организации номенклатура дел?
5. Отдел кадров
6. Порядок составления и утверждения
7. Ее виды
8. Юридический

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Номенклатура Дел Юридической Службы Предприятия

1. Трудовой договор
2. Главная
3. После заменыновыми 8-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год.

Копии 3 г. т. 126 8-7 Правила внутреннего трудового распорядка 1 г.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Образец номенклатуры дел организации на 2020 год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания.

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
3. Третий используется в архиве компании.
4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Актуальные образцы

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.